ছোট সংস্থাগুলি ক্রয়ের অর্ডার করার সময় মৌখিক প্রতিশ্রুতি এবং ইমেল প্রতিশ্রুতিতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে৷ কিন্তু সংগঠনের বৃদ্ধির সাথে সাথে এর ক্রয় আদেশ এবং ব্যয়ও বৃদ্ধি পায়। এবং সেই সময়ে, ক্রয় আদেশগুলি একটি সুরক্ষা কম্বল হিসাবে কাজ করে যা ক্রয় আদেশগুলির একটি ট্র্যাক রাখে৷
খুব প্রাথমিক পর্যায়ে, কাগজ-ভিত্তিক ক্রয় আদেশ খুব দরকারী এবং বজায় রাখা সহজ বলে মনে হতে পারে। কিন্তু সমস্ত কাগজপত্র পরিচালনা করা, সংরক্ষণ করা এবং পুনরুদ্ধার করা অনেক বেশি অসুবিধার সৃষ্টি করে। ক্রয় আদেশের ট্র্যাক রাখা খুব কঠিন হয়ে পড়ে কারণ ক্রয়ের সংখ্যা সর্বদা বৃদ্ধি পায়।
তাই, একটি ক্রয় আদেশ ব্যবস্থা ব্যবহার করা অপরিহার্য হয়ে ওঠে যা প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে সাহায্য করে।
এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ, একটি স্বয়ংক্রিয় ক্রয় আদেশ ব্যবস্থা তৈরি করা স্প্রেডশীট প্রোগ্রামে কাজ করা এবং আপনার ডেটা প্রবেশ করার মতো এটি মোটেও সহজ নয়। ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত ক্রয় অর্ডার সিস্টেম সমস্ত কার্যকারিতা আছে এমন একটি সিস্টেম খুঁজে পাওয়া কঠিন করে তোলে। কাস্টমাইজেশনের জন্য খুব সীমিত সুযোগ রয়েছে, যেখানে একটি কম-কোড অটোমেশন টুল খুব অল্প সময়ের মধ্যে একটি ব্যক্তিগত PO সিস্টেম তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে।
ক্রয় আদেশ সিস্টেম বোঝা
একটি সফ্টওয়্যার যা আপনার কেনাকাটা পরিচালনা করে, শেষ পর্যন্ত, এটি আদর্শভাবে ক্রয় অর্ডার সিস্টেম নামে পরিচিত . এটি শুধুমাত্র ক্রয় আদেশ তৈরি করে না, এটি অন্যান্য সমস্ত প্রশাসনিক কাজ ট্র্যাক এবং পরিচালনা করে। একটি স্বয়ংক্রিয় ক্লাউড-ভিত্তিক ক্রয় অর্ডার সফ্টওয়্যার সাধারণত, ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া থেকে অপ্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে এবং ক্রয় দক্ষতা উন্নত করে। এটি উল্লেখযোগ্যভাবে উত্পাদনশীলতা উন্নত করে এবং সাংগঠনিক ব্যয়ে আরও ভাল দৃশ্যমানতা প্রদান করে।
এখন, আসুন বুঝতে পারি যে একটি ছোট ব্যবসার জন্য ক্রয় অর্ডার সিস্টেমের প্রয়োজন আছে কিনা।
এটা সত্য যে ছোট কোম্পানিগুলি ওয়েব ক্রয় অর্ডার সিস্টেমে বিনিয়োগ করার কথা বিবেচনা করে না . তাদের এন্ড-টু-এন্ড প্রকিউরমেন্ট সিস্টেমের প্রয়োজন হয় না, যা ক্রয়ের কিছু দিক নিয়ন্ত্রণ করে। আপনি যদি একটি ক্রয় অর্ডার সিস্টেম তৈরি করতে পারেন অল্প খরচে আপনার ছোট ব্যবসার জন্য, তাহলে শুরু থেকেই স্বয়ংক্রিয় সংস্কৃতিতে গড়ে তোলাটা বোধগম্য হয়
ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া এর কার্যকারিতা এটি মসৃণভাবে কাজ করার সময় সর্বোত্তম রান করে। একটি পূর্বনির্ধারিত ক্রয় অর্ডার প্রক্রিয়া প্রবাহ, ক্রয়কারী দলকে কোনো পদক্ষেপ না ছাড়াই একটি PO প্রক্রিয়া করার অনুমতি দেয় এবং বিলম্ব এড়াতে সহজেই এটি অনুসরণ করে। সিস্টেমের একটি মসৃণ কার্যকারিতা আছে এমন কয়েকটি ধাপের দিকে নজর দেওয়া দরকার।
সেরা ক্রয় অর্ডার সিস্টেমে থাকবে:
ক্রয় অর্ডার প্রক্রিয়া বাড়ানোর উপায়
2. উন্নতি অনুমোদন প্রক্রিয়া নিয়ে আসা :একটি অদক্ষ অনুমোদন প্রক্রিয়া সেরা ক্রয় অর্ডার ওয়ার্কফ্লোকে প্রভাবিত করে। যখন অত্যধিক কর্মপ্রবাহের প্রয়োজন হয় তখন কর্মপ্রবাহে ব্যাঘাত ঘটে। নিশ্চিত করুন যে, শুধুমাত্র সেই অনুমোদনগুলিই প্রাপ্ত হয়েছে, এবং সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের প্রশিক্ষণ এবং শিক্ষা রয়েছে, প্রক্রিয়ায় তাদের অংশ হিসাবে।
3. একটি কেন্দ্রীয় সরবরাহকারী ডিরেক্টরি স্থাপন করা হচ্ছে :একটি কেন্দ্রীভূত সরবরাহকারী ডিরেক্টরি বিভিন্ন যন্ত্রাংশ সরবরাহকারীদের সম্পর্কে তথ্যের গুণমান উন্নত করবে, সেইসাথে সংগঠন জুড়ে যোগাযোগ করবে। একটি কেন্দ্রীভূত সরবরাহকারী ডিরেক্টরি বিভাগগুলিকে একটি সাধারণ বিন্দু থেকে একে অপরের সাথে কথা বলার অনুমতি দেয়, সেইসাথে বিভ্রান্তির মাত্রা হ্রাস করে, পুরো সংস্থা জুড়ে তথ্য পুনরুদ্ধার এবং পরিচালনা করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রচেষ্টা বাড়ায়।
4. এটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় এবং প্রবাহিত করে :ক্রয় অর্ডার ম্যানেজমেন্ট অটোমেশনের অন্যান্য সুবিধা হল যে এটি কোম্পানির দক্ষতা উন্নত করে, ত্রুটি কমায়, নথি ব্যবস্থাপনা এবং অনুমোদন প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রীমলাইন করে এবং ইনভেন্টরি প্রাপ্যতা সমন্বয় করে। এটি পুরো সংস্থা জুড়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রক্রিয়াকেও উন্নত করে৷
আমরা এই বলে উপসংহারে আসতে পারি যে ক্রয় অর্ডার সিস্টেমকে বাড়ানো, দক্ষতা বাড়াতেও ইনভেন্টরির মসৃণ কার্যকারিতা বাড়ে। এটি ক্লায়েন্টদের সাথে আরও ভাল সম্পর্ক গড়ে তোলার ক্ষেত্রে একটি প্রধান ভূমিকা পালন করে এবং বছরের পর বছর ধরে বন্ড শক্তিশালী হয় তা নিশ্চিত করে।
