বিবাদ প্রায়ই একটি বাধা যা একটি ব্যবসা প্রতিবার এবং তারপর সম্মুখীন হয়. মানের বিরোধ, চালান বিরোধ, ডেলিভারি বিরোধ, প্রশাসনিক বিরোধ এবং আরও অনেক কিছুর মতো অনেক ধরণের বিরোধ রয়েছে। এই সব, চালান বিরোধ আরো ঘন ঘন ঘটে. ছোট ব্যবসাগুলি বেশিরভাগই তাদের চালান থেকে উত্পন্ন নগদ প্রবাহের উপর নির্ভর করে, তাই একটি বিতর্কিত চালান ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপে বাধা সৃষ্টি করতে পারে৷
একটি চালান বিবাদ যখন কোনও গ্রাহক অসঙ্গতির উল্লেখ করে চালানের উদ্ধৃত পরিমাণ অর্থ প্রদান করতে অস্বীকার করেন। অমিল নিম্নলিখিত কারণগুলির মধ্যে একটি হতে পারে:
পণ্যের অমিল হলে এই বিরোধ দেখা দেয়। ক্লায়েন্টের প্রত্যাশা এবং পণ্যটির ব্যবসার ডেলিভারি মিলবে না। সুতরাং, ক্লায়েন্ট এই কারণ উল্লেখ করে উদ্ধৃত পরিমাণ অর্থ প্রদান করতে অস্বীকার করবে। কখনও কখনও যদিও ক্লায়েন্ট প্রাথমিকভাবে সেই পণ্যটির অর্ডার দিয়ে থাকে, তবুও তারা তাদের মন পরিবর্তন করতে পারে, তাই ক্লায়েন্ট-বিক্রেতার কথোপকথনের একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ রেকর্ড রাখা এই বিরোধ সমাধানে সাহায্য করতে পারে৷
যদি ব্যবসা পরিষেবা প্রদান করে, তাহলে ক্লায়েন্টকে তাদের সময়ের জন্য বিল দেওয়া একটি সাধারণ অভ্যাস। সুতরাং, পরিষেবা প্রদানকারীকে আগে থেকেই ক্লায়েন্টকে জানাতে হবে যে তাদের কাছে সময়ের জন্য চার্জ করা হবে। চালান বিবাদ ঘটতে পারে যখন ক্লায়েন্ট তাদের জন্য ব্যবসার দ্বারা ব্যয় করা সময়ের জন্য অর্থ প্রদান করতে অস্বীকার করে। একটি রেকর্ড করা টাইমশীট এই ধরনের পরিস্থিতির সমাধান করবে৷
৷প্রায়শই, এই ধরনের চালান বিবাদ সবচেয়ে সাধারণ কারণ ক্লায়েন্ট এবং বিক্রেতা পরিষেবা বা পণ্যের জন্য চার্জ করা মূল্যের ইস্যুতে হাগড়া করবে। এই সমস্যাটি সাধারণত সমাধান করা হয় যখন ক্লায়েন্ট এবং বিক্রেতা মুখোমুখি কথা বলে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সমাধানে পৌঁছায়। যদি তা না হয়, তাহলে চালান বিরোধ পদ্ধতি আছে বিকল্প।
চালান বিরোধ আইন অনুযায়ী বেশিরভাগ দেশে, চালান পাওয়ার 21 দিনের আগে বিক্রেতাকে অবশ্যই অসঙ্গতি সম্পর্কে অবহিত করতে হবে। ক্লায়েন্টকে চালানের জন্য অর্থপ্রদান প্রত্যাখ্যান করার কারণ সহ বিক্রেতার সাথে সংযুক্ত চালান সহ একটি ইমেল পাঠাতে হবে। গ্রাহক যদি একজন ব্যক্তির সাথে কথা বলে থাকেন, তাহলে যোগাযোগের তারিখ, ব্যক্তির অবস্থান এবং কথোপকথনের বিশদ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
পরবর্তী ধাপ হল চালান সংশোধন যেখানে গ্রাহককে একটি চালান রিটার্ন লেটারের সাথে রিটার্নের কারণ এবং বিক্রেতার পক্ষ থেকে প্রত্যাশিত সংশোধনের সাথে চালান সংযুক্ত করতে হবে। গ্রাহককে এই চিঠি এবং চালানের একটি কপি রাখতে হবে। অনেক ইনভয়েসিং ভুল রয়েছে যেগুলি তাদের গ্রাহকদের কাছে পাঠানোর আগে ব্যবসার এড়ানো উচিত৷
৷একবার, চালান প্রাপ্ত হলে, বিক্রেতা চালান বিবাদের বিরুদ্ধে প্রতিকারমূলক ব্যবস্থা শুরু করতে পারেন .
