সম্ভবত আপনার সংস্থা একটি টিম বিল্ডিং প্রোগ্রাম বা একটি বার্ষিক দাতব্য প্রোগ্রাম বিকাশ করতে চায়। ঘটনা যাই হোক না কেন, এ ধরনের কাজে অর্থ ব্যয় হয়। একটি প্রোগ্রাম একটি মোটামুটি প্রস্তাব থেকে বাস্তবে যেতে পারে কি না একটি প্রধান বিবেচনা খরচ হয়. খরচ নির্ণয় করার জন্য, ব্যবসা একটি প্রোগ্রাম বাজেট তৈরি করে।
একটি বাজেটের বিন্যাস কোম্পানির উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয়, তবে স্ট্যান্ডার্ড বাজেটে খরচের বিবরণ এবং ন্যায্যতামূলক একটি লিখিত প্রতিবেদন অন্তর্ভুক্ত থাকে। একটি বাজেটে বাজেটের পরিমাণগত দিকগুলি, প্রাথমিকভাবে খরচগুলিকে হাইলাইট করে একটি স্প্রেডশীট অন্তর্ভুক্ত করে৷ এই ধরনের ব্যয়ের মধ্যে স্থির এবং পরিবর্তনশীল খরচ অন্তর্ভুক্ত। রবার্ট কারবাঘ "সমসাময়িক অর্থনীতি" বইতে ব্যাখ্যা করেছেন যে কীভাবে স্থির খরচ উত্পাদিত পরিমাণ বা আয়তন নির্বিশেষে সামনের ব্যয়ের সাথে সম্পর্কিত। উদাহরণগুলির মধ্যে প্রশাসনিক বেতন, ভাড়া বা ভেন্যু ফি এবং যন্ত্রপাতি অন্তর্ভুক্ত। পরিবর্তনশীল খরচ, অন্যদিকে, আউটপুট বা ব্যবহারের উপর ভিত্তি করে সমন্বয়; উপকরণ এবং ইনপুট পরিবর্তনশীল খরচের প্রকার। এই ব্যয়ের মোট মূল্য গণনা করে সামগ্রিক প্রোগ্রাম ব্যয় পাওয়া যায়।
একটি প্রোগ্রাম বাজেটের বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে খরচগুলি কীভাবে বরাদ্দ করা হয়, প্রত্যাশিত ব্যয়ের ওঠানামার সম্ভাব্য কারণ এবং কীভাবে ব্যয়গুলিকে কভার করা যায় তার একটি লিখিত ওভারভিউ অন্তর্ভুক্ত করে। প্রতিবেদনের ওভারভিউ তালিকাভুক্ত প্রতিটি ক্রয়ের ন্যায্যতা দেয় এবং কখনও কখনও প্রকল্পের খরচ কমাতে সমাধান দেয়। কিছু ক্ষেত্রে, একটি প্রোগ্রাম বাজেটের একটি বৈশিষ্ট্য হল সংস্থার একটি অংশ থেকে প্রকল্পে তহবিল সংগ্রহ বা সংস্থানগুলিকে সরিয়ে নেওয়া সহ ব্যয়গুলি কভার করার উপায়গুলি তালিকাভুক্ত করা৷
জন মুটজ, "ডামিজের জন্য তহবিল সংগ্রহ" এর লেখক ব্যাখ্যা করেছেন যে কীভাবে প্রোগ্রাম বাজেটগুলি প্রতিফলিত করা উচিত কীভাবে ব্যবসার খরচের জন্য পরিকল্পনা করা হয়েছে৷ স্প্রেডশীটে বিশদ বাজেটের প্রত্যাশিত ব্যয়ের অংশটি প্রোগ্রাম বাস্তবায়নের জন্য প্রয়োজনীয় আইটেমগুলির রূপরেখা দেয়। স্প্রেডশীটটি মোট খরচও নির্দেশ করে, যা সাধারণত রিপোর্ট জুড়ে ক্রস-রেফারেন্স করা হয়।
একটি প্রোগ্রাম বাজেট ব্যবসাগুলিকে খরচ বুঝতে এবং বাস্তব করতে সাহায্য করে। কিছু ক্ষেত্রে, খরচ গণনা করা আলোকিত হতে পারে যে কোম্পানি প্রদত্ত প্রোগ্রাম বহন করতে পারে না; যদি এটি ঘটে, ব্যবসাটি এমন একটি প্রোগ্রাম বিকাশ না করে মূল্যবান সম্পদ সংরক্ষণ করে যা এটি বহন করতে পারে না। অথবা, বাজেট ব্যাখ্যা করে যে ব্যবসাটি তার মূল পরিকল্পনাগুলিকে আরও ব্যয়-কার্যকর কিছুতে সংশোধন করতে পারে। কিছু ব্যবসা একটি প্রস্তাব হিসাবে একটি প্রোগ্রাম বাজেট ব্যবহার করে:এই ক্ষেত্রে, বিভিন্ন কোম্পানি থেকে বিড গ্রহণকারী ব্যবসা বিক্রেতাদের দ্বারা দেওয়া সবচেয়ে কার্যকর এবং সাশ্রয়ী মূল্যের পছন্দ পর্যালোচনা করতে পারে। একটি বাজেট প্রকল্পের জন্য কেনাকাটা করার দায়িত্বে থাকা ব্যক্তিদের কাছে জবাবদিহিতার অনুভূতিও তৈরি করে। ম্যানেজমেন্ট খরচ সম্পর্কিত নির্দেশিকা এবং প্রত্যাশা তৈরি করতে বাজেটে বর্ণিত তথ্য ব্যবহার করতে পারে।
খরচ তালিকাভুক্ত করার আগে, বাজেট বিশ্লেষকদের মূল্য সম্পর্কিত একাধিক উত্স থেকে তথ্য সংগ্রহ করা উচিত। কোম্পানির অনেক দামের সাথে পরামর্শ করার পরেই প্রোগ্রামের জন্য কোন আইটেমটি কিনবেন তা নির্ধারণ করা উচিত। এই মুহুর্তে, কোম্পানির পণ্য কেনা বা পরিষেবা ব্যবহার করার প্রতিশ্রুতি দেওয়া উচিত। নিছক অনুমান ব্যবহার করা বাজেটকে নির্ভরযোগ্য এবং অপ্রমাণিত করে।