সাইবার নিরাপত্তা ঝুঁকি সর্বকালের সর্বোচ্চ পর্যায়ে রয়েছে। ফিশিং, ম্যালওয়্যার, পাসওয়ার্ড আক্রমণ এবং অন্যান্য স্কিমের যুগে, সংবেদনশীল ক্লায়েন্ট ডেটা আগের চেয়ে বেশি ঝুঁকিতে রয়েছে৷ পেশাদাররা যারা নিয়মিতভাবে ব্যক্তিগতভাবে শনাক্তকরণযোগ্য তথ্য নিয়ে কাজ করেন তাদের সেই ডেটা রক্ষার বিষয়ে পরিশ্রমী হতে হবে এবং ট্যাক্স প্রস্তুতকারীরা অবশ্যই এর ব্যতিক্রম নয়। IRS সম্প্রতি ট্যাক্স প্রস্তুতকারীদের অফিস থেকে আপস করা ডেটা ব্যবহার করে করদাতাদের রিফান্ড চুরি করার জন্য ডিজাইন করা একটি বিস্তৃত নতুন কেলেঙ্কারির আলোকে তাদের নিরাপত্তা ব্যবস্থা বাড়ানোর জন্য একটি সতর্কতা জারি করেছে।
সাধারণ মানবিক ত্রুটি থেকে শুরু করে অসুরক্ষিত সফ্টওয়্যার সিস্টেমগুলি থেকে অপর্যাপ্ত ধারণ নীতি পর্যন্ত, এমন অনেক উপায় রয়েছে যা আপনি না বুঝেও ট্যাক্স নথিগুলিকে ঝুঁকির মধ্যে ফেলতে পারেন৷ নিম্নলিখিত চারটি সাধারণ ঝুঁকির ক্ষেত্র এবং কীভাবে সেগুলি এড়ানো যায়।
ইলেকট্রনিকভাবে নথি বিনিময় করার ক্ষমতা আমাদের ব্যবসার পদ্ধতিতে বৈপ্লবিক পরিবর্তন এনেছে, কিন্তু সঠিক সতর্কতা অবলম্বন না করা হলে এটি সম্ভাব্য জালিয়াতি এবং নিরাপত্তা লঙ্ঘনের দরজাও খুলে দেয়। অসুরক্ষিত, এনক্রিপ্ট করা ইমেল ব্যবহার করে ট্যাক্স নথি পাঠানো এবং গ্রহণ করা তাদের স্ক্যামারদের জন্য একটি সহজ লক্ষ্য করে তোলে যারা ইমেলগুলিকে আটকায়, ইমেল ঠিকানাগুলি ফাঁকি দেয় এবং অরক্ষিত ডেটা চুরি করে। এই ইমেল প্রোগ্রামগুলি নথির আকারের উপর সীমাবদ্ধতাও রাখতে পারে, যার ফলে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বাউন্স হতে পারে, হারিয়ে যেতে পারে বা ভুল জায়গায় যেতে পারে৷
ইমেলের আরও নিরাপদ বিকল্প হিসাবে, ফার্মগুলিকে ট্যাক্স নথি প্রদান এবং বিনিময়ের জন্য পোর্টাল ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করা উচিত। পোর্টালগুলি শুধুমাত্র স্থানান্তর এবং স্টোরেজের সময় গুরুত্বপূর্ণ এনক্রিপশন প্রদান করে না, তারা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট অনুমোদিত ব্যক্তিদের অ্যাক্সেস সীমিত করে। উপরন্তু, নথি সহযোগিতার জন্য একটি সংগঠিত কাঠামো থাকলে আপনি উপকৃত হবেন, কারণ পোর্টালগুলি উইন্ডোজ-বান্ধব ফাইলিং কাঠামো সমর্থন করে৷
আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সমাধানগুলিও তদন্ত করা উচিত যা এনক্রিপ্ট করা ইমেল সিস্টেম অফার করে। এই সমাধানগুলি আপনাকে এমন লিঙ্কগুলি ব্যবহার করে বার্তা এবং নথি পাঠাতে দেয় যা ডাউনলোড করা বা আপলোড করা ডেটা এনক্রিপ্ট করে, এটিকে হ্যাকারদের হাত থেকে রক্ষা করে৷
আমরা সবাই মানুষ। ট্যাক্স সিজন তার সাথে দীর্ঘ ঘন্টা এবং কাজের পাহাড় নিয়ে আসে। এমনকি সবচেয়ে দক্ষ, পরিশ্রমী CPA ভুল করতে বাধ্য। দুর্ভাগ্যবশত, যখন ট্যাক্স সংক্রান্ত তথ্যের মতো সংবেদনশীল কিছু আসে, তখন একটি আপাতদৃষ্টিতে নিরীহ ত্রুটির বড় পরিণতি হতে পারে৷
