আপনার বাড়িওয়ালার কাছে একটি উপযুক্ত চিঠি লেখা অন্যান্য ধরণের ব্যবসায়িক চিঠি লেখার থেকে খুব বেশি আলাদা নয়। আপনার চিঠিগুলি একটি নাগরিক এবং নম্র উপায়ে, আপনার উদ্বেগ এবং আপনার প্রত্যাশিত সমাধানের জন্য যোগাযোগ করা উচিত। একটি সুলিখিত চিঠি আপনার বাড়িওয়ালার সাথে আপনার যে কোনো সমস্যার সমাধান করতে পারে এবং এমনকি আপনার সম্পর্কের উন্নতি করতে পারে।
কাউকে গুরুত্বপূর্ণ চিঠি লেখার জন্য আগাম প্রস্তুতির প্রয়োজন। এটি বিশেষভাবে সত্য যদি আপনার বাড়িওয়ালার সাথে আপনার বৈরী সম্পর্ক থাকে বা আপনি একটি গুরুতর, অমীমাংসিত সমস্যা সম্পর্কে অভিযোগ করেন। রেগে গেলে কখনো লিখবেন না। লেখার আগে শান্ত না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। আপনি যদি আপনার ইজারা বা রাজ্যের বাড়িওয়ালা-ভাড়াটে আইনে আচ্ছাদিত একটি সমস্যা সম্পর্কে লিখছেন, লেখার আগে উভয় পর্যালোচনা করুন। আপনি যদি আপনার অনুরোধের ন্যায্যতা প্রমাণ করতে আইনি বিধি বা লিজ ক্লজগুলি উদ্ধৃত করতে পারেন তবে আপনার চিঠিটি আরও প্ররোচিত হবে৷
আপনার চিঠিতে আপনার নাম এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করে নিশ্চিত করুন যে আপনার বাড়িওয়ালা জানেন যে তিনি কার কাছ থেকে শুনছেন। আপনি যদি এমন একটি বিল্ডিং বা কমপ্লেক্সে থাকেন যার একটি নাম আছে, তাহলে সেটিও ব্যবহার করুন। আপনি যদি আপনার বাড়িওয়ালার কাছ থেকে দ্রুত প্রতিক্রিয়া চান, আপনার ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন এবং আপনার বাড়িওয়ালাকে জানান যে কখন আপনাকে কল করার সেরা সময়।
চিঠির উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করুন এবং কি ব্যবস্থা, যদি থাকে, আপনি চান আপনার বাড়িওয়ালা নিতে। আপনি যদি মেরামতের জন্য অনুরোধ করেন, তাহলে এটি আপনার চিঠিতে জানান এবং আপনার বাড়িওয়ালাকে জানান যে কখন একটি রক্ষণাবেক্ষণ পরিদর্শন নির্ধারণ করার জন্য উপযুক্ত সময় হবে। আপনি যদি বাড়িওয়ালাকে জানান যে আপনি আপনার ইজারা পুনর্নবীকরণ করবেন না, তবে প্রথম কয়েকটি বাক্যে এটি ব্যাখ্যা করুন, তারপর আপনার বাড়িওয়ালাকে আপনার স্থানান্তরের তারিখ এবং আপনার নতুন ঠিকানা জানান যাতে তিনি জানতে পারেন আপনার আমানত কোথায় পাঠাতে হবে।
বাড়িওয়ালা যে মেরামতের জন্য বারবার অনুরোধ উপেক্ষা করে বা কোলাহলপূর্ণ প্রতিবেশীদের সাথে মোকাবিলা করতে অস্বীকার করে তার সাথে হতাশ হওয়া সহজ। তবুও, নম্র এবং যুক্তিসঙ্গত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। আপনার বাড়িওয়ালা আপনার চিঠি উপেক্ষা করা বা এমনকি আপনার ইজারা পুনর্নবীকরণ না করার জন্য অভদ্রতা বা কটাক্ষকে ন্যায্যতা হিসাবে বিবেচনা করতে পারে। আপনার উদ্বেগগুলি সমাধান করার এবং সমাধানের অনুরোধ করার সময় একটি "শুধু তথ্য" পদ্ধতি নিন৷
বানান এবং বিরাম চিহ্নের ত্রুটি আপনার চিঠির বিশ্বাসযোগ্যতাকে ক্ষতিগ্রস্ত করে। আপনার চিঠি পর্যালোচনা করুন এবং এটি ভালভাবে প্রবাহিত হয় তা নিশ্চিত করতে এটি জোরে জোরে পড়ুন। বন্ধু বা পরিবারের সদস্যদের চিঠিটি পড়তে বলুন। তিনি আপনার মিস করা ত্রুটিগুলি সনাক্ত করতে পারেন এবং আপনার চিঠির স্বচ্ছতা এবং স্বর সম্পর্কে আপনাকে প্রতিক্রিয়া দিতে পারেন৷
প্রত্যয়িত মেইল আপনাকে মেইলিং এর প্রমাণ এবং ডেলিভারি বা ডেলিভারির প্রচেষ্টার প্রমাণ প্রদান করে। পরিস্থিতি আরও বেড়ে গেলে আপনার যোগাযোগের প্রমাণ থাকা সহায়ক হতে পারে। কিছু জায়গায়, আপনার বাড়িওয়ালার কাছে নির্দিষ্ট ধরনের চিঠি পাঠানোর সময় আপনাকে অবশ্যই প্রত্যয়িত মেইল ব্যবহার করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, মেরিল্যান্ডে, একজন ভাড়াটে তার বাড়িওয়ালার স্থানান্তরের পরিদর্শনে উপস্থিত থাকার অধিকার রাখে যদি সে তার বাড়িওয়ালাকে তার নতুন ঠিকানা প্রত্যয়িত মেইলের মাধ্যমে সূচিত করে চলে যাওয়ার 15 দিন আগে৷