প্রতিটি ব্যবসার সময়, খরচ এবং অন্যান্য কারণের বিলের বিবরণ সহ সমস্ত ইমেল এবং অন্যান্য চিঠিপত্রের রেকর্ড রাখা উচিত। গ্রাহক একটি চালান বিবাদ উত্থাপনের ক্ষেত্রে এই রেকর্ডটি সাহায্য করবে৷ রেকর্ডগুলি প্রমাণ হিসাবে কাজ করবে যখন বিক্রেতা গ্রাহকের দাবি অস্বীকার করে৷
অর্থপ্রদানের শর্তাবলীতে স্পষ্টতার অভাব প্রায়ই চালান বিবাদের দিকে নিয়ে যায়। এই পরিস্থিতি পরিচালনা করার একটি কার্যকরী উপায় হল প্রতিটি চালানে বিক্রয়ের শর্তাবলী স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা। বিলের নির্ধারিত তারিখ যখন কাছে আসে তখন ক্লায়েন্টদের রিমাইন্ডার পাঠানো সময়মত পেমেন্ট নিশ্চিত করতে পারে।
উদ্ধৃতি বা অনুমান চালান নয়। চালানগুলি হল যেখানে গ্রাহকদের বিল করা হয় এবং উদ্ধৃতিগুলি পণ্য বা পরিষেবার দাম কত হবে তার মোটামুটি অনুমান দেয়৷ একটি উদ্ধৃতি বা অনুমান পাঠানো বিক্রেতাকে ক্লায়েন্টের সঠিক প্রত্যাশা জানতে সাহায্য করবে এবং উদ্ধৃতিটির অনুমোদন পাওয়ার মাধ্যমে, বিক্রেতা বিতর্কিত চালানের ঝুঁকি কমাতে পারে৷
একটি বিতর্কিত চালান পাওয়ার সময়, এর মানে এই নয় যে গ্রাহক সঠিক এবং বিক্রেতা ভুল বা বিপরীত। বিষয়টি নিয়ে আলোচনা করার সময়, বিক্রেতাকে শান্ত থাকতে হবে এবং তাদের আবেগ নিয়ন্ত্রণে রাখতে হবে কারণ এটি বিষয়টির বৃদ্ধি এড়ায়। সমস্ত ঘটনাগুলি যত্ন সহকারে গবেষণা করে, একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সমাধানে পৌঁছানো অনেক সহজ হবে। একটি ত্রুটির ক্ষেত্রে, বিক্রেতাকে গ্রহণ করা উচিত এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া উচিত কারণ এটি বিশ্বাস তৈরি করতে সহায়তা করে৷
ভালো ইনভয়েসিং সফটওয়্যারে বিনিয়োগ করা ব্যবসার জন্য ভালো। বাজারে প্রচুর চালান সফ্টওয়্যার উপলব্ধ রয়েছে যেমন ZaperP যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করবে এবং গ্রাহকদের কাছে চালান পাঠাবে। চালান বিবাদের ক্ষেত্রে সফ্টওয়্যারটি সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করতে পারে। ZaperP-এর বৈশিষ্ট্য রয়েছে যেখানে আপনি আপনার নিজস্ব ইনভয়েসিং টেমপ্লেট ডিজাইন করতে পারেন বা উপলব্ধ কাস্টম টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷
ZaperP এর মাধ্যমে চালান এবং বিল পরিচালনা করা সহজ হয়ে যায়। Xero এর সাথে ZaperP এর শক্তিশালী ইন্টিগ্রেশন উপভোগ করুন এবং সহজ ইকমার্স ইনভয়েস এবং বিল পরিচালনার অভিজ্ঞতা নিন। সমস্ত Xero চালান এবং বিলিং এই সফ্টওয়্যার দিয়ে ভালভাবে পরিচালনা করা যেতে পারে। বিনামূল্যে সাইন আপ করুন!
নীচের লাইন:
বিতর্কিত চালানের সমস্যা মোকাবেলা করা ছোট ব্যবসার মুখোমুখি হওয়া সবচেয়ে বড় চ্যালেঞ্জগুলির মধ্যে একটি। এগুলি দ্রুত সমাধান করা নগদ প্রবাহ পুনরুদ্ধার করতে এবং গ্রাহকের আস্থা অর্জনে সহায়তা করতে পারে। নিয়ম ও শর্তাবলী স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে এবং নিয়মিত ফলো-আপের মাধ্যমে, ব্যবসাগুলি গ্রাহকদের কাছ থেকে সময়মতো অর্থপ্রদান আশা করতে পারে এবং চালান বিবাদের ঝুঁকিও কমাতে পারে।
হাবস্টাফের আমাদের বন্ধুদেরও ‘আপনার ব্যবসার জিওফেনসিং থেকে উপকৃত হতে পারে এমন 11টি উপায়’ বিষয়ে কিছু আকর্ষণীয় নিবন্ধ রয়েছে। আপনি যদি আপনার কর্মীবাহিনীকে চালানের সাথে সংযুক্ত করতে চান তবে বেশ কার্যকর৷
৷
চিত্র ক্রেডিট:
মানিক্র্যাশার্স
উইকিহাউ
ব্যবসায়িক পরামর্শ