সকলেই জানেন যে ব্যবসায়িক মিটিংগুলির জন্য ভালভাবে প্রস্তুত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। অংশগ্রহণকারীদের আলোচ্যসূচির বিষয়গুলির সাথে নিজেদের পরিচিত করার আশা করা হয় যাতে তারা আলোচনায় অংশ নিতে পারে। যাইহোক, সম্পূর্ণরূপে প্রস্তুত হওয়ার জন্য, এমন কিছু জিনিস রয়েছে যা আপনার সাথে আনতে ভুলবেন না।
আপনি একটি হ্যান্ডবুকে এই মিটিংয়ের প্রয়োজনীয়তার একটি তালিকা পাবেন না। আপনার প্রকৃতপক্ষে তাদের প্রয়োজন না হওয়া পর্যন্ত এগুলি গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে হতে পারে না, তবে এই আইটেমগুলির কোনওটিকেই উপেক্ষা করা উচিত নয়। আপনি যদি সহকর্মী, বস বা সম্ভাব্য ব্যবসায়িক অংশীদারের উপর একটি ভাল ধারণা তৈরি করতে চান তবে এগুলি বাধ্যতামূলক সরঞ্জাম। নিম্নলিখিতটি হল আটটি জিনিসের একটি তালিকা যা আপনাকে মিটিংয়ে যোগ দেওয়ার সময় কখনই ছেড়ে দেওয়া উচিত নয়৷
আপনি একটি দুর্দান্ত স্মৃতি থাকার জন্য নিজেকে গর্বিত করতে পারেন, তবে মিটিং চলাকালীন গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি লিখে রাখলে আপনাকে সেগুলিকে পরে উল্লেখ করার একটি সহজ উপায় দেবে। এমনকি একটি মিটিং রেকর্ড করা হলেও, প্লেব্যাক শোনার চেয়ে আপনি যে ডেটা খুঁজছেন তা খুঁজে পেতে একটি নোটবুকের মাধ্যমে ফ্লিপ করা প্রায়শই আরও দ্রুত। একটি নোটবুকের পাশাপাশি কমপক্ষে দুটি কলম আনতে হবে। আপনার একাধিক প্রয়োজন হবে কারণ আপনি কখনই নিশ্চিত হতে পারবেন না যে কখন একটি কলমের কালি ফুরিয়ে যাবে। আপনি যদি অন্য কারো কাছ থেকে একটি ধার করতে হয়, আপনি অপ্রস্তুত দেখাবেন.
আপনি যদি একটি প্রতিবেদন উপস্থাপন করার পরিকল্পনা করছেন, তবে প্রত্যেকের জন্য পর্যাপ্ত অনুলিপি আনতে ভুলবেন না। এইভাবে অন্যান্য অংশগ্রহণকারীরা আপনার কথা বলার সাথে সাথে অনুসরণ করতে সক্ষম হবে। আপনি যদি একটি পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন তৈরি করে থাকেন, তাহলে কী স্লাইডের প্রিন্টআউট তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন। অংশগ্রহণকারীরা যদি আপনি তাদের একটি ভিজ্যুয়াল সহায়তা দেন তবে আপনি কী বলতে চান তা আরও ভালভাবে বুঝতে পারবেন। যদি তাদের দীর্ঘ নোট নেওয়ার প্রয়োজন না হয় তবে তারা এটির প্রশংসা করবে৷
ডিজিটাল যুগে এটি পুরানো দিনের মতো শোনাতে পারে, তবে মিটিংয়ে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার জন্য বিজনেস কার্ড পাস করা একটি দুর্দান্ত উপায়। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার পরিচিতিগুলির পরে আপনার কাছে পৌঁছানোর একটি উপায় থাকবে। তাদের আপনার ফোন নম্বর খুঁজতে হবে না। আপনি যদি আপনার অফিস নম্বর এবং আপনার ইমেল ঠিকানা সহ আপনার ব্যক্তিগত মোবাইল ফোন নম্বর অন্তর্ভুক্ত করেন, তাহলে আপনি একটি বার্তা পাঠাবেন যে আপনি উপলব্ধ এবং যোগাযোগ করতে আগ্রহী৷
