স্টক বা পণ্য যা একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে একটি শিল্পে পরিণত করে যা প্রতিটি ছোট এবং বড় ব্যবসাকে দক্ষতার সাথে এবং মসৃণভাবে চালাতে সহায়তা করে। একটি সঠিকভাবে কাজ করা ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার প্রতিফলিত করে যে একটি সংস্থা তার স্টক আপডেটের সাথে কতটা সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং দ্রুত এটি তার গ্রাহক এবং ক্লায়েন্টদের কাছে পণ্য সরবরাহ করতে পারে।

খুচরা বিক্রেতাদের জন্য ভয়ের একটি হল যখন ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্টক ফুরিয়ে যাচ্ছে। স্টক আউটের ফলে বিক্রয় হারিয়ে যায়, এবং ক্রিয়াকলাপ এবং খরচ বৃদ্ধি পায় এবং এর ফলে গ্রাহকের সন্তুষ্টি এবং বিশ্বস্ততা হ্রাস পায়, এটি তাদের বিরক্তিকর পাশাপাশি হতাশ করে যখন তারা যে আইটেমগুলি খুঁজছে তা খুঁজে পায় না। প্রতিটি খুচরা বিক্রেতা এই আবেগের সাথে সংযুক্ত হতে পারে কারণ তারা গ্রাহকের কাছ থেকে এই আবেগের মুখোমুখি হওয়া এড়াতে তাদের সর্বাত্মক চেষ্টা করে।

এমন একটি সময়ে যখন কোম্পানি স্টকআউটের একটি গুরুতর পরিস্থিতির মধ্য দিয়ে যাচ্ছে, প্রতিটি ব্যবসা কীভাবে এটি ঠিক করা যায় তা নিয়ে ভাবতে শুরু করে। তারা প্রশ্নের উত্তর খোঁজার চেষ্টা করে যেমন, `কীভাবে তারা নিশ্চিত করতে পারে যে তারা স্টক-এর বাইরের দুঃস্বপ্নগুলিকে তাড়িয়ে দিতে সক্ষম এবং তাদের গ্রাহকরা তাদের অ্যাডভেঞ্চারে আনন্দিত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে পারে?’

এবং ভাগ্যক্রমে খুচরা বিক্রেতা এবং গ্রাহকদের জন্য, ভয়ঙ্কর স্টক-আউট পরিস্থিতি এড়াতে সহায়তা করার জন্য বেশ কয়েকটি সমাধান উপলব্ধ রয়েছে। এবং ব্যবসা এবং পণ্য সম্পর্কে আরও ভাল বোঝার জন্য ছোট পদক্ষেপ গ্রহণের মাধ্যমে স্টক আউট হওয়ার বেশ কয়েকটি কারণ এড়ানো যেতে পারে।

যদিও সাধারণভাবে স্টক-আউট হওয়ার প্রচুর কারণ রয়েছে, আসুন স্টক-আউটের দুটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ বিবেচনা করি এবং এই ব্লগে সমাধানগুলির সাথে সমস্যার সমাধান করি।

আউট-অফ-স্টক পরিস্থিতির জন্য দুটি সাধারণ কারণ :

1.অনুপযুক্ত চাহিদা পূর্বাভাস :সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীরা বিভিন্ন বাহ্যিক ডেটা উত্স থেকে ডেটা বিশ্লেষণ করতে অক্ষমতার কারণে ভুল চাহিদার পূর্বাভাস তৈরি করে, যার সবকটিই একটি পণ্যের চাহিদা এবং ক্রেতা এবং আচরণকে প্রভাবিত করে৷

কিছু ডেটা উত্স অন্তর্ভুক্ত করতে পারে:

1.POS ডেটা :বিক্রয় দৃষ্টিকোণ থেকে রিপোর্ট অনুযায়ী, চাহিদা জোর বিক্রয় হারানো বিক্রয় সঙ্গে মিলিত. অনেক সময়, ক্রেতারা যে পণ্যগুলি খুঁজে পাননি সেগুলি সম্পর্কে দোকানকে অবহিত করে যাতে এটি আসে তখন তাদের জানানো যায়। তবে প্রায়শই দোকানগুলি যেমন চায়, চাহিদা সঠিকভাবে পরিমাপ করা কার্যত অসম্ভব হয়ে পড়ে।

যাইহোক, যদি দোকানগুলি বিক্রয়ের জায়গাটি পরিচালনা করতে পারে, তবে তাদের পক্ষে দ্রুত কিছু জিনিসগুলি পরিমাপ করা আরও ভাল হয় যা চলমান রয়েছে৷

