একবার করের মৌসুম শেষ হয়ে গেলে এবং শেষ হয়ে গেলে, আপনি আপনার W2s, 1099s এবং অন্যান্য ট্যাক্স-সম্পর্কিত নথিগুলি নিষ্পত্তি করতে প্রলুব্ধ হতে পারেন। সব শেষে, বসন্ত পরিষ্কার করা প্রায় আমাদের উপর।

এত দ্রুত নয়। আপনি কাগজের সেই স্তুপটি ফেলে দেওয়ার আগে, আপনাকে আরও বেশি সময় ধরে রেকর্ডগুলি ধরে রাখতে হবে। প্রকৃতপক্ষে, নির্দিষ্ট নথিগুলি কতক্ষণ রাখতে হবে সে সম্পর্কে আইআরএস-এর নির্দিষ্ট নির্দেশিকা রয়েছে। কোন দস্তাবেজগুলি ফাইল করতে হবে, কাগজের সংস্করণগুলিকে ডিজিটাইজ করার জন্য সুপারিশগুলি (এছাড়া কিছু ট্যাক্স সফ্টওয়্যার যা আপনার জন্য কাজ করবে) এবং কীভাবে ট্যাক্স নথিগুলি সঠিকভাবে নিষ্পত্তি করতে হবে তা শিখতে পড়ুন৷

কোন নথিপত্র ফাইল করতে হবে—এবং কতক্ষণের জন্য?

আইআরএস অনুসারে, আপনাকে কতক্ষণ কিছু ধরে রাখতে হবে তা সেই নথির বিবরণের উপর নির্ভর করে। এটি আপনার আয়ের প্রমাণ দেখাতে পারে বা আপনি ক্রেডিট বা কর্তনের জন্য যোগ্য এই সত্যটিকে সমর্থন করতে পারে।

বেশিরভাগ অংশের জন্য, আপনার একটি নথিতে থাকা উচিত যতক্ষণ না আপনি আপনার রিটার্নে পরিবর্তন করতে পারেন বা ফেরত বা ক্রেডিট দাবি করতে পারেন। আপনার অতিরিক্ত ট্যাক্স ধার্য কিনা তা আইআরএস-কে বের করতে হবে সেই উইন্ডোটির ক্ষেত্রেও একই কথা।

আপনি যদি একটি নথি ধরে না রাখেন তবে এটি আপনাকে পরে কামড় দিতে পারে যদি আপনাকে একটি সংশোধিত রিটার্ন ফাইল করতে হবে। এখানে আপনার ট্যাক্স নথি কতক্ষণ রাখা উচিত:

• 3 বছর: সাধারণত, আপনার তিন বছরের জন্য আপনার ট্যাক্স নথিগুলি ধরে রাখা উচিত। আপনার দায়ের করা তারিখের উপর ভিত্তি করে এটি গণনা করুন। আপনি যদি ক্রেডিট বা রিফান্ড দাবি করেন, তাহলে আপনাকে সেগুলিকে শুধুমাত্র দুই বছরের জন্য রাখতে হবে - যেটি পরে। "করদাতাদের মনে রাখা উচিত যে পরবর্তী বছরে রিটার্ন দাখিল করা হবে," হেলেনা সুইটার, একজন CPA এবং ইলিনয়, শিকাগোতে SweeterCPA-এর প্রতিষ্ঠাতাকে নির্দেশ করে। , 2021—মহামারী-বর্ধিত সময়সীমা," Swyter বলেছেন৷ "এই নথিগুলি তারপর 2024 পর্যন্ত রাখা উচিত - রিটার্ন দাখিল করার তিন বছর পর৷"

• 4 বছর: কর্মসংস্থান করের সাথে সম্পর্কিত যে কোনও রেকর্ড কমপক্ষে চার বছরের জন্য রাখা উচিত। W-2s, 1099-Ks, এবং 1099-NECs চিন্তা করুন।

