একটি সাধারণ লেজার আপনাকে আপনার সমস্ত আর্থিক লেনদেন এক জায়গায় দেখতে দেয়। সাধারণ খাতা হল অ্যাকাউন্টিংয়ের কেন্দ্রীয় নথি যেখানে আপনি সমস্ত লেনদেন রেকর্ড করেন। একটি ম্যানুয়াল সিস্টেমে, এন্ট্রিগুলি সাধারণ জার্নালে রেকর্ড করা হয় এবং তারপরে সাধারণ লেজারে পোস্ট করা হয়। একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমে, একই প্রক্রিয়াটি সঞ্চালিত হয়, তবে আপনি কেবল লেনদেনগুলি প্রবেশ করেন এবং সফ্টওয়্যারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাধারণ খাতায় এন্ট্রি পোস্ট করে। তিন-কলামের লেজারের প্রথম কলামটি ডেবিট কলাম, দ্বিতীয় কলামটি ক্রেডিট কলাম এবং তৃতীয় কলামটি ব্যালেন্স কলাম।
কি ধরনের লেনদেন তার উপর নির্ভর করে সঠিক লেজার অ্যাকাউন্টে এন্ট্রি রেকর্ড করুন। উদাহরণ স্বরূপ, সাপ্লাই লেজার অ্যাকাউন্ট এবং অ্যাকাউন্টস প্রদেয় লেজার অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট থেকে কেনা সাপ্লাই রেকর্ড করুন।
একটি অ্যাকাউন্ট ডেবিট করুন এবং প্রতিটি লেনদেনের জন্য একটি অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট করুন। অ্যাকাউন্টের শ্রেণীবিভাগ নিয়ন্ত্রণ করে আপনি কোন লেনদেন ডেবিট করবেন এবং কোন লেনদেন আপনি ক্রেডিট করবেন। অ্যাকাউন্টগুলি সম্পদ, দায়, ইক্যুইটি, রাজস্ব বা ব্যয় হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। সম্পদ আপনার মালিকানাধীন জিনিস; দায় আপনার পাওনা জিনিস; ইক্যুইটি হল যা মালিকের মালিকানা বা পাওনা; রাজস্ব অর্জিত আয়; এবং খরচ হল ভোগ্য জিনিস যা ব্যবসা চালানোর খরচের অংশ। উদাহরণ স্বরূপ, সরবরাহ হল খরচ এবং ডেবিটের সাথে বৃদ্ধি। প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি হল একটি দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্ট যা ক্রেডিট দিয়ে বৃদ্ধি পায়।
বলুন আপনি 30-দিনের পরিশোধের শর্তাবলী সহ $2,500 খরচে সরবরাহ কিনছেন। $2,500 দ্বারা ব্যয় অ্যাকাউন্ট সরবরাহ বৃদ্ধি. দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্ট, প্রদেয় অ্যাকাউন্ট, $2,500 দ্বারা বৃদ্ধি করুন কারণ আপনার এখন $2,500 পাওনা।
সরবরাহ অ্যাকাউন্ট বৃদ্ধি করুন তারিখ:09/27/2009 বর্ণনা:সরবরাহ ডেবিট (কলাম 1):2,500 ক্রেডিট (কলাম 2):[খালি] রানিং ব্যালেন্স (কলাম 3):2,500
প্রদেয় অ্যাকাউন্টের হিসাব বৃদ্ধি করুন তারিখ:09/27/2009 বর্ণনা:সরবরাহ ডেবিট (কলাম 1):[খালি] ক্রেডিট (কলাম 2):2,500 রানিং ব্যালেন্স (কলাম 3):(2,500)
$50-এর কম মূল্যে, আপনি আর্থিক সফ্টওয়্যার কিনতে পারেন যা আপনি লেনদেন করার সাথে সাথে সাধারণ লেজার তৈরি করার কাজটি পরিচালনা করবে। একটি ইলেকট্রনিক জেনারেল লেজারের জন্য, স্প্রেডশীট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন। কিছু স্প্রেডশীট সফ্টওয়্যার বিনামূল্যে পাওয়া যায়, যার মধ্যে OpenOffice Calc এবং Google ডক্স স্প্রেডশীট রয়েছে৷
অ্যাকাউন্টিং-এ, নেতিবাচক সংখ্যাগুলি -### বা (###) হিসাবে লেখা হয়।