মেকিং ট্যাক্স ডিজিটালের সাম্প্রতিক বাস্তবায়ন ব্যবসা এবং হিসাবরক্ষকদের জন্য একইভাবে একটি বিশাল পরিবর্তন ছিল - এবং 'সফট ল্যান্ডিং' সময় নিঃসন্দেহে কিছু সুযোগ এবং চ্যালেঞ্জ নিক্ষেপ করবে।
কিন্তু মৌলিকভাবে, এটি মনে রাখা মূল্যবান যে ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং একটি স্বল্পমেয়াদী প্রবণতা নয় এবং MTD এর একটি অংশ মাত্র। সময়ের সাথে সাথে, অ্যাকাউন্টিংয়ের আরও বেশি উপাদান ডিজিটালাইজ করা হবে। কিন্তু পরিবর্তনের গতি বিভিন্ন ফার্মের জন্য ভিন্ন হবে - প্রাথমিক গ্রহণকারীদের ডিজিটালাইজেশনের জন্য একটি পরিষ্কার রোডম্যাপ থাকতে পারে, অন্যরা কোথা থেকে শুরু করবেন তা জানতে সংগ্রাম করতে পারে। উভয় ক্ষেত্রেই, পরিবর্তন পরিচালনা করার জন্য প্রস্তুত থাকা একটি প্রয়োজনীয়তা।
আমার দৃষ্টিতে, একটি সম্পূর্ণ ডিজিটাল অনুশীলনে স্থানান্তরিত করার প্রস্তুতির সময় অ্যাকাউন্টিং সংস্থাগুলিকে অবশ্যই পাঁচটি মূল প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে:
আপনার ফার্ম যত বেশি ডিজিটাল হবে, তত বেশি মূল্য আপনি লাভ করবেন। কিন্তু ডিজিটাল হয়ে ওঠার প্রক্রিয়া নির্ভর করবে আপনি উপরের বিবেচনাগুলো কিভাবে সমাধান করবেন তার উপর, তাই আসুন আমরা একে একে একে একে দেখি।
আপনি রাতারাতি সম্পূর্ণ ডিজিটাল অনুশীলনে রূপান্তর করবেন না। সফলভাবে না, যাইহোক. বরং, আপনার ফার্মের লোক, দক্ষতা, প্রযুক্তি এবং সংস্থানগুলির উপর ভিত্তি করে পরিবর্তনের স্কেল এবং এটি কত দ্রুত ঘটবে তার পরিকল্পনা করতে হবে৷
আপনার ফার্মে কী আছে এবং কী নেই তা জেনে, আপনি 12-মাস, 3-বছর এবং 5-বছরের ব্যবধানের জন্য বাস্তবসম্মত লক্ষ্য নির্ধারণ করতে পারেন, যা সম্পূর্ণ ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিংয়ে স্থানান্তরিত করার দিকে কাজ করছে। এইভাবে রূপান্তরটি পর্যায়ক্রমে করা আপনাকে প্রতিটি পর্যায়ের জন্য বিস্তারিত পরিকল্পনা তৈরি করতে দেয়, প্রক্রিয়াটির উপর আরও নিয়ন্ত্রণ প্রদান করে।
এর অংশ হিসাবে, সংস্থাগুলিকেও লক্ষ্য নির্ধারণ করা উচিত যে কোনও নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে তারা কতজন ক্লায়েন্ট স্থানান্তর করতে চায়। যাইহোক, এটি করার সময় প্রতিটি ক্লায়েন্টের যে প্রযুক্তি রয়েছে তা বিবেচনা করতে ভুলবেন না।
বেশিরভাগ সংস্থাই এখন অন্তত কিছু ক্লাউড প্রযুক্তি ব্যবহার করে, তা শেয়ারড ডকুমেন্ট ড্রাইভ, ক্লাউড-ভিত্তিক সার্ভার বা ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাপের স্যুট আকারে হোক। তাই আপনার কর্মীরা এবং ক্লায়েন্টরা ইতিমধ্যে এই সরঞ্জামগুলি কতটা ব্যবহার করছেন তা বোঝা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷
উপরে উল্লিখিত হিসাবে, একটি ফার্মের উপলব্ধ প্রযুক্তি জানা আপনাকে একটি রূপান্তর প্রক্রিয়া বাস্তবায়নের জন্য পরিকল্পনা এবং বাস্তবসম্মত লক্ষ্য নির্ধারণ করতে সহায়তা করতে পারে। এবং যদি কর্মীরা ইতিমধ্যে ডিজিটাল সরঞ্জাম এবং প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহার করার সাথে পরিচিত হয় তবে তারা আরও সহজে মানিয়ে নেবে৷
আপনার স্টাফ এবং ক্লায়েন্টরা আগে কী চেষ্টা করেছে - সেই সাথে যে কোনও সমস্যার সম্মুখীন হয়েছে - নতুন প্রযুক্তি গ্রহণ করার সময় এটি আপনাকে সম্ভাব্য বাধাগুলি সনাক্ত করতে এবং এড়াতে সহায়তা করবে।
অবশেষে, একটি বৃহৎ-স্কেল ডেটা মাইগ্রেশনে, বিবেচনা করুন যে ডেস্কটপ-টু-ক্লাউড এবং ক্লাউড-টু-ক্লাউড ডেটা স্থানান্তরের জন্য আপনার কাছে সঠিক সুবিধামূলক প্রক্রিয়া রয়েছে কিনা। আগেরটি অনেক বেশি সাধারণ, তবে বেশিরভাগ সরবরাহকারীর ক্লাউড-টু-ক্লাউড প্রক্রিয়াগুলিকেও সামঞ্জস্য করতে সক্ষম হওয়া উচিত।
ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং-এ রূপান্তরের পরিকল্পনা করার জন্য শুরু থেকেই দুটি জিনিস চিহ্নিত করা উচিত:
এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ আপনার ক্লায়েন্ট সম্পর্কগুলি আপনার কর্মীদের দক্ষতা - এবং তারা যে প্রযুক্তি ব্যবহার করে তার নির্ভরযোগ্যতার উপর নির্ভর করে। এবং সঠিক প্রশিক্ষণ, দক্ষতা বা সরঞ্জামের অভাবের কারণে আপনি ক্লায়েন্টদের সাথে বিশ্বাসের ক্ষতি করতে পারবেন না।
উদাহরণস্বরূপ, কীভাবে নতুন প্রক্রিয়া এবং প্রযুক্তির বিরুদ্ধে মামলা করা যায় সে সম্পর্কে কর্মীদের প্রশিক্ষণ শুরু করার জন্য আপনি রূপান্তরের পরে অপেক্ষা করতে পারবেন না। এটি পরিবর্তনগুলিকে বাস্তবায়ন করা কঠিন করে তুলবে এবং ভুল বা নজরদারির দিকে নিয়ে যেতে পারে। যেমন, আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার দায়িত্ব নেওয়ার জন্য সঠিক ব্যক্তি, দল এবং অংশীদার রয়েছে। ট্রানজিশনের জন্য সংস্থানগুলি কমিট করাও অত্যাবশ্যক - আপনি অর্ধেক এবং অর্ধেক হতে পারবেন না৷
একটি সম্পূর্ণ ডিজিটাল অনুশীলনে একটি মসৃণ পরিবর্তন নিশ্চিত করতে, আপনাকে অবশ্যই আপনার ক্লায়েন্টদেরকে সমস্ত পরিবর্তন প্রক্রিয়া জুড়ে অবহিত রাখতে হবে। তাই আপনার প্রাথমিক পরিকল্পনার অংশ হিসাবে, আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য একটি পরিষ্কার প্রক্রিয়া থাকা উচিত, পরিবর্তনের প্রকৃতি এবং সময়কাল ব্যাখ্যা করা এবং আরও গুরুত্বপূর্ণভাবে, এটি তাদের কীভাবে প্রভাবিত করবে। সর্বোপরি, নিশ্চিত করুন যে ক্লায়েন্টরা পরিবর্তনের সুবিধাগুলি বোঝে - এবং আপনি কীভাবে তাদের এই সুবিধাগুলি উপলব্ধি করতে সহায়তা করবেন সে সম্পর্কে পরিষ্কার থাকুন৷