• 6 বছর: আপনি কি নিজেকে এমন পরিস্থিতিতে খুঁজে পান যেখানে আপনি আয়ের প্রতিবেদন করছেন না যা আপনার উচিত রিপোর্ট, এবং যে আয় আপনার মোট আয়ের 25% এর বেশি, আইআরএস ছয় বছরের জন্য সম্পর্কিত নথিগুলি ধরে রাখার পরামর্শ দেয়।

• 7 বছর: আপনি যদি মূল্যহীন সিকিউরিটিজ বা খারাপ ঋণ কাটছাঁট থেকে ক্ষতির জন্য একটি দাবি দায়ের করেন, আপনি ট্যাক্স বিল পরিশোধ করার বা আপনার রিটার্ন দাখিল করার তারিখ থেকে সাত বছরের জন্য সেই রেকর্ডগুলি ধরে রাখুন।

• অনির্দিষ্টকালের জন্য: আপনি যদি ট্যাক্স রিটার্ন দাখিল না করেন, বা আপনি যদি একটি প্রতারণামূলক রিটার্ন দাখিল করেন, তাহলে আপনাকে আপনার ট্যাক্স নথিগুলি একটি অনির্দিষ্ট সময়ের জন্য ধরে রাখতে হবে। অতিরিক্তভাবে, যদি ট্যাক্স নথিগুলি আপনার সম্পত্তির সাথে সংযুক্ত থাকে, যেমন রিয়েল এস্টেট হোল্ডিং বা ভার্চুয়াল মুদ্রা, তাহলে সীমাবদ্ধতার সময়সীমা শেষ না হওয়া পর্যন্ত আপনাকে সেগুলি রাখতে হবে। এটি সেই বছরের জন্য হবে যেখানে আপনি সম্পত্তির নিষ্পত্তি করবেন। এটা কেন? ঠিক আছে, আপনার বিক্রয়ের সময় লাভ বা ক্ষতি নির্ণয় করার জন্য যেকোন অবক্ষয়, কর্তন, অবমূল্যায়ন বা পরিশোধ নির্ধারণের জন্য আপনার তাদের প্রয়োজন হবে।

তুমি সেই সমস্ত কাগজের বিশৃঙ্খলার সাথে কি করবে?

আমাদের দিন এবং যুগে, আপনার কর সংক্রান্ত নথিগুলির ডিজিটাল সংস্করণ তৈরি না করার কোনও কারণ নেই৷ কাগজ স্থান নেয়, সময়ের সাথে বিবর্ণ হয় এবং বিবর্ণতা সাপেক্ষে। আর এক গ্লাস ছিটকে যাওয়া পানি আপনাকে সমস্যায় ফেলতে পারে। সর্বোপরি, আপনি একবার ভৌত সংস্করণটি ডিজিটাইজ করলে, কাগজের অনুলিপিগুলি ফেলে দেওয়া নিরাপদ।

শুরু করতে, আপনাকে সংগঠিত থাকতে সাহায্য করার জন্য একটি ট্যাক্স সফ্টওয়্যার চয়ন করুন৷৷ যদিও ডিজিটাইজ করার জন্য সমন্বিত প্রচেষ্টার প্রয়োজন, সেখানে কিছু ট্যাক্স সফ্টওয়্যার প্ল্যাটফর্ম রয়েছে যা আপনাকে নিরাপদে ডিজিটাল সংস্করণ সংরক্ষণ করতে সাহায্য করতে পারে:

• TurboTax-এর অর্থপ্রদত্ত সংস্করণ—Deluxe, Premier, Self-Employed, TurboTax Live এবং TurboTax Live Full Service-এর মধ্যে My Docs, এমন একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে যেখানে আপনি নিরাপদে নথি আপলোড করতে পারেন৷ এটি আপনার ফাইলে থাকা সাত বছর পর্যন্ত আগের ট্যাক্স রিটার্ন সংরক্ষণ করবে। এছাড়াও, TurboTax-এর বিনামূল্যের মোবাইল অ্যাপ আপনাকে রসিদ এবং ট্যাক্স ফর্মের ছবি তুলতে সক্ষম করে, যা আপলোড করা এবং নিরাপদে সংরক্ষণ করা হয়।

