আপনি যখন কোন কোম্পানির কাছ থেকে আপনার কাঙ্খিত বা আশা করা পরিষেবা পান না, তখন আপনাকে একটি গ্রাহক পরিষেবা অভিযোগ দায়ের করতে হতে পারে৷ কখনও কখনও এটি একটি সমস্যা সমাধানের আপনার একমাত্র উপায়। আপনি যদি কোম্পানির প্রতিনিধি, ক্যাশিয়ার, সংবাদদাতা এবং সুপারভাইজারদের সাথে কথা বলে থাকেন তবে একটি আনুষ্ঠানিক অভিযোগ দায়ের করলে আপনার সমস্যাটি দ্রুত সমাধান করা যেতে পারে৷
যখন আপনি একটি অভিযোগ দায়ের করার জন্য প্রস্তুত হন তখন আপনাকে কিছু তথ্য সংগ্রহ করতে হবে এবং সঠিক পদক্ষেপ ও পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে। বিভিন্ন কোম্পানীর অভিযোগ দায়ের করার জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে।
আপনি যে কোম্পানির বিরুদ্ধে অভিযোগ দায়ের করছেন তাকে কল করুন এবং একটি গ্রাহক পরিষেবা অভিযোগ দায়ের করার পদ্ধতির জন্য তাদের জিজ্ঞাসা করুন। কিছু কোম্পানি আপনাকে অনলাইনে অভিযোগ দায়ের করার অনুমতি দেয় এবং অন্যান্য কোম্পানি চাইবে আপনি আপনার অভিযোগ লিখিতভাবে জানান। চিঠিতে তাদের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।
যদি আপনার গ্রাহক পরিষেবার অভিযোগ লেখার প্রয়োজন হয়, তাহলে যে বিভাগে যেতে হবে তার সঠিক ঠিকানা পান। আপনার চিঠিটি বিশেষভাবে বা শুধুমাত্র একটি বিভাগকে সম্বোধন করা উচিত কিনা তা খুঁজে বের করুন। আপনাকে আপনার অভিযোগের একটি অনুলিপি কোম্পানির সভাপতির কাছে পাঠাতে হতে পারে।
আপনার সমস্ত তথ্য সংগ্রহ করুন। আপনি যার সাথে কথা বলেছেন তার নাম আপনার প্রয়োজন হতে পারে, যদি সে আপনার অভিযোগের কারণ হয়ে থাকে। সুপারভাইজার সহ যাদের সাথে আপনি কথা বলেছেন তাদের প্রত্যেকের নাম পান। বিভাগের নাম এবং বিভাগের জন্য ফোন নম্বর লিখুন। আপনি যদি ব্যক্তিদের সাথে কথা বলার তারিখ এবং সময় জানেন তবে সেগুলি আপনার নথিতে অন্তর্ভুক্ত করুন৷
কখনও কখনও আপনি একটি পরিষেবা কল সমাধান করার চেষ্টা করে বিভিন্ন লোকের সাথে কথা বলে বেশ কিছু দিন কাটাতে পারেন। আপনার গ্রাহক পরিষেবার অভিযোগ সম্পর্কে আপনি ভাবতে পারেন এমন অন্য কোনও বিবরণ লিখুন৷
৷তোমার চিঠি লিখ। আপনি যখন আপনার চিঠি লিখছেন, নিশ্চিত করুন যে আপনি কোনো তথ্য বাদ দেবেন না। যে ক্রমানুসারে জিনিসগুলি ঘটেছে এবং আপনি নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাথে যে ক্রমে কথা বলেছেন তা লিখুন। আপনার অভিযোগ কী সম্পর্কে আপনাকে বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করতে হবে।
যতটা সম্ভব বিস্তারিত প্রদান করুন. সমস্যা সমাধানের জন্য আপনি যে পদক্ষেপগুলি নিয়েছেন তা অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার পরিস্থিতি সংশোধন করার জন্য কোম্পানির কেন প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নেওয়া উচিত তা ব্যাখ্যা করুন। কোম্পানীকে জানান যে আপনি খুব নিকট ভবিষ্যতে তাদের কাছ থেকে শুনতে পাবেন।
তোমার চিঠি পাঠাও। আপনার চিঠির সাথে যেকোনো নথির ফটোকপি অন্তর্ভুক্ত করুন যা আপনার ক্ষেত্রে সাহায্য করবে। আপনার রেকর্ডের জন্য আপনার চিঠির একটি অনুলিপি রাখুন।
কোম্পানির একটি যুক্তিসঙ্গত পরিমাণে আপনার সাথে ফিরে আসা উচিত. তাদের 10 থেকে 15 দিন অনুমতি দিন সাড়া দিতে। আপনি আপনার চিঠির একটি অনুলিপি পাঠাতে চাইতে পারেন যাদের সাথে আপনি কথা বলেছেন, বা অন্ততপক্ষে, প্রাসঙ্গিক বিভাগের সুপারভাইজারকে৷
সতর্ক থাকুন যে কখনও কখনও আপনার গ্রাহক পরিষেবার সমস্যাগুলি 6 মাসের জন্য টেনে আনতে পারে যদি আপনি পদক্ষেপ না নেন৷ কেউ আপনার পরিস্থিতির মালিকানা না নিয়ে বিভাগ থেকে বিভাগে, ব্যক্তি থেকে ব্যক্তিতে স্থানান্তরিত হওয়া অস্বাভাবিক নয়। সেই দীর্ঘ হোল্ড সময়ের জন্য সতর্ক থাকুন. আপনি যখন আপনার সমস্যাগুলি সমাধান করার চেষ্টা করছেন তখন আপনাকে দীর্ঘ বর্ধিত সময়ের জন্য হোল্ডে রাখা হতে পারে৷
যখন আপনার এই ধরনের সমস্যা হয়, উপযুক্ত সংস্থার সাথে অনুসরণ করুন। আপনি যদি খুঁজে পান যে আপনি আপনার সমস্যার সমাধান করতে পারবেন না, তাহলে আপনাকে ফেডারেল ট্রেড কমিশন (FTC), বেটার বিজনেস ব্যুরো, একটি ক্রেডিট রিপোর্টিং এজেন্সি বা এমনকি অ্যাটর্নি জেনারেলের অফিসের সাথে যোগাযোগ করতে হতে পারে। অভিযোগ নথিভুক্ত করার জন্য তাদের নিজস্ব পদ্ধতি থাকবে।