প্রিপেইড খরচ হল খরচের জন্য উন্নত নগদ অর্থপ্রদানের ফলাফল যা একটি কোম্পানি ভবিষ্যতে একাধিক অ্যাকাউন্টিং সময়কালে বহন করবে। সময়ের সাথে প্রিপেইড খরচের অংশ প্রতিফলিত করার জন্য কোম্পানিগুলি পর্যায়ক্রমে প্রিপেইড খরচ সামঞ্জস্য করে। প্রিপেইড খরচ সামঞ্জস্য করা না হলে, সেগুলিকে অতিরঞ্জিত করা হবে এবং প্রকৃতপক্ষে খরচগুলিকে ছোট করা হবে। প্রিপেইড খরচ এবং ব্যয়িত খরচের একটি ভুল বর্ণনা ব্যালেন্স শীট এবং আয় বিবরণী উভয়ের উপর প্রভাব ফেলবে।
প্রিপেইড খরচ সময়ের সাথে সাথে বা খরচের মাধ্যমে খরচ হয়ে যায়। প্রিপেইড খরচের উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে বার্ষিক বীমা অর্থপ্রদান এবং সময়ের সাথে মেয়াদ শেষ হওয়া প্রিপেইড ভাড়া, অথবা অফিস সরবরাহ যা একাধিক অ্যাকাউন্টিং সময়ের জন্য স্থায়ী হয় এবং ব্যবহারের মাধ্যমে মেয়াদ শেষ হয়। যখন কোম্পানিগুলি প্রিপেইড খরচ ক্রয় করে, তখন তারা প্রিপেইড খরচ এবং ক্রেডিট ক্যাশ ডেবিট করে। প্রিপেইড খরচের মূল পরিমাণ কমে যায় কারণ প্রিপেইড খরচের কিছু অংশ ভবিষ্যতে খরচ করার সময় প্রকৃত খরচে চার্জ করা হয়।
একটি প্রিপেইড ব্যয় একটি ব্যয়ের আইটেম নয় যেমন শব্দটি বোঝায়, বরং ব্যালেন্স শীটে রিপোর্ট করা একটি সম্পদ। ভবিষ্যত খরচের জন্য প্রিপেইড রেকর্ড করার জন্য প্রিপেইড খরচের ডেবিট করা একটি সম্পদ হিসাবে প্রিপেইড খরচের অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স বাড়ায়। সময়ের সাথে সাথে, যখন কোম্পানিগুলি ভবিষ্যত খরচ মেটানোর জন্য প্রিপেইড খরচের সম্পদের আশ্রয় নেয়, তখন প্রিপেইড খরচের অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স সেই অনুযায়ী কমে যায়। যাইহোক, কোনো সমন্বয় না করেই, অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স মূলভাবে রেকর্ড করা হিসাবেই থাকে, যা প্রিপেইড খরচের মূল্যকে সম্পদ হিসাবে বাড়ায়।
প্রিপেইড খরচের বাইরে ভবিষ্যতের অ্যাকাউন্টিং সময়কালের ব্যয়গুলি আয় বিবরণীতে ব্যয় আইটেম হিসাবে রিপোর্ট করা হয়। যেহেতু কোম্পানিগুলি ভবিষ্যতে যে খরচগুলি বহন করবে তার জন্য প্রিপেইড করেছে, তাই ভবিষ্যতের অ্যাকাউন্টিং সময়ের মধ্যে খরচের খরচের সাথে যুক্ত কোনো লেনদেন হবে না। একটি সহিত ব্যবসায়িক লেনদেন ব্যতীত, কোম্পানিগুলি কখনও কখনও একটি খরচ করার পরে রেকর্ড করতে এবং রিপোর্ট করতে ভুলে যেতে পারে। এই ধরনের ব্যয় সমন্বয় বাদ দেওয়া আয় বিবরণীতে ব্যয়ের পরিমাণকে ছোট করে।
কোম্পানিগুলি প্রিপেইড খরচ সামঞ্জস্য করতে এবং খরচ করা খরচ রেকর্ড করতে অ্যাকাউন্টিং সময়ের শেষে অ্যাডজাস্টিং এন্ট্রি ব্যবহার করে। অ্যাডজাস্টিং এন্ট্রিগুলি হল ব্যালেন্স শীটে প্রিপেইড খরচের অ্যাকাউন্টে একটি ক্রেডিট এন্ট্রি এবং আয় বিবরণীতে ব্যয় অ্যাকাউন্টে একটি ডেবিট এন্ট্রি। ক্রেডিট সামঞ্জস্য প্রিপেইড খরচের অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স হ্রাস করে এবং ডেবিট সমন্বয় ব্যয় হওয়া খরচ বাড়ায়। সামঞ্জস্যের সাথে, ব্যালেন্স শীটে একটি সম্পদ হিসাবে প্রিপেইড ব্যয় এবং আয়ের বিবরণীতে যে ব্যয় করা হয়েছে এবং রিপোর্ট করা হয়েছে তা যথাযথভাবে তাদের সঠিক ব্যালেন্সে বিবৃত করা হয়েছে।