• অনলাইনে H&R ব্লকের মাধ্যমে আপনার ট্যাক্স ফাইল করুন এবং এটি আপনার ট্যাক্স রিটার্ন ছয় বছরের জন্য সংরক্ষণ করবে। এর ট্যাক্স প্রিপ এবং ফাইল অ্যাপের মাধ্যমে, আপনি আপনার ফোন দিয়ে আপনার W-2 বা অন্যান্য ট্যাক্স ডকুমেন্টের একটি ছবি তুলতে পারেন। সেখান থেকে, H&R ব্লক একটি নিরাপদ লিঙ্ক পাঠাবে। মাইব্লক অ্যাপটি আপনাকে সারা বছর রসিদ, দান এবং অন্যান্য ট্যাক্স-সম্পর্কিত নথি আপলোড করার অনুমতি দেয়।

• TaxAct আপনার ট্যাক্স রিটার্ন সংরক্ষণ করবে, যা আপনি পরবর্তী তারিখে সংরক্ষণাগার বা মুদ্রণ করতে পারেন। TaxAct-এর বিনামূল্যের মোবাইল অ্যাপ ট্যাক্স রিটার্নের ডিজিটাল কপি সংগঠিত ও সংরক্ষণ করতে পারে। ট্যাক্সের সময় এসো, অ্যাপে আপনার ডকুমেন্টগুলো আটকে থাকবে।

অতিরিক্তভাবে, যদি আপনার খরচের হিসাব রাখতে হয়, এক্সপেনসিফাই, শুবক্সড, এক্সপেনস আইকিউ, এবং মাইল আইকিউ-এর মতো অ্যাপগুলি আপনাকে ফটো তুলতে এবং একটি অ্যাকাউন্টে আপলোড করতে সক্ষম করে।

আপনি একবার আপনার রেকর্ডগুলি ডিজিটাইজ করে ফেললে, এই আর্থিক নথিগুলিকে নিরাপদে রাখুন৷৷ অবশ্যই, ট্যাক্স নথি সংরক্ষণ করার সময় যথাযথ নিরাপত্তা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, আকিভা এলিস, একজন প্রত্যয়িত পাবলিক অ্যাকাউন্ট্যান্ট, প্রত্যয়িত আর্থিক পরিকল্পনাকারী এবং ব্যালেন্টাইন পার্টনারদের আর্থিক শিক্ষা বিশেষজ্ঞ উল্লেখ করেছেন। আপনার যদি কোনো হার্ড ড্রাইভ বা ব্যক্তিগত ডিভাইসে ফাইল সংরক্ষণ করা থাকে, তবে নিশ্চিত করুন যে সেগুলি এনক্রিপ্ট করা আছে। শক্তিশালী পাসওয়ার্ড সুরক্ষা প্রতিরক্ষার আরেকটি স্তর হিসাবে কাজ করে। "যত বেশি অক্ষর এবং অক্ষরগুলির বৃহত্তর বৈচিত্র্য ব্যবহার করা হয়, তত ভাল," এলিস বলেছেন।

ক্লাউড-ভিত্তিক প্ল্যাটফর্মে সংবেদনশীল ডেটা এবং নথি আপলোড করলে, প্ল্যাটফর্মটি শক্তিশালী নিরাপত্তা অনুশীলন নিযুক্ত করে তা নিশ্চিত করতে আপনার অংশটি করুন। দ্বি-ফ্যাক্টর প্রমাণীকরণের মতো সতর্কতার জন্য দেখুন।

আপনি যদি ফিজিক্যাল কপিগুলো ধরে রাখতে পছন্দ করেন, এলিস কোনো সংবেদনশীল কাগজের নথিকে একটি নিরাপদ, নিরাপদ জায়গায় সংরক্ষণ করার পরামর্শ দেন যা সহজে অ্যাক্সেস করা যায় না। "আপনি সুরক্ষার একটি অতিরিক্ত স্তর হিসাবে একটি অগ্নিরোধী নিরাপদ ব্যবহার করতেও বেছে নিতে পারেন," এলিস বলেছেন।

