প্রতিটি ছোট ব্যবসা ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে সময়মতো তাদের পেমেন্ট পাওয়ার চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি হয়। যেহেতু বেশিরভাগ উদ্যোক্তা বা ছোট ব্যবসার মালিক তাদের ব্যবসার ক্ষেত্রে নতুন, তারা প্রায়শই পিছিয়ে থাকে এবং দেরীতে অর্থপ্রদান ট্র্যাক করতে অক্ষম হয়। কোম্পানিগুলি যেমন বিকশিত হয়েছে তাই ইনভয়েসিং পদ্ধতি সহ ব্যবসার প্রতিটি দিক রয়েছে, তাই ছোট ব্যবসার জন্য সময়মতো অর্থ প্রদানের একটি উপায় রয়েছে। সময়মতো আপনার পেমেন্ট পেতে এই শিষ্টাচার টিপস অনুসরণ করুন:
আপনার ক্লায়েন্টদের বিলিং করার সময় একটি চালান ব্যবস্থা ব্যবহার করা নিশ্চিত করুন যা আপনার ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা পুরোপুরি বোঝে এবং আপনার চালান পরিচালনা ও পরিচালনায় পারদর্শী। আপনার যদি ইনভয়েসিংয়ের সঠিক ব্যবস্থা থাকে, তাহলে আপনি আপনার ব্যবসার উন্নয়নে আপনার ফোকাস পরিবর্তন করতে পারেন। একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং কাস্টমাইজড ইনভয়েস সিস্টেম গ্রাহকের আস্থা জাগিয়ে তোলে এবং আপনার কোম্পানিতে তাদের অ্যাক্সেস সহজ করে।
একটি অ্যাসাইনমেন্ট গ্রহণ করার সময় নিশ্চিত করুন যে গ্রাহক কোন চমকের প্রাপ্তির শেষে নেই। একটি চুক্তি গ্রহণ এবং সমাপ্ত করার আগে, আপনার দ্বারা প্রদত্ত পরিষেবার তালিকা এবং তাদের খরচের সাথে আপনি অনুসরণ করেন এমন সমস্ত শর্তাবলী আপনার গ্রাহককে অবহিত করুন। যদি একটি বলপার্ক চিত্র অগ্রিম দেওয়া হয়, তাহলে ক্লায়েন্ট কত টাকা দিতে পারে এবং সেই অর্থপ্রদান ব্যবসার জন্য গ্রহণযোগ্য কিনা তা আগে থেকেই সিদ্ধান্ত নেওয়া যেতে পারে৷
উদ্যোক্তাদের নিজস্ব নিয়মকানুন থাকা এবং সেগুলিতে লেগে থাকা একটি উপকারী কৌশল। একটি চালান উত্থাপন করার সময়, আপনি যদি উল্লেখ করেন যে চালানটি 30 দিনের মধ্যে প্রদেয় এবং পরবর্তী চালানটি রসিদে পরিশোধযোগ্য বলে উল্লেখ করে, এটি ক্লায়েন্টের জন্য বিভ্রান্তির সৃষ্টি করে। বিভিন্ন চার্জ যোগ করে তাদের হতবাক করবেন না যেমন একটি চালানে ট্যাক্স এবং অন্যটিতে ট্যাক্স নেই। অনিবার্য পরিবর্তনের ক্ষেত্রে, তারপর তাদের মাথা আপ দিন. এই হেড-আপ আপনার এবং আপনার ব্যবসার উপর আস্থা বাড়াতে সাহায্য করবে।
নিশ্চিত করুন যে আপনার চালানের সমস্ত আপডেট যোগাযোগের তথ্য রয়েছে কারণ এটি আপনার ক্লায়েন্টের সন্দেহ দূর করার একটি সহজ উপায় এবং কোনো সন্দেহ বা স্পষ্টীকরণের ক্ষেত্রে ব্যবসার সময়কালে আপনার কাছে পৌঁছানো যায়। ন্যূনতম তথ্যের একটি অংশ হিসাবে, অ্যাক্সেসের সহজতার জন্য আপনার চালানে ঠিকানা, ব্যবসার নাম, ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা থাকা উচিত। এটি আপনার গ্রাহকের বিশ্বাস গড়ে তুলতে সাহায্য করে এবং আপনার চালান দ্রুত ক্লিয়ারিং নিশ্চিত করে।
অনেক ক্লায়েন্ট তাদের পরিষেবা প্রদানকারীদের অর্থ প্রদানের জন্য বিভিন্ন গেটওয়ে থাকবে, এবং তাদের মধ্যে কিছু হবে সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং সাধারণ গেটওয়ে। পেমেন্ট গ্রহণের জন্য সেই গেটওয়েগুলির সাথে লিঙ্ক করে আপনার ছোট ব্যবসাকে পেমেন্ট বান্ধব করে তুলুন। আপনি পেমেন্টের সহজতার জন্য আপনার ডিজিটাল চালানের সাথে একটি পেমেন্ট লিঙ্ক সংযুক্ত করতে পারেন। ছোট ব্যবসাকেও প্রথাগত পদ্ধতির মাধ্যমে অর্থ প্রদানের জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে।
ফ্রেশবুকস-এর মতে, “একটি সাধারণ ‘অনুগ্রহ করে আপনার ইনভয়েস এর মধ্যে পেমেন্ট করুন’ বা ‘আপনার ব্যবসার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ’ 5 শতাংশের বেশি পরিশোধিত চালানের শতাংশ বাড়িয়ে দিতে পারে!”
