আর্থিক বিবৃতি বিনিয়োগকারীদের দ্রুত একটি ব্যবসার আর্থিক পরীক্ষা করতে এবং ব্যবসাটি একটি শক্তিশালী বিনিয়োগের প্রতিনিধিত্ব করে কিনা তা নির্ধারণ করার অনুমতি দেয়। হিসাবরক্ষকরা লেনদেনের ডেটা রেকর্ড করার মাধ্যমে আর্থিক বিবৃতি তৈরি করে, এটিকে পুনর্গঠন করে এবং এটিকে একটি পাঠযোগ্য আকারে পরিণত করে। ব্যবসার মালিকরাও আর্থিক বিবৃতি ব্যবহার করতে পারেন, প্রায়ই হিসাবরক্ষকের সাহায্যে, ব্যবসাকে আরও লাভজনক হতে সাহায্য করার জন্য কী পরিবর্তন করতে হবে তা নির্ধারণ করতে।
আর্থিক বিবৃতিগুলির সাথে কাজ করার সময় হিসাবরক্ষকের প্রথম পদক্ষেপ হল সমস্ত লেনদেন সনাক্ত করা এবং রেকর্ড করা। হিসাবরক্ষক সমস্ত রসিদ, ভাউচার এবং অন্যান্য কাগজপত্রের মধ্য দিয়ে যান যখন ব্যবসাটি লেনদেনে জড়িত থাকে। তিনি প্রতিটি লেনদেন একটি লগে রেকর্ড করেন। সাধারণত, রেকর্ডিং লেনদেনে লেনদেনের তারিখ, সময় এবং পরিমাণ তালিকাভুক্ত করা হয়, লেনদেনটি অর্থ এনেছে বা ব্যবসায় অর্থ ব্যয় করতে হবে কিনা এবং লেনদেনের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ।
একবার হিসাবরক্ষক একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য সমস্ত লেনদেন রেকর্ড করলে, তাকে অবশ্যই লেনদেনগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে হবে। প্রথমত, সে আয় বা ব্যয়ের প্রতিনিধিত্ব করে কিনা তার ভিত্তিতে লেনদেনগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করে। তিনি এই দুটি গোষ্ঠীর মধ্যে লেনদেনকে সাবগ্রুপে শ্রেণীবদ্ধ করেন। উদাহরণস্বরূপ, তিনি সমস্ত বিক্রয়কে একত্রে গোষ্ঠীভুক্ত করেন, সমস্ত ফেরত দেওয়া পণ্য একসঙ্গে এবং সমস্ত ভ্রমণ খরচ একসঙ্গে করেন। তিনি কোম্পানির লেজারে গ্রুপ এবং সাবগ্রুপ অনুযায়ী খরচ রেকর্ড করেন।
হিসাবরক্ষকের পরবর্তী কাজ হল তিনি সংগঠিত তথ্যের সংক্ষিপ্তসার। এই পর্যায়ে, হিসাবরক্ষক গ্রাফ বা চার্ট তৈরি করতে পারে এবং সেইসাথে তথ্যগুলিকে সহজে পড়া যায় এমন বিন্যাসে রাখতে পারে। অ্যাকাউন্ট্যান্ট এই পর্যায়ে ব্যালেন্স শীট বা নগদ প্রবাহ শীটের মতো আর্থিক বিবৃতি তৈরি করে যাতে বিনিয়োগকারী এবং গ্রাহকরা সহজেই তার তথ্যের সারাংশ অনুসরণ করতে পারে। তিনি এই আর্থিক বিবৃতি তৈরি করতে সাহায্য করার জন্য কম্পিউটার সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন।
আর্থিক বিবৃতি প্রক্রিয়ায় হিসাবরক্ষকের চূড়ান্ত পদক্ষেপ হল ডেটা বিশ্লেষণ করা এবং ব্যবসাটি ব্যয় কমাতে বা আয় বাড়াতে পারে কিনা তা নির্ধারণ করা। হিসাবরক্ষক কোম্পানির কর্মকর্তাদের সাথে দেখা করতে পারেন এই তথ্যটি দেখার জন্য যাতে তারা পরবর্তী ত্রৈমাসিকের জন্য ব্যবসায় পরিবর্তনের বিষয়ে অবগত সিদ্ধান্ত নিতে পারে। এই মিটিংয়ের পরে, ব্যবসার মালিকরা পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়ন করে এবং পরবর্তী ত্রৈমাসিকের স্টেটমেন্টের জন্য অ্যাকাউন্ট্যান্টের কাছে নতুন লেনদেন জমা দেওয়া শুরু করে৷