2. আবহাওয়া:  ভোক্তার মনোবিজ্ঞান, পণ্যের জন্য অভ্যাস পছন্দ এবং সামগ্রিক আচরণের উপর আবহাওয়ার ব্যাপক প্রভাব রয়েছে। পণ্যের প্রাপ্যতা সারা বছর ধরে নির্দিষ্ট আবহাওয়ার পরিবর্তনের উপর নির্ভর করে। কিন্তু হঠাৎ করে রোগের প্রাদুর্ভাব দেখা দিলে কিছু স্বাস্থ্য-সম্পর্কিত পণ্য যেমন ফেস মাস্ক এবং স্যানিটাইজেশন পণ্যের চাহিদা ব্যাপকভাবে বেড়ে যাবে।

ভোক্তাদের চাহিদা মেটাতে তাদের পর্যাপ্ত স্টক আছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য কোম্পানির অতিরিক্ত ডেটার প্রয়োজন হয় এমন পরিস্থিতিতে। গুদামে পণ্যের যথাযথ স্টক রাখার একটি উপায় হল ভবিষ্যতের আবহাওয়ার পূর্বাভাস, সেইসাথে অতীতের আবহাওয়ার ধরণগুলির সাথে একত্রে ঐতিহাসিক ডেটা মূল্যায়নের মাধ্যমে, দোকানগুলি চাহিদা এবং সরবরাহের মাত্রার পূর্বাভাস দিতে আরও ভাল হবে।

3.ইভেন্টগুলি:৷ যখন বড় ইভেন্টগুলি সংগঠিত হয়, যেমন মিউজিক কনসার্ট বা স্পোর্টস টুর্নামেন্ট, তখন হঠাৎ করে ভোক্তাদের ভিড় দেখা যায় এবং পরবর্তীতে নির্দিষ্ট ধরণের পণ্যের চাহিদা বৃদ্ধি পায়- যেমন, পানীয়, নতুন জিনিসপত্র ইত্যাদি।

4.অতীত বিক্রয়৷ :অতীত বিক্রয়ের মাধ্যমে সংগ্রহ করা ডেটা সারা বছর ধরে বিভিন্ন সময়ে এবং অবস্থানে বিভিন্ন পণ্যের চাহিদা এবং বিক্রয়ের উপর অমূল্য ইনপুট প্রদান করে।

যারা ক্ষেত্র বিক্রয়ের কাজ করেন, তারা প্রাথমিক এবং মাধ্যমিক বিক্রয়ের আশেপাশে নির্দিষ্ট মূল মেট্রিক্স এবং কেপিআই ট্র্যাক করেন। বিভিন্ন আউটলেট জুড়ে পর্যাপ্ত পণ্য উপলব্ধ থাকলে এই মেট্রিকগুলি তাদের ফিল্টার করতে সক্ষম করে।

এই মেট্রিক্সের মধ্যে MSL এবং OTIF ক্ষতি অন্তর্ভুক্ত।

মাস্ট স্টক তালিকার উপর MSL কমপ্লায়েন্স জোর, যা একটি আউটলেটের একটি নির্দিষ্ট শ্রেণী/বিভাগে উপস্থিত থাকা SKU-এর সংখ্যাকে প্রতিনিধিত্ব করে এবং OTIF লোকসানের ক্ষেত্রে, CPG কোম্পানি এবং ডিস্ট্রিবিউটররা সচেতন যে সমস্ত অর্ডার করতে হবে সময়মতো এবং সম্পূর্ণরূপে প্রাপ্ত।

কোম্পানিগুলি এই আদর্শ অর্জনের জন্য তাদের স্তরের সর্বোত্তম চেষ্টা করে, কিন্তু তারা সাধারণত এটি করতে অনেক চ্যালেঞ্জের সম্মুখীন হয়। প্রয়োজনীয় স্টক গুদামে অনুপলব্ধ হওয়া, ট্রাক উপলব্ধ না হওয়া, অপর্যাপ্ত ট্রাক লোডিং, ইত্যাদি, এই সমস্তগুলির কারণে অর্ডারগুলি পূরণ না হওয়া এবং প্রয়োজনীয় পরিমাণে।