যদি ট্যাক্স ডকুমেন্টগুলি ভুলবশত মুছে ফেলা হয় বা তাদের সঠিক জায়গা থেকে সরানো হয়, তবে এটি আপনার উত্পাদনশীলতাকে মারাত্মকভাবে প্রভাবিত করতে পারে এবং সময়মতো ফাইলিং ঝুঁকিতে ফেলতে পারে। ডকুমেন্টের ভুল নামকরণের ক্ষেত্রেও এটি সত্য - আপনি যখন সেগুলি অনুসন্ধান করতে বা পুনরায় পাঠানোর সময় হারাবেন তা ফাইল করার প্রক্রিয়াকে বিপন্ন করতে পারে৷
সঠিক প্রযুক্তির সমাধানগুলি এই ত্রুটিগুলি দূর করার দিকে দীর্ঘ পথ যেতে পারে। আপনার সফ্টওয়্যারটি আপনার নথিগুলিকে চিনতে হবে এবং দুর্ঘটনাজনিত মুছে ফেলা রোধ করতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেগুলি ফাইল করবে৷ এটি সম্পূর্ণ নথি অনুসন্ধানযোগ্যতা অফার করবে, যাতে আপনি আপনার নথির সম্পূর্ণ বিষয়বস্তু অনুসন্ধান করতে পারেন এবং শুধুমাত্র তাদের শিরোনাম নয়। অবশেষে, এটি আপনাকে মুছে ফেলা নথিগুলি সহজেই পুনরুদ্ধার করার ক্ষমতা দিতে হবে। কেউ আপনার ক্লায়েন্টকে ডেটা পুনরায় পাঠাতে বলার জন্য বিব্রত হতে চায় না৷
৷নথিগুলি চূড়ান্ত হওয়ার আগে একাধিক সংশোধনের মধ্য দিয়ে যাওয়া সাধারণ। সমস্যা দেখা দেয়, তবে, যখন লোকেরা ভুলভাবে একই নথির বিভিন্ন সংস্করণ বন্ধ করে দেয়। এটি ঘটতে পারে যখন একই ফাইলের একাধিক কপি থাকে বা যখন একাধিক ব্যক্তি একই সময়ে একই অনুমতি সহ একটি নথি অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হয়। এটি শুধুমাত্র ত্রুটির ঝুঁকি তৈরি করে না, এটি আপনার উত্পাদনশীলতাকে বাধাগ্রস্ত করতে পারে এবং অপ্রয়োজনীয় বিভ্রান্তি তৈরি করতে পারে৷
এই অপ্রয়োজনীয় ত্রুটিগুলি একটি সফ্টওয়্যার সমাধান ব্যবহার করে প্রতিরোধ করা যেতে পারে যা আপনাকে আপনার নথির বিভিন্ন সংস্করণের উপর নিয়ন্ত্রণ দেয়, যাতে আপনি সেগুলিকে এমনভাবে পরিচালনা করতে পারেন যা নিশ্চিত করে যে প্রত্যেকে সর্বদা সর্বাধিক বর্তমান এবং নির্ভুল সংস্করণে কাজ করছে, যা করার ক্ষমতা বজায় রেখে অনুপযুক্ত পরিবর্তন করা হলে পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি অ্যাক্সেস করুন৷
যদিও একাধিক লোককে আপনার নথিগুলি অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ, সেখানে একটি আনুষ্ঠানিক চেক-ইন এবং চেক-আউট ফাংশন থাকা উচিত যা শুধুমাত্র একজন ব্যক্তিকে যে কোনো সময়ে একটি নথিতে কাজ করতে দেয়। অন্য সকলের শুধুমাত্র-পঠন অ্যাক্সেস থাকা উচিত, যাতে লোকেরা একই সাথে প্রতিযোগিতামূলক সম্পাদনাগুলিতে প্রবেশ না করে।
যদিও নথিগুলি প্রস্তুত করার সময় ত্রুটিগুলি এড়ানো এবং নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য যথাযথভাবে অনেক মনোযোগ দেওয়া হয়, ডকুমেন্টগুলি চূড়ান্ত হয়ে গেলে এবং ট্যাক্স সিজন শেষ হয়ে গেলে উদ্বেগগুলি শেষ হয় না৷
