বিভিন্ন ধরণের ক্রয় আদেশগুলি কী তা খুঁজে বের করার আগে, আসুন প্রথমে জেনে নেওয়া যাক একটি ক্রয় আদেশ ঠিক কী।
একটি ক্রয় আদেশ হল একটি বাধ্যতামূলক চুক্তি যা একটি ব্যবসা এবং এর বিক্রেতাদের মধ্যে একটি চুক্তির সঠিক বিবরণকে রূপরেখা দেয়। নথিগুলি যে কোনও ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয় যা তার সরবরাহকারীদের থেকে পণ্য কিনতে চায় বা তাদের নিজ নিজ নির্মাতাদের সাথে কাস্টম অর্ডার তৈরি করতে চায়; এটি কোন পণ্য ক্রয় করা হচ্ছে, অর্থপ্রদানের আগে কতগুলি আইটেম সরবরাহ করতে হবে এবং কখন উল্লিখিত ব্যবসার দখলে পৌঁছাতে হবে সে সম্পর্কে বিশদ বিবরণ নির্দিষ্ট করে।
ক্রয় আদেশ একটি ঝামেলা হতে পারে, কিন্তু তারা অসম্পূর্ণ বা ভুল অর্ডার পূর্ণতা রোধ করতে এবং বিক্রেতা এবং ক্রেতা উভয়কে রক্ষা করতে সহায়তা করে। উপরন্তু, বাণিজ্যিক ঋণদাতারা একটি ব্যবসাকে আর্থিক সহায়তা প্রদানের জন্য একটি রেফারেন্স হিসাবে ক্রয় আদেশ ব্যবহার করে।
বিক্রেতাদের অর্ডারগুলি "গ্রহণ" করতে হবে ক্রেতাকে বলে যে তারা সময়মতো সেগুলি পূরণ করতে পারে অথবা তারা যদি উদ্ধৃতির অনুরোধ গ্রহণ না করে তবে তারা একটি আদেশ প্রত্যাখ্যান করতে পারে৷
একটি ক্রয় অর্ডারে সাধারণত নিম্নলিখিত তথ্য থাকে:
একটি ক্রয় আদেশ একটি ব্যবসায় বিভিন্ন সুবিধা নিয়ে আসে; গুরুত্বপূর্ণ কিছু অন্তর্ভুক্ত:
ক্রেতারা একটি ক্রয় আদেশ (PO) তৈরি করে এবং বিক্রেতাদের কাছে পাঠায়। পরিবর্তে, এটি বিক্রেতাকে PO গ্রহণ করতে এবং প্রদত্ত পণ্য বা পরিষেবার জন্য অর্থপ্রদানের তথ্য সহ একটি চালান ফেরত দিতে অনুরোধ করে।
দুটি নথিতে সাধারণত একই রকমের বিবরণ থাকে – উভয়ই একে অপরের অভিন্ন অনুলিপি তা নিশ্চিত করার জন্য তাদের নিজ নিজ চালান নম্বর সহ PO নম্বরগুলির মতো মিলিত নম্বর রয়েছে৷
চলুন জেনে নেওয়া যাক বিভিন্ন ধরনের ক্রয় অর্ডার কি কি।
স্ট্যান্ডার্ড ক্রয় অর্ডার হল সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ধরনের PO এবং বোঝা সবচেয়ে সহজ। একটি স্ট্যান্ডার্ড PO-এর ব্যবহার প্রায়শই বিক্ষিপ্ত ক্রয়ের প্রয়োজনের অধীনে পড়ে, নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তার সাথে এককালীন অর্ডার। এই নমনীয়তা সত্ত্বেও, স্ট্যান্ডার্ড POগুলি সবসময় অন্যান্য ধরণের তুলনায় আরও বিস্তারিত থাকে, যখন ব্যবসাগুলি সরবরাহকারীর কাছ থেকে কেনা হবে এমন সমস্ত কিছুর উপর নিশ্চিততা চায় তখন সেগুলিকে আদর্শ করে তোলে। একটি স্ট্যান্ডার্ড ক্রয় অর্ডারে বেশিরভাগই নিম্নলিখিত বিশদ অন্তর্ভুক্ত থাকে:
পরিকল্পিত ক্রয় আদেশ (PPO) একটি স্ট্যান্ডার্ড PO থেকে আলাদা যে ডেলিভারি তথ্য বাদ দেওয়া হয়। এইভাবে এই নথিগুলির একটি তৈরি করার সময় প্রতিটি আইটেমের ডেলিভারি তারিখ এবং অবস্থান অন্তর্ভুক্ত করা হয় না, তবে অন্যান্য সমস্ত বিবরণ যেমন কী কী আইটেম ক্রয় করা হবে, একটি পণ্যের ইউনিটের সংখ্যা এবং এটি যে দামে হবে তাও ক্রয় করা ক্রেতার কাছে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হতে পারে।