ফিল্ড সেলস কর্মীরা কেপিআই ট্র্যাক করতে এবং রিপোর্ট তৈরি করতে এক্সেল শীট ব্যবহার করে। এটি একটি সমন্বিত ডেটা, যা পুরো প্রক্রিয়াটিকে অকার্যকর করে তোলে, অপ্রয়োজনীয়ভাবে সময়সাপেক্ষ এবং ত্রুটির প্রবণতা তৈরি করে৷

এই অদক্ষ প্রক্রিয়ার সুবিধাগুলি হ্রাসকৃত সঠিকতা এবং ধীরগতির সিদ্ধান্ত গ্রহণ, যা সামগ্রিক বিক্রয় এবং রাজস্বকে প্রভাবিত করে। বিক্রয় দলগুলি মূলত স্টোরের কার্যকারিতা সঠিকভাবে বিশ্লেষণ করতে এবং পুনরুদ্ধারের প্রয়োজন এমন পণ্যগুলি সনাক্ত করতে অক্ষম।

স্টক-এর বাইরে থাকা পরিস্থিতির কারণে যে কোনও বাধা আসতে পারে তা প্রতিরোধ করার তিনটি প্রাথমিক উপায়:

1) একটি ভাল ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করা :প্রথম ধাপ হল ZaperP সফটওয়্যারের মত একটি ভাল ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে স্যুইচ করা, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট লেভেল পরিবর্তন করে যা আপনার বিক্রয় বাড়াতে সাহায্য করে। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ডাটাবেস আপডেট করতে সাহায্য করে।

আপনার যদি বেশ কয়েকটি অবস্থান থাকে তবে এই জাতীয় সমাধানগুলিও উপকারী কারণ তারা আপনাকে একটি প্রাসাদ থেকে স্টোর পরিচালনা করতে দেয়। এবং যদি আপনি সম্পূর্ণ-সময়ের খুচরা ব্যবস্থাপনা সমাধানের জন্য প্রস্তুত না হন, তবে এক্সেলের একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বিবেচনা করুন। এটি মৌলিক, সহজ, এবং ইনভেন্টরির ভুলত্রুটিগুলি চিহ্নিত করতে আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা দিতে পারে৷

2) আপনার প্ল্যাটফর্ম একীভূত করুন: একাধিক চ্যানেলের মাধ্যমে বিক্রি করার সময় আপনার সমস্ত খুচরা প্ল্যাটফর্ম সংযোগ করতে ভুলবেন না। এর অর্থ সাধারণত আপনার ইকমার্স সাইটের সাথে আপনার POS সিস্টেমকে একীভূত করা। এটি আপনার সমস্ত ক্যাটালগগুলি সিঙ্কে রয়েছে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে এবং প্রতিবার আপনি যখন বিক্রয় করেন তখন স্টক স্তরগুলি আপডেট হয়৷

3) নিয়মিত স্টক গণনা পরিচালনা করুন: ট্র্যাকিং এবং আপডেট করার সঠিক সিস্টেম না থাকলে কখনই সঠিক সংখ্যা হতে পারে না।

যদিও আধুনিক ইনভেন্টরি সিস্টেমগুলি আপনার স্টকের স্তরগুলি নিয়ন্ত্রণে রাখতে একটি দুর্দান্ত কাজ করতে পারে, তবুও আপনার কাছে থাকা প্রকৃত ইনভেন্টরির পরিমাণের উপর একটি হ্যান্ডেল প্রয়োজন৷

সম্পূর্ণ ইনভেন্টরি গণনা সহ, আপনার দোকানে থাকা প্রতিটি আইটেম গণনা করার জন্য আপনাকে কয়েক ঘন্টা আলাদা করতে হবে। আপনি দিনের জন্য বন্ধ করার পরে এটি করতে বেছে নিতে পারেন, কিন্তু যদি এটি যথেষ্ট না হয়, তাহলে আপনাকে প্রায় অর্ধেক দিন বা তার জন্য অপারেশন বন্ধ করতে হতে পারে। তবে এটি কখনই ভুলে যাওয়া গুরুত্বপূর্ণ যে সঠিক পদ্ধতিটি একটি ব্যবসা থেকে অন্য ব্যবসায় আলাদা।

উপসংহার: কিছু সময়ে, প্রতিটি ব্যবসা এমন একটি সময়ের মধ্য দিয়ে যায় যখন তাদের স্টক ফুরিয়ে যায়। কিন্তু, সঠিক ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নের সাথে আপনার গুদাম সিস্টেমগুলিকে আপগ্রেড করে, এই সমস্যাটি একটি নির্দিষ্ট স্তরে হ্রাস করা যেতে পারে।!