যখন আপনার বীমা প্রদানকারীর সাথে কোনো প্রশ্ন, বিরোধ বা মতানৈক্য থাকে, তখন আপনাকে তাদের একটি চিঠি লিখতে হবে। যদিও অনেক কোম্পানির টেলিফোন অপারেটর, ই-মেইল সার্ভার এবং এমনকি স্মার্টফোন অ্যাপ রয়েছে যা বীমাকারী এবং পলিসি হোল্ডারদের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া ট্র্যাক এবং নথিভুক্ত করার জন্য, একটি লিখিত চিঠি যোগাযোগের প্রকৃত প্রমাণ প্রদান করে। এই চিঠিগুলি আইনি ক্ষেত্রে অত্যন্ত উপযোগী হতে পারে এবং উভয় পক্ষের মধ্যে প্রতিক্রিয়ার ফ্রিকোয়েন্সি এবং টোন প্রদর্শন করতে পারে।
আপনার পলিসিতে দেওয়া কভারেজের নির্দিষ্ট দিকগুলি সম্পর্কে আপনাকে জিজ্ঞাসা করতে হতে পারে। সেক্ষেত্রে, আপনার প্রশ্ন সহ বীমাকারীকে একটি তদন্ত চিঠি পাঠান। চিঠিটি একটি আদর্শ ব্যবসায়িক চিঠির বিন্যাস অনুসরণ করা উচিত এবং একটি ব্যক্তিগত অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনি সাধারণত কোম্পানির ওয়েবসাইটে ঠিকানার নাম এবং অবস্থান খুঁজে পেতে পারেন। উদাহরণ স্বরূপ, যদি সম্বোধনকারীর নাম হয় "Emmett Brown," তাহলে আপনি "To Whom It May Concern" এর পরিবর্তে "Dear Mr. Brown:" ব্যবহার করতে হবে।
যখন আপনি আপনার পলিসিতে একটি দাবি দায়ের করতে চান, তখন আপনাকে বীমাকারীর কাছে একটি দাবির অনুরোধ পত্র লিখতে হবে। চিঠিটি আপনার দাবির পরিস্থিতি এবং আপনি নীতিতে বর্ণিত শর্তাবলী কীভাবে মেনে চলেন তা ব্যাখ্যা করবে। অনুরোধ পত্রে ঘটনা সম্পর্কে যতটা সম্ভব বিস্তারিত থাকতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, একটি স্বাস্থ্য বীমা দাবি দায়ের করার সময়, কখন এবং কীভাবে আঘাত বা অসুস্থতা ঘটেছে, সেইসাথে চিকিত্সা প্রাপ্তির উল্লেখ করুন৷
যদি বীমাকারী সময়মত সাড়া না দেয়, আপনি একটি চাহিদা পত্র লিখতে পারেন। একটি দাবি পত্রে সেই ঘটনার বিবরণ পুনরুল্লেখ করা উচিত যা দাবিকে প্ররোচিত করেছিল। ঘটনার পর থেকে আপনি যে খরচ করেছেন তার তালিকাও চাহিদাপত্রে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এই খরচগুলির মধ্যে থাকতে পারে হাসপাতালে থাকা, চিকিৎসকের অফিসে যাওয়া, প্রেসক্রিপশনের ওষুধ, হারানো মজুরি এবং অন্যান্য অসুবিধা বা বিব্রত। চাহিদা পত্রটিতে মোট পরিমাণও থাকা উচিত যা আপনি বিশ্বাস করেন যে আপনার গ্রহণ করা উচিত, সেইসাথে কোম্পানির প্রতিক্রিয়ার জন্য একটি সময়সীমা।
যদি বীমাকারী আপনার দাবি প্রত্যাখ্যান করে, আপনি একটি আপিল চিঠি লিখতে পারেন। একটি আপিল পত্র বীমাকারীকে তাদের দাবি অস্বীকার করার বিষয়ে পুনর্বিবেচনা করতে এবং আপনার কেস পর্যালোচনা করার জন্য অনুরোধ করে। আপীল পত্রে দাবি সম্পর্কে বিশদ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, সেইসাথে বীমাকারী দাবি অস্বীকার করার জন্য উদ্ধৃত কারণগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। উদাহরণ স্বরূপ, যদি বীমাকারী দাবি প্রত্যাখ্যান করে এই কারণে যে পদ্ধতিটি চিকিৎসাগতভাবে প্রয়োজনীয় ছিল না, আপীল চিঠিতে চিকিৎসা বিশেষজ্ঞদের কাছ থেকে ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যে এটি আপনার অব্যাহত স্বাস্থ্যের জন্য গুরুত্বপূর্ণ ছিল।