প্লিজ এবং থ্যাঙ্ক ইউ এর জাদু শব্দগুলি আপনাকে সময়মতো অর্থ প্রদান করতে সহায়তা করে। এটিও প্রমাণিত যে এই শব্দগুলি ক্লায়েন্টের সাথে একটি সৌহার্দ্যপূর্ণ সম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করে, যার ফলে আগামী বছরগুলির জন্য একটি সুপ্রতিষ্ঠিত ব্যবসায়িক সম্পর্ক তৈরি হয়৷
যদি ক্লায়েন্ট একটি সময়সাপেক্ষ এবং দীর্ঘ প্রকল্প অফার করে, তাহলে ক্লায়েন্টকে আপনাকে অর্ধেক অর্থ প্রদান করতে বলতে দ্বিধা করবেন না। অগ্রিম অর্থপ্রদানের জন্য জিজ্ঞাসা করা প্রাথমিক খরচগুলিকে কভার করতে এবং ক্লায়েন্ট ব্যালেন্স পেমেন্ট না করা পর্যন্ত আপনাকে সচল রাখতে সাহায্য করে এবং এর বিপরীতে ক্লায়েন্ট নিশ্চিত করে যে আপনি আপনার সম্পূর্ণ সম্ভাবনা অনুযায়ী কাজ করছেন৷
বেশিরভাগ চালান ব্যবস্থা সময়ে সময়ে স্বয়ংক্রিয় অর্থপ্রদানের অনুস্মারক প্রেরণের জন্য উপযুক্ত। যাইহোক, কিছু বিলম্বিত ক্লায়েন্টদের একটি ব্যক্তিগত ফলো আপ প্রয়োজন। আপনাকে ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগ করতে হবে এবং আপনার পরিষেবার জন্য বকেয়া পেমেন্ট সম্পর্কে তাদের মনে করিয়ে দিতে হবে। ব্যক্তিগতভাবে বকেয়া পেমেন্ট সম্পর্কে সর্বদা আপনার ক্লায়েন্টের সাথে সূক্ষ্মভাবে এবং বিনয়ীভাবে যোগাযোগ করুন। বন্দুক জ্বালিয়ে দিয়ে কাজ করা যায় না।
যদি ভদ্র এবং সূক্ষ্ম হওয়া তার আকর্ষণকে কাজ না করে, তবে তাদের মুখোমুখি দেখা করার এবং সমস্যাটি মীমাংসার জন্য সর্বদা পুরানো উপায় রয়েছে। যদি ক্লায়েন্ট কাছাকাছি থাকে,
মুদ্রিত চালানটি হাতে-কলমে পৌঁছে দিন কারণ এটি আপনার দৃঢ়তাও দেখাবে। কখনও কখনও নন-টেকি হওয়াও সাহায্য করতে পারে কারণ সমস্ত ক্লায়েন্ট ইন্টারনেট সচেতন হবে না। মেইলের মাধ্যমে চালান পাঠানোও অর্থপ্রদানের প্রক্রিয়া দ্রুত করার একটি সহজ উপায়।
নিখুঁত চালান শিষ্টাচার পেতে এবং আপনার কঠোর পরিশ্রমের জন্য সময়মতো অর্থ প্রদান করতে উপরের টিপসগুলি অনুসরণ করুন৷