ট্যাক্স নথি বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ. নথিগুলিকে এমনভাবে সংরক্ষণ করতে হবে যাতে সেগুলি পরিবর্তন করা না যায় এবং সহজেই অনুসন্ধান করা যায়। গুরুত্বপূর্ণ ডেটা সনাক্ত করতে বিলম্ব প্রকৃত ঝুঁকি তৈরি করতে পারে। প্রযুক্তির দ্বারা প্রয়োগকৃত কনভেনশন এবং ফাইল স্টোরেজ অবস্থানের নামকরণের জন্য একটি দৃঢ়-বিস্তৃত মান থাকা দরকার, অন্যথায় ডেটা হারিয়ে যাবে। নামকরণকে স্বতন্ত্র পছন্দের উপর ছেড়ে দেওয়া ত্রুটির জন্য জায়গা দেয়, যার ফলে ফাইলগুলি সনাক্ত করা কঠিন বা অসম্ভব।
মনে রাখবেন যে সফ্টওয়্যার পরিবর্তন এবং লাইসেন্স সব সময় মেয়াদ শেষ হয়. আপনার নথিগুলিকে এমন একটি বিন্যাসে উপস্থিত থাকতে হবে যাতে আপনি অ্যাক্সেস করতে পারেন আপনার বর্তমানে যে সফ্টওয়্যারটিই থাকুক না কেন৷
৷আপনার ফার্মের একটি আনুষ্ঠানিক নথি ধারণ নীতি থাকা উচিত যা ক্লায়েন্ট ফাইলগুলি কতক্ষণ সংরক্ষণ করা হবে এবং কখন সেগুলি মুছে ফেলা উচিত তা রূপরেখা দেয়। প্রযুক্তি সেই নীতিকে শক্তিশালী করে, হয় স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপযুক্ত সময়ে ফাইল মুছে দেয় বা স্টাফ সদস্যদের সতর্ক করে। অনুরোধ করা হলে আপনি একটি উপযুক্ত সময়ের জন্য অতীত ফাইলিং সহ একটি ক্লায়েন্টকে প্রদান করতে সক্ষম হতে চান। যাইহোক, আপনি আপনার আইটি সিস্টেমকে টেরাবাইট অপ্রয়োজনীয় ডেটা এবং স্টোরেজের জন্য অপ্রয়োজনীয় খরচ বহন করা থেকে আপনার ফার্মকে রক্ষা করতে চান৷
এটাও মনে রাখবেন যে আজকের বিচার-বিবেচনাপূর্ণ বিশ্বে, যে কোনো ফার্ম নিজেকে আদালতে নথি উপস্থাপন করতে পারে। আপনি যদি একটি পরিষ্কার এবং উপযুক্ত ধারণ নীতির দিকে নির্দেশ করতে পারেন এবং দেখাতে পারেন যে এটি প্রয়োগ করার জন্য আপনার কাছে একটি সিস্টেম রয়েছে, আপনার পেশাদার রায় বা আপনি আপনার নথিগুলি সঠিকভাবে পরিচালনা এবং সংরক্ষণাগার করেছেন কিনা তা নিয়ে খুব কমই প্রশ্ন করা হবে৷
আমরা এমন একটি সময়ে বাস করি যখন সাইবার নিরাপত্তা লঙ্ঘন কর প্রস্তুতকারীদের জন্য সত্যিকারের হুমকি হয়ে দাঁড়ায় তা এড়িয়ে যাওয়ার কিছু নেই। ভাল খবর, যদিও, ট্যাক্স নথি সম্পর্কিত সবচেয়ে সাধারণ সম্ভাব্য ঝুঁকি অনেক এড়ানো যায়. সফ্টওয়্যার সমাধানগুলি বাস্তবায়ন করে যা আপনাকে নিরাপদ ওয়ার্কফ্লো এবং নথি সঞ্চয়স্থান দেয়, আপনি প্রতিদিনের অনেক ত্রুটি এবং সুরক্ষা দুর্বলতাগুলি সরিয়ে ফেলতে পারেন যা সংবেদনশীল ক্লায়েন্ট ট্যাক্স তথ্যকে ঝুঁকিতে ফেলে। সঠিক প্রযুক্তিতে সজ্জিত, ট্যাক্স প্রস্তুতকারীরা সহজে বিশ্রাম নিতে পারে, এটা জেনে যে তাদের ট্যাক্স ডকুমেন্ট নিরাপদ।
Doc-It 23-24 মে Accountex-এ প্রদর্শন করা হবে, স্ট্যান্ড 1032