আপনি যদি নিজেকে কোনও কোম্পানি বা পরিষেবা প্রদানকারীর সাথে বিবাদে পড়েন এবং মনে না করেন যে আপনাকে সেই বিলটি পরিশোধ করতে হবে, তাহলে অন্য পক্ষকে কেন তা জানানো গুরুত্বপূর্ণ। একটি চিঠি লেখার মাধ্যমে সবকিছু রেকর্ড করা যায় এবং সমস্যাটি পরে আদালতে শেষ হলে একটি ফোন কল যে বিভ্রান্তি তৈরি করতে পারে তা এড়িয়ে যায়। আপনার প্রত্যাখ্যানের চিঠিতে স্পষ্ট, পেশাদার এবং সংক্ষিপ্ত হোন, সমস্যাটি কী এবং কেন আপনি এই পদক্ষেপ নিচ্ছেন তার বিশদ বিবরণ দিন৷
আপনার দস্তাবেজকে একটি ব্যবসায়িক চিঠি হিসাবে ফর্ম্যাট করুন, কোম্পানির মালিক, আপনার অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার, বা নির্দিষ্ট বিভাগের সাথে আপনার বিরোধ রয়েছে। নিশ্চিত করুন যে প্রাপকের কাছে পরিস্থিতি সম্পর্কে কিছু করার ক্ষমতা আছে -- সে চাইলেও বিল বাতিল করার কর্তৃত্ব ব্যতীত কাউকে এটি পাঠানো সময়ের অপচয়।
প্রশ্নে লেনদেন বর্ণনা করুন। সময় এবং তারিখ, আপনি যে কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করেছেন এবং চুক্তির প্রকৃতি সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট থাকুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি মনে করতে পারেন যে "21 মে বিকেলে, আমি 300 মেইন স্ট্রিট লোকেশনে আপনার হোটেলে চেক ইন করেছিলাম। টবি, যে এজেন্ট আমার রিজার্ভেশন নিয়েছিল, সে আমাকে আশ্বস্ত করেছিল যে সুবিধাটিতে নির্মাণের সময়, আমার রুমটি চলছে দখলের জন্য উপযুক্ত ছিল।"
সম্মত পণ্য বা পরিষেবার জন্য অর্থ প্রদান করতে আপনার অস্বীকৃতির পিছনে যে নির্দিষ্ট সমস্যাটি রয়েছে তা বর্ণনা করুন। বিশদ বিবরণ কিভাবে আপনি যা পেয়েছেন তা সম্মত প্রত্যাশার সাথে মেলে না। আপনি যে পণ্যটি অর্ডার করেছেন তা যদি বিক্রয়কর্মী ভুলভাবে উপস্থাপন করে থাকে এবং আপনার প্রয়োজনীয় কার্যকারিতা না থাকে, উদাহরণস্বরূপ, সেই তথ্যটি অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি কোনও হোটেল নিজেকে পাঁচ-তারা সুবিধা হিসাবে বিজ্ঞাপন দেয় শুধুমাত্র জলের স্লাইডের পরিবর্তে একটি ফুটো ছাদের বৈশিষ্ট্যের জন্য, চিঠিতে তা উল্লেখ করুন৷
পরিস্থিতি সমাধানের জন্য আপনি ইতিমধ্যেই যে কোনো প্রচেষ্টা করেছেন তা নোট করুন। আবার, নির্দিষ্ট বিবরণ সহায়ক. "আমি এক ডজন বার কল করেছি" বলাটা অতিরঞ্জিত বলে মনে হতে পারে, কিন্তু কলের তারিখ এবং সময় উল্লেখ করা আরও প্ররোচিত রেকর্ড করে।
প্রশ্নে কোম্পানির সাথে আপনার ইতিহাস অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রতিটি লেনদেনের বিশদ বিবরণে তিনটি পৃষ্ঠা ব্যয় করবেন না, তবে আপনার ঐতিহাসিক সম্পর্কের বিষয়ে একটি বা দুটি বাক্য সহায়ক হতে পারে। আপনি যদি বছরের পর বছর ধরে একজন গ্রাহক হয়ে থাকেন তবে আপনার অনুরোধের জন্য এটি অতিরিক্ত বিশ্বাসযোগ্যতা।
আপনি প্রশ্নযুক্ত পরিমাণ অর্থ প্রদান করবেন না তা পুনরাবৃত্তি করে বন্ধ করুন এবং আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে আইটেমগুলি সরানো হয়েছে তা নিশ্চিত করার অনুরোধ করুন। লিখিতভাবে এটি নিশ্চিত করার জন্য জিজ্ঞাসা করুন৷
আপনি যখন চিঠি পাঠাবেন তখন যেকোনো সহায়ক ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি আপনার কাছে একটি ভুল চার্জ বা বিভ্রান্তিকর বিজ্ঞাপনের প্রমাণ থাকে, তাহলে সেই প্রমাণ আপনার মামলাকে শক্তিশালী করবে৷
আপনার নিজের রেকর্ডের জন্য সর্বদা আপনার চিঠির একটি অনুলিপি রাখুন।