এখানে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিবেচ্য বিষয় হল ক্লায়েন্টদের জন্য নির্দিষ্ট সরঞ্জাম বা প্রক্রিয়া বাধ্যতামূলক করা উচিত কিনা। কিছু ক্ষেত্রে, ক্লায়েন্টরা কি করতে হবে তা বলার জন্য আগ্রহী নাও হতে পারে। কিন্তু এই কারণেই আপনাকে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করার জন্য আপনার কারণগুলি স্পষ্টভাবে জানাতে হবে।
ঠিক যেমন আপনাকে আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করতে হবে, আপনার ফার্মের মধ্যে থাকা প্রত্যেককে রূপান্তর প্রক্রিয়া সম্পর্কে সম্পূর্ণরূপে অবহিত করা উচিত। পরিবর্তনের স্কেল এবং সময়সূচী সম্পর্কে কর্মীদের অবশ্যই সঠিক পরিমাণে অন্তর্দৃষ্টি থাকতে হবে, পরিবর্তনের পরে তাদের কাজ কীভাবে পরিবর্তিত হতে পারে সে সম্পর্কে কোনও অস্পষ্টতা ছাড়াই। নতুন প্রযুক্তি এবং প্রয়োজনীয়তার উপর প্রশিক্ষণ সেশনের পরিকল্পনার রূপরেখা, পরিবর্তনের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে ফার্ম কীভাবে বিদ্যমান কর্মীদের সাহায্য করবে তা ব্যাখ্যা করতে ভুলবেন না।
এবং আপনার ব্যবস্থাপনা দল সম্পর্কে কিভাবে? ঠিক আছে, এমনকি যদি তারা রূপান্তরের পরিকল্পনা এবং বাস্তবায়নের সাথে সরাসরি জড়িত নাও থাকে, তবে আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে পুরো প্রক্রিয়া জুড়ে তাদের যতটা সম্ভব ভালভাবে জানানো হয়েছে।
উপরন্তু, নিয়োগ একটি গুরুত্বপূর্ণ বিবেচনা. আপনি সবচেয়ে অভিজ্ঞ অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের বোর্ডে আনাকে অগ্রাধিকার দিতে প্রলুব্ধ হতে পারেন, তবে নতুন প্রযুক্তি কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা শেখার জন্য সঠিক উত্সাহ সহ লোকেদের নিয়োগ করাও সমান গুরুত্বপূর্ণ৷
সুতরাং, উপরের সমস্ত বিবেচনার কথা মাথায় রেখে, সম্পূর্ণ ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং অনুশীলনে রূপান্তরের সুবিধাগুলি কী কী? কয়েকটি বিশিষ্ট উদাহরণের মধ্যে রয়েছে:
সংক্ষেপে, একটি সম্পূর্ণ ডিজিটাল অনুশীলনে স্থানান্তর বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই একটি দীর্ঘ হবে, এবং এর চ্যালেঞ্জ ছাড়া নয়। সুবিধাগুলি, তা সত্ত্বেও, তাৎপর্যপূর্ণ - যদি তারা ইতিমধ্যেই না করে থাকে তবে এখনই শুরু করার জন্য সংস্থাগুলিকে আরও বেশি প্রণোদনা দেয়৷
উইল ফার্নেল, ফার্নেল ক্লার্কের প্রতিষ্ঠাতা এবং পরামর্শদাতা সোল্ডো
.