কাগজপত্রের আর্মলোড বহন করার পরিবর্তে, আপনি আপনার উপস্থাপনার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত ব্যাকআপ উপাদান একটি ল্যাপটপে লোড করতে পারেন। যদি কারও কাছে এমন প্রশ্ন থাকে যে আপনি আপনার মাথার উপরে থেকে উত্তর দিতে পারবেন না, আপনি আপনার নথির ফাইলগুলির সাথে পরামর্শ করতে পারেন বা অনলাইনে তথ্যের জন্য দ্রুত অনুসন্ধান করতে পারেন। আপনি যদি একটি স্মার্টফোন নিয়ে আসেন, আপনি প্রস্তুত থাকবেন যখন কেউ পাঠ্যের মাধ্যমে তথ্য পাঠাতে বা গ্রহণ করতে চায়।
উপস্থাপনার মাঝখানে আপনার গলা শুকিয়ে গেলে মিটিংয়ে জল আনা গুরুত্বপূর্ণ। অধিকাংশ মিটিং অংশগ্রহণকারীদের জন্য জল প্রদান. আপনি যদি হোস্ট হন তবে নিশ্চিত করুন যে প্রত্যেকের জন্য প্রচুর আছে। যাইহোক, আপনি যদি অপরিচিত টার্ফে মিলিত হন, তাহলে সুযোগ নেবেন না। আপনার নিজের জলের বোতল আনুন, ঠিক ক্ষেত্রে. একটি প্রয়োজন এবং না থাকার চেয়ে একটি থাকা এবং না থাকা ভাল৷
আপনি যদি খুব কমই কাশিতে আক্রান্ত হন, তাহলে আপনি কাশির ফোঁটা রেখে যেতে প্রলুব্ধ হতে পারেন। যাইহোক, কাশি না করার জন্য লড়াই করার সময় নিজেকে বোঝানোর চেষ্টা করার চেয়ে আরও খারাপ কিছু জিনিস রয়েছে। কাশির সময় কাউকে কথা বলার চেষ্টা করা প্রায় বেদনাদায়ক। কাশির ড্রপগুলি ছোট প্যাকেটে আসে যা বহন করা সহজ। তাই আপনার পছন্দের স্বাদ বেছে নিন এবং কিছু আপনার সাথে নিয়ে আসুন।
ব্যবসায়িক মিটিংয়ে আপনি যাদের সাথে দেখা করেন তাদের সাথে হ্যান্ডশেক করা গুরুত্বপূর্ণ, তবে হ্যান্ডশেকের মাধ্যমে আপনি যে জীবাণুগুলি ধরতে পারেন সে সম্পর্কে সতর্ক থাকুন, বিশেষ করে ঠান্ডা-এবং-ফ্লু মৌসুমে। আপনি সুস্থ থাকবেন তা নিশ্চিত করতে, হ্যান্ড স্যানিটাইজারের একটি ছোট পাত্র সঙ্গে আনুন। শুধু নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার হাত পরিষ্কার করার জন্য মিটিং শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। অন্যথায় আপনি আপনার সহকর্মীদের বিরক্ত করতে পারেন।
একটি মিটিংয়ে আপনার সাথে কিছু টিস্যু নিয়ে আসা সর্বদা একটি ভাল ধারণা। আপনার যদি সামান্য ছিটকে পড়ে, তাহলে কাগজের তোয়ালে খোঁজার জন্য ঘরের বাইরে না গিয়েই তারা দ্রুত জগাখিচুড়ি পরিষ্কার করার জন্য সুবিধাজনক। আপনার যদি কাশি বা হাঁচির প্রয়োজন হয়, আপনি যদি টিস্যু ব্যবহার করেন তবে এটি অনেক কম বিশ্রী। যদি অন্য মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীর একটি টিস্যুর প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি উদ্ধারে এসে একটি ভাল ধারণা তৈরি করতে পারেন।
পেশাদার মিটিংয়ের জন্য আপনি এই তালিকায় কী যোগ করবেন? নীচের মন্তব্যে বা আমাদের ফেসবুক পেজে আমাদের সাথে শেয়ার করুন৷
৷