অবশেষে, একটি ফাইল নামকরণ সিস্টেম তৈরি করুন৷৷ যেকোন রেকর্ডকিপিং সিস্টেমের মতো, ডিজিটাল রেকর্ডগুলি কেবলমাত্র উপযোগী কারণ আপনি যখন প্রয়োজন তখন আপনার প্রয়োজনীয় নথিতে অ্যাক্সেস করতে পারেন, সুইটার উল্লেখ করেছেন। পরিবর্তে, সংশ্লিষ্ট তারিখ সহ ফাইলের নাম তৈরি করুন। এছাড়াও, বিভিন্ন বছরের জন্য আলাদা ফোল্ডার এবং এমনকি বিভিন্ন বিভাগ রয়েছে৷ "কর্তৃপক্ষের দ্বারা অনুরোধ করা হলে এটি একই কর বছরের নথিগুলিকে একসাথে রাখতে সহায়তা করবে," সুইটার বলেছেন।

আপনি কিভাবে আপনার নথি নিরাপদে নিষ্পত্তি করবেন?

ডিজিটাল কপি তৈরির সৌন্দর্য হল যে আপনাকে শারীরিক সংস্করণ ধরে রাখতে হবে না। "যেকোনো রেকর্ড—ফর্ম W-2, 1099, ইত্যাদি— যতক্ষণ পর্যন্ত প্রয়োজন অনুযায়ী পুনরুত্পাদন করা যায় এবং ট্যাক্স কর্তৃপক্ষের দ্বারা অনুরোধ করা যায় ততক্ষণ ডিজিটালভাবে রাখা যেতে পারে," Swyter বলেছেন৷ "অন্য কথায়, যদি আপনার কাছে আপনার বার্ষিক সুদের আয় দেখানো আপনার 1099-INT-এর একটি ইলেকট্রনিক কপি থাকে যা আপনি অন্যথায় প্রিন্ট আউট করতে পারেন এবং প্রয়োজনে IRS-এ প্রেরণ করতে পারেন, তাহলে আপনার আর ব্যাঙ্ক যে ফিজিক্যাল কপি পাঠিয়েছে তার প্রয়োজন নেই। মেইল."

সংবেদনশীল শারীরিক নথিগুলি থেকে পরিত্রাণ পাওয়ার সময়, সেগুলিকে টুকরো টুকরো করা ভাল যাতে কেউ যদি সেগুলি খুঁজে পায় তবে সেগুলিকে একত্রিত করা কঠিন, এলিস সুপারিশ করেন। পর্যালোচনায়, আমরা পরীক্ষায় সেরা কাগজের শ্রেডারের একটি সংখ্যা রেখেছি। ট্রু রেড মাইক্রো-কাট পাঁচ মিনিটের জন্য ননস্টপ অ্যাক্টিভিটি পরিচালনা করে এবং অবিলম্বে একবারে 12টি শীট গ্রহণ করে, স্ট্যাপল এবং পেপার ক্লিপ উল্লেখ না করে।

"ডিজিটাল ফাইলের নিষ্পত্তি করার সময়, আপনার সিস্টেমে ফাইলের ব্যাকআপ কপিগুলি সংরক্ষণ করা থাকতে পারে এমন কোনও অবস্থান পরিষ্কার করতে ভুলবেন না," এলিস যোগ করেন।

আপনি এটিও মনে রাখতে চাইবেন যে নির্দিষ্ট ট্যাক্স নথিগুলি আপনার জীবনের অন্যান্য ক্ষেত্রে ক্রস-ওভার করে এবং আপনাকে অন্যান্য উদ্দেশ্যে সেগুলি ধরে রাখতে হবে, সুইটার বলেছেন। "উদাহরণস্বরূপ, একজন ব্যবসায়িক বীমা প্রদানকারী নির্দিষ্ট কর্মসংস্থান ট্যাক্স রেকর্ড চাইতে পারে," তিনি ব্যাখ্যা করেন। "নিষ্পত্তির আগে সেই প্রাসঙ্গিক ধরে রাখার নির্দেশিকাগুলি পরীক্ষা করতে ভুলবেন না।"