একটি নিখুঁত বিশ্বে, প্রতিটি পণ্য এবং পরিষেবা ব্যর্থ ছাড়াই কাজ করবে এবং "রিফান্ড" শব্দটি অভিধানে কোন স্থান পাবে না। দুর্ভাগ্যবশত, এটি এমন নয় এবং যে পণ্য এবং পরিষেবাগুলি গ্রাহকদের চাহিদা পূরণ করে না তাদের ফেরত প্রয়োজন৷ একজন বিক্রেতার কাছে ফেরত পাঠানোর চিঠি লেখার সময়, পেশাদার এবং বিনয়ী থাকুন যদি আপনি সময়মত অর্থ ফেরত পাওয়ার আশা করেন। শান্তভাবে ব্যাখ্যা করা কেন আপনি মনে করেন যে ফেরত দেওয়া হচ্ছে সবচেয়ে ভালো পদ্ধতি।
কোম্পানী বা ব্যক্তিকে পেশাগতভাবে সম্বোধন করুন, তারপরে আপনি কে এবং আপনার পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করুন। উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় XX কোম্পানি, আমার নাম জন স্মিথ এবং আমি সম্প্রতি আপনার কাছ থেকে একটি নতুন জ্যাকেট কিনেছি।"
ব্যাখ্যা করুন কেন আপনি বিশ্বাস করেন যে একটি ফেরত প্রয়োজনীয়। পরিষেবা বা পণ্যের সমস্যাগুলি নির্দেশ করুন এবং কীভাবে পণ্যটি রাখা বা পরিষেবাটি চালিয়ে যাওয়া আপনার পক্ষে অকার্যকর তা নির্দেশ করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কাছে একটি ইলেকট্রনিক কুকুরের কলার থাকে, তাহলে আপনি লিখতে পারেন:"কলারের কলারটি পড়ে গেছে। আমি আমার কুকুরটির বর্তমান অবস্থায় কলারটি সংযুক্ত করতে পারছি না এবং ফেরত চাই।"
কোম্পানি বা ব্যক্তিকে বলুন যে প্রতিস্থাপনে আপনার কোন আগ্রহ নেই। আপনি যদি পণ্যের সাথে খুশি না হন তবে বিক্রেতারা প্রায়শই আপনার আইটেমটি প্রতিস্থাপন করার বা বিনামূল্যে আপনার পরিষেবা প্রসারিত করার চেষ্টা করবে। আপনি যদি নগদ ফেরত চান, স্পষ্টভাবে বলুন যে আপনি ফেরত চান, অন্য কিছু নয়৷
৷আপনার ফেরত গ্যারান্টি যে কোনো আইন অন্তর্ভুক্ত করুন. উদাহরণ স্বরূপ, রাজ্যে সাধারণত আইন আছে যা ভাড়াটেদের নিরাপত্তা আমানত রক্ষা করে, যদি সে টাকা ফেরতের জন্য যোগ্য হয়।
বিক্রেতাকে বুঝিয়ে বলুন যে আপনার রিফান্ড নিশ্চিত হওয়ার পর আপনি পণ্যটি ফেরত দেবেন, যদি আপনি কোনো বস্তুর জন্য অর্থ ফেরতের অনুরোধ করেন।
চিঠির নীচে আপনার ফোন নম্বর এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বিক্রেতাকে বলুন। চিঠিতে স্বাক্ষর করুন এবং পাঠান৷
চিঠি পাঠানোর সাত থেকে ১৪ দিন পর বিক্রেতার সাথে যোগাযোগ করুন যদি আপনি উত্তর না পান। আপনার ফোন নম্বর থাকলে বিক্রেতাকে কল করুন; অন্যথায়, আরেকটি চিঠি পাঠান।