এমন কিছু সময় আছে যেখানে PPO-এর অপ্রমাণিত অস্থায়ী সময়সূচী থাকে, তবে অর্ডার নিশ্চিত করার আগে সর্বদা একটি রিলিজ পরীক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ। পরিকল্পিত ক্রয় আদেশ অন্তর্ভুক্ত:
ব্ল্যাঙ্কেট ক্রয় অর্ডার, বা "স্ট্যান্ডিং অর্ডার", হল এক ধরনের ক্রয় ব্যবস্থা যা নিয়মিত পুনরাবৃত্ত প্রয়োজনের সাথে ব্যবসার জন্য সহায়ক হতে পারে। একটি পিপিওর বিপরীতে, যা ডেলিভারির তথ্য এবং পরিমাণের বিবরণ বাদ দেয়, কম্বল ক্রয় অর্ডার (বিপিও) আইটেমের দামও বাদ দেয়। কোন আইটেমগুলি কেনা হবে তার তালিকা এখনও একটি BPO-তে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে - শুধুমাত্র পরিমাণ বা দামের কোনও বিশদ ছাড়াই। এই ধরনের ব্যবস্থা অবশেষে একটি সহগামী রিলিজের সাথে এগিয়ে যেতে পারে যাতে আনুষ্ঠানিকভাবে কিছু কেনার আগে প্রতিটি পণ্যের জন্য ডেলিভারির অবস্থান এবং সময় সম্পর্কে নির্দিষ্ট বিশদ তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে।
অপ্রত্যাশিত ক্রয় পরিস্থিতির ক্ষেত্রে, আইটেমগুলি একটি আদর্শ গতিতে কেনা হচ্ছে তা নিশ্চিত করার জন্য একটি BPO তৈরি করা হয়। একটি কম্বল ক্রয় অর্ডারের প্রধান অন্তর্ভুক্তিগুলি হল:
একটি চুক্তি ক্রয় আদেশ (CPO) এর কাজটি পরবর্তী PO-তে আইনগতভাবে বাধ্যতামূলক রেফারেন্স শর্তাবলীর একটি সেট হিসাবে একচেটিয়া যা CPO দ্বারা আবদ্ধ হবে। উপরন্তু, পরিকল্পিত এবং কম্বল কেনার বিপরীতে যেখানে আপনি কোন আইটেমগুলি আগে থেকে প্রয়োজন তা তালিকা করতে পারেন, এই বিবরণগুলি অবশ্যই একটি CPO-এর অধীনে করা যেকোনো ব্যবস্থা থেকে বাদ দেওয়া উচিত।
এখানে, এই চুক্তিতে উত্থাপিত ভবিষ্যত PO-এর আশেপাশে আইনি শর্তাবলী এবং শর্তাবলী উভয় পক্ষের দ্বারা নিশ্চিত করা হয়েছে। কিছু চুক্তি তাদের বৈধতার জন্য সময় সীমা নির্ধারণ করেছে যখন অন্যরা ক্রেতা এবং সরবরাহকারীর মধ্যে অন্যথায় অবহিত না হওয়া পর্যন্ত অনির্দিষ্টকালের জন্য কার্যকর থাকবে। CPO অন্তর্ভুক্ত:
আলোচনা করা হয়েছে এবং শর্তাবলী নিশ্চিত করা হয়েছে, যা পরবর্তী ক্রয় আদেশ তৈরিতে সহায়তা করে
এই চারটি প্রধান ধরনের ক্রয় অর্ডার ব্যবসার দ্বারা প্রতিদিন ব্যবহৃত হয়।
ব্যবসায় প্রতিটি ধরনের ক্রয় অর্ডার কীভাবে এবং কখন ব্যবহার করা হয় তা শেখা গুরুত্বপূর্ণ। এই জ্ঞান ব্যবহার করা একটি কোম্পানিকে সরবরাহকারীদের সাথে ভাল সম্পর্ক গড়ে তুলতে সাহায্য করে, অনিবার্যভাবে তাদের ভবিষ্যতের সাফল্যকে প্রভাবিত করে।
ZapInventory হল নিখুঁত প্ল্যাটফর্ম যা আপনাকে যেকোনো জায়গা থেকে আপনার ব্যবসা চালাতে সাহায্য করবে। ক্রয় অর্ডার, অর্ডার ম্যানেজমেন্ট, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট এবং অন্যান্য বিভিন্ন টুলের মতো বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে Zaperp বিশ্বব্যাপী উদ্যোক্তাদের তাদের অর্ডারগুলিকে চলতে চলতে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে সক্ষম করে। আজই দেখুন!