আপনি একটি নতুন ক্লায়েন্ট এসেছেন এবং আপনি মূল্য অফার শুরু করার জন্য উত্তেজিত৷
৷কিন্তু, আপনি করার আগে, আপনার প্রয়োজনীয় কিছু তথ্য আছে। আপনি যদি মার্কেটিং এজেন্সি হন, তাহলে আপনার সম্ভবত Facebook এবং Instagram-এর জন্য তাদের লগইন বিশদ প্রয়োজন যাতে আপনি তাদের হয়ে বিজ্ঞাপন চালাতে এবং পোস্ট করতে পারেন।
আপনি যদি একজন আইনজীবী বা হিসাবরক্ষক হন, আপনার তাদের ব্যবসা সম্পর্কে বিশদ বিবরণ প্রয়োজন।
একটি সংগঠিত এবং স্বয়ংক্রিয় উপায়ে এই তথ্য সংগ্রহ করার জন্য একটি ক্লায়েন্ট ইনটেক ফর্ম ব্যবহার করা একটি দুর্দান্ত উপায় হতে পারে। আসুন ডুব দিয়ে দেখি এবং আপনার ফার্ম কীভাবে আপনার অনবোর্ডিং প্রক্রিয়াকে স্ট্রীমলাইন করতে ক্লায়েন্ট গ্রহণের ফর্মগুলি ব্যবহার করতে পারে সে সম্পর্কে আরও আবিষ্কার করি৷
আপনার অনবোর্ডিং প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে একটি সুবিবেচিত ইনটেক ফর্ম থাকা আপনাকে অ্যাডমিনকে স্ট্রীমলাইন করতে সাহায্য করতে পারে, বিশেষ করে একবার এটি আপনার কী অনবোর্ডিং সিস্টেমের সাথে সংযুক্ত হয়ে গেলে . এছাড়াও, এটি নিশ্চিত করে যে ক্লায়েন্ট সম্পর্কে এবং তার কাছ থেকে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সঠিকভাবে প্রবেশ করানো এবং সংরক্ষণ করা হয়।
আপনার ক্লায়েন্ট ইনটেক ফর্ম একটি নতুন ক্লায়েন্ট থেকে সঠিক এবং আপ-টু-ডেট তথ্য প্রাপ্ত করার একটি টুল যা আপনাকে আপনার কাজ সম্পাদন করতে হবে। এর মধ্যে প্রশ্নগুলির উত্তর দেওয়া, কাগজপত্র সনাক্ত করা বা নির্দিষ্ট অ্যাপ্লিকেশনের জন্য আপনাকে ব্যবহারকারীর নাম এবং পাসওয়ার্ড প্রদান অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে৷
একটি ইনটেক ফর্ম আপনাকে ক্লায়েন্টের প্রয়োজন হতে পারে এমন অন্যান্য পরিষেবাগুলি সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে, সেগুলি আপনার প্রদান করা পরিষেবাই হোক বা আপনি যে রেফারেলগুলি করতে পারেন। আপনার আরও মান যোগ করার সুযোগ আছে।
ক্লায়েন্ট ইনটেক ফর্ম আপনার ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা অনুশীলনের অংশ হতে পারে। এটি ক্লায়েন্টের দেওয়া তথ্যের একটি রেকর্ড প্রদান করে, সেইসাথে একটি নোট যে ক্লায়েন্ট বাজেট বা ফি কাঠামো অনুমোদন করেছে। কখনও কখনও, ক্লায়েন্টরা ভুল তথ্য প্রদান করতে পারে এবং পরে যখন এটি তাদের কাজের উপর প্রভাব ফেলে তখন আপনাকে দোষ দিতে পারে।
ক্লায়েন্টদের ইনটেক ফর্মে স্বাক্ষর এবং তারিখ থাকা আপনাকে রক্ষা করতে সাহায্য করতে পারে। (যদিও ক্লায়েন্টের সাথে ফর্মে প্রদত্ত তথ্য দুবার চেক করা সবসময়ই ভালো অভ্যাস, বিশেষ করে যদি কিছু অদ্ভুত মনে হয়।)
সবশেষে, একটি ক্লায়েন্ট ইনটেক ফর্ম আপনার ফার্মকে সুন্দর করে তুলতে পারে। অনবোর্ডিংয়ের জন্য একটি সুবিন্যস্ত প্রক্রিয়া থাকা আপনার ক্লায়েন্টের জন্য একটি ইতিবাচক মিথস্ক্রিয়ার নজির স্থাপন করে। যদি আপনার গ্রহণের ফর্মটি ব্যবহারকারী-বান্ধব হয় এবং আপনাকে দ্রুত শুরু করতে সক্ষম করে, তাহলে আপনার ক্লায়েন্ট আপনি যা করবেন তার মূল্য দেখতে পাবেন।
অনেক কোম্পানি একটি দ্রুত ব্যক্তিগত বার্তা বা স্বাগত ইমেল দিয়ে তাদের ক্লায়েন্ট গ্রহণ ফর্ম শুরু করতে পছন্দ করে। এটি একটি ভাল অভ্যাস, এবং আপনি একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করে বিশদ বিবরণ অদলবদল করতে পারেন এবং স্বাগত লেখাকে একটি হাওয়ায় পরিণত করতে পারেন৷
আপনার ক্লায়েন্ট ইনটেক ফর্ম সংগ্রহ করার জন্য প্রথম এবং সবচেয়ে প্রয়োজনীয় তথ্য হল যোগাযোগের তথ্য। প্রকল্পের সাথে জড়িত সমস্ত পক্ষের জন্য আপনার সবচেয়ে সঠিক এবং আপ-টু-ডেট ইমেল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর প্রয়োজন। সঠিক বিলিং তথ্যও অপরিহার্য হবে।
সোলো প্র্যাকটিস ইউনিভার্সিটি একটি নোট যোগ করার সুপারিশ করে যে আপনি ক্লায়েন্টের সাথে আপনার ফি কাঠামো নিয়ে আলোচনা করেছেন এবং তারা শর্তাবলীতে সম্মত হয়েছেন। এটি নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে ক্লায়েন্ট আপনার পরিষেবাগুলি বহন করতে পারে এবং আপনার বিল থেকে যুক্তিসঙ্গতভাবে কী আশা করা যায় তা বুঝতে পারে৷
এই মৌলিক বিষয়গুলি ছাড়াও, গ্রহণের ফর্মটিতে ক্লায়েন্টের প্যাকেজের সাথে প্রাসঙ্গিক প্রশ্নগুলির একটি চেকলিস্ট অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যা ক্লায়েন্ট আপনার প্রাথমিক বৈঠকের আগে পূরণ করতে পারে। যদি আমরা পারিবারিক আইনে বিশেষজ্ঞ একজন আইনজীবীর উদাহরণ ব্যবহার করি, তাহলে আপনি জানতে চাইবেন যে পক্ষ কতদিন ধরে বিয়ে করেছে, তাদের কত সন্তান রয়েছে এবং উভয় পিতামাতার কাজের তথ্য। যদি একজন আইনজীবী এস্টেট পরিকল্পনা নিয়ে কাজ করেন, তাহলে তাদের সম্পদের তালিকা এবং বর্তমান মূল্যায়নের প্রয়োজন হবে।
জিজ্ঞাসা করা প্রশ্নগুলি আপনার ব্যবসার উপর নির্ভর করে আলাদা হবে।
10 সেপ্টেম্বর অ্যাকাউন্টেক্স সামিট নর্থ-এ ইগনিটনের অনুশীলন হবে - ম্যানচেস্টার সেন্ট্রাল, স্ট্যান্ড 42৷