FSO সংস্থাগুলির আর্থিক নিয়ন্ত্রণের জন্য একটি অনন্য চাহিদা রয়েছে কারণ:
● ক্লায়েন্টের পক্ষে একাধিক সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ এবং সমন্বয় করার জন্য একটি বর্ধিত সময় এবং প্রচেষ্টা। এর কারণ হল সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীরা দূরবর্তী, কিন্তু তবুও দৈনিক অনুমোদনের ক্রিয়াকলাপে জড়িত।
● ক্লায়েন্টদের সাথে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য ভাগ করা জবাবদিহিতার দাবি। এটি নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে তারা ক্লায়েন্টের পক্ষ থেকে সময়মতো অনুমোদন পেতে পারেনি এমন ক্ষেত্রে ভুল বা প্রতারণামূলক অর্থপ্রদানের জন্য তারা সম্পূর্ণরূপে দায়ী নয়৷
● নগদ প্রবাহের পূর্বাভাস এবং আর্থিক পরামর্শের মতো উচ্চ মূল্যের পরিষেবাগুলি সরবরাহ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য ব্যতিক্রমী ডেটার গুণমান - সমস্ত সঠিক কোডিং, সংশ্লিষ্ট PO-এর সাথে মিলিত বিল, সময়মত পর্যালোচনা করা এবং অনুমোদিত বিল - থাকা প্রয়োজন৷
Xero-এর সর্বশেষ ক্যাশ ফ্লো অ্যাপ অ্যাডভাইজরি প্লেবুক ডেটা অটোমেশনের গুরুত্ব তুলে ধরেছে। আধুনিক ক্লাউড প্রযুক্তি ব্যাপকভাবে গ্রহণ করা হয়েছে, এবং ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ এবং কাগজ-ভিত্তিক প্রক্রিয়াগুলি নির্মূল করা হয়েছে। ইনভয়েস জমা, অনুশীলন পরিচালনা, ক্লায়েন্ট পরিচালনা এবং অনুমোদন ব্যবস্থাপনার মতো কাজগুলি উপকৃত হয়েছে৷
ডেটা অটোমেশনের দিকে প্রথম পদক্ষেপ নিতে, আপনাকে অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির জন্য ডিজিটাল ডেটা ক্যাপচার এবং ক্লাউড ডেটা স্টোরেজ প্রবর্তন করতে হবে৷
একবার আপনার কাছে আপনার ডেটা ডিজিটাল ফর্মে থাকলে, আপনি ডেটা অটোমেশন প্রবর্তন শুরু করতে পারেন, যা মূলত ওয়ার্কফ্লো চালিত ডেটা বৈধতা এবং সিদ্ধান্ত নিয়ন্ত্রণের সাথে ডেটা ডিজিটাইজেশনের একটি এক্সটেনশন। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার অ্যাকাউন্টিং ডেটা সম্পূর্ণ, যাচাই করা এবং নিরীক্ষণযোগ্য৷
৷একটি Xero-ভিত্তিক বিল অটোমেশন অ্যাপ স্ট্যাক তৈরি করা
একটি Xero-ভিত্তিক বিল অটোমেশন অ্যাপ স্ট্যাক নিম্নলিখিতগুলি নিয়ে গঠিত:
● Xero ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং প্ল্যাটফর্ম হিসাবে। এটি ক্লাউড ডেটা স্টোরেজ, কেন্দ্রীভূত নথি ব্যবস্থাপনা এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য ব্যবহার করা উচিত।
● ডিজিটাল ডেটা ক্যাপচার টুল, যেমন রসিদ ব্যাঙ্ক, ডেটামোলিনো, অটোএন্ট্রি এবং হাবডক৷
● অনলাইন অনুমোদন কর্মপ্রবাহ অ্যাপ্লিকেশন, যেমন ApprovalMax। এটি Xero থেকে নেওয়া অনুমোদনের মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে বহু-স্তরযুক্ত এবং সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় অনুমোদনের কার্যপ্রবাহ স্থাপন করা উচিত - যেমন:সরবরাহকারী, GL কোড, পরিমাণ, ট্র্যাকিং বিভাগ, ইত্যাদি।
আর্থিক নিয়ন্ত্রণ প্রবর্তনের অনেকগুলি সুবিধা রয়েছে, যেমন:
● PO, বিল, ক্রেডিট নোট, ইত্যাদি সহ সমস্ত আর্থিক নথির জন্য একটি সুবিন্যস্ত ক্লায়েন্ট যোগাযোগ এবং শক্তিশালী অনুমোদন প্রক্রিয়া৷
● একাধিক দূরবর্তী বাজেট ধারক এবং ক্লায়েন্ট পক্ষের সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীদের জন্য একটি সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় এবং বিজ্ঞপ্তি-চালিত অনুমোদন প্রক্রিয়া৷
● সমস্ত আর্থিক নথির সময়মত পর্যালোচনা এবং অনুমোদনের মাধ্যমে ডেটার গুণমান নিশ্চিত করে ইতিবাচক লাভজনকতা৷
● ভাল স্বচ্ছতা এবং প্রক্রিয়া তত্পরতার কারণে উচ্চতর ক্লায়েন্ট সন্তুষ্টি।
● প্রতিটি বিল এবং PO-তে সংযুক্ত স্বয়ংক্রিয় নিরীক্ষা প্রতিবেদন ব্যবহার করে সময় এবং খরচ হ্রাস, এবং অডিট মানের উন্নতি।
● মুলতুবি থাকা PO এবং বিলগুলিকে বিবেচনায় নিয়ে উন্নত নগদ প্রবাহ বিশ্লেষণ যা অনুমোদনের প্রয়োজন এবং যেগুলি এখনও জেরোতে প্রতিফলিত হয়নি৷
অনুমোদনম্যাক্স অ্যাকাউন্টেক্স অন স্ট্যান্ড 471 এ থাকবে।