অ্যাকাউন্টিংয়ে, সমস্ত নগদ ব্যয় একটি আয় বিবরণীর জন্য ব্যয় নয়। বিপরীতভাবে, জমা-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করার সময়, কোনো নগদ অর্থপ্রদান না দেখিয়ে আয় বিবরণীতে ব্যয় ঘটতে পারে। সংগৃহীত খরচ হল সেই খরচ যা কোম্পানিগুলি করেছে কিন্তু এখনও অর্থ প্রদান করেনি, যা এখনও একটি কোম্পানির আয় বিবৃতিকে প্রভাবিত করতে পারে। যাইহোক, একটি উপার্জিত ব্যয় নিজেই ব্যালেন্স শীটে একটি দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্ট, এবং পরে দায় পরিশোধ করা কোম্পানির আয় বিবরণীকে প্রভাবিত করে না।
অর্জিত খরচ হল সেই সব পক্ষের পাওনা টাকা যারা একটি কোম্পানিকে ক্রেডিট শর্তাবলীতে নির্দিষ্ট পরিচালনমূলক ইনপুট যেমন উপকরণ, শ্রম বা ইউটিলিটি ব্যবহার করে প্রদান করেছে। সঞ্চিত ব্যয়গুলি প্রায়শই প্রদেয় অ্যাকাউন্টের আকারে থাকে, ব্যালেন্স শীটে একটি দায় অ্যাকাউন্ট। প্রদেয় সাধারণ অ্যাকাউন্টে বেতন প্রদেয়, প্রদেয় আয়কর থেকে প্রদেয় ভাড়া এবং প্রদেয় সুদ থেকে কিছু অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। কোম্পানীগুলি বিভিন্ন নগদ বহির্ভূত খরচ যেমন সেগুলি করা হয় সেগুলি রেকর্ড করে এবং আয় বিবরণীতে সেগুলিকে নিট আয়ের বাদ হিসাবে রিপোর্ট করে৷
কোম্পানীগুলি প্রাথমিকভাবে অর্জিত ব্যয়ের বৃদ্ধি রেকর্ড করে কারণ এটি ব্যালেন্স শীটের দায় বিভাগে অর্জিত ব্যয়, বা প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি ক্রেডিট করার মাধ্যমে ঘটে। অর্জিত ব্যয় বৃদ্ধির ফলে আয় বিবরণীতে একটি সম্পর্কিত ব্যয়ের হিসাবও বৃদ্ধি পায় এবং এইভাবে, কোম্পানিগুলি ব্যয়ের হিসাব ডেবিট করবে এবং আয় বিবরণীতে এটিকে ব্যয়ের উপাদান হিসেবে যুক্ত করবে। ফলস্বরূপ, উপার্জিত ব্যয় বৃদ্ধির ফলে আয় বিবরণীতে প্রভাব হ্রাস পায়।
সংগৃহীত ব্যয়ের হ্রাস ঘটে যখন কোম্পানিগুলি তাদের বকেয়া অ্যাকাউন্টগুলি পরবর্তী সময়ে প্রদেয় পরিশোধ করে। অর্জিত ব্যয়ের হ্রাস রেকর্ড করার জন্য, কোম্পানিগুলি প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি ডেবিট করে যা নগদ অর্থপ্রদানের পরিমাণের জন্য দায় এবং ক্রেডিট ক্যাশ হিসাবে প্রদেয় অ্যাকাউন্টের পরিমাণ হ্রাস করে। এই জাতীয় নগদ ব্যয় বর্তমান অ্যাকাউন্টিং সময়ের জন্য একটি ব্যয় নয় কারণ সম্পর্কিত ব্যয়টি পূর্ববর্তী সময়ের মধ্যে ঘটেছে এবং রেকর্ড করা হয়েছে। অতএব, উপার্জিত ব্যয় হ্রাস আয় বিবরণীকে প্রভাবিত করে না।
একটি উপার্জিত ব্যয় রেকর্ড করতে ব্যর্থতা ব্যালেন্স শীটে একটি কোম্পানির দায়বদ্ধতা এবং আয় বিবরণীতে সম্পর্কিত ব্যয়কে ছোট করবে এবং এইভাবে নিট আয়কে অতিবৃদ্ধি করবে। অর্জিত ব্যয় রেকর্ড করাকে প্রায়শই অ্যাডজাস্টিং এন্ট্রি হিসাবে উল্লেখ করা হয়, যা কোম্পানিগুলি সাধারণত একটি অ্যাকাউন্টিং সময়কালের শেষে সম্পাদন করে। একটি অর্জিত ব্যয় রেকর্ড করার শেষ-কাল বাদ দেওয়া কখনও কখনও ঘটতে পারে কারণ অর্জিত খরচ সবসময় স্পষ্টভাবে অনুরূপ ব্যবসায়িক লেনদেন হয় না, যা জার্নাল এন্ট্রির উপর ভিত্তি করে।