প্রদেয় অ্যাকাউন্টস (এপি) হল একটি ব্যবসায়িক ফাংশন যা বাণিজ্যের মতোই পুরানো - আমরা কীভাবে বিল এবং চালান প্রক্রিয়া করি সময়ের সাথে সাথে খুব বেশি পরিবর্তন হয়নি৷
কিন্তু 2019 সালে, একবারে তিনটি স্ক্রিন খোলার সাথে, আমাদের পেশাদার এবং ব্যক্তিগত জীবন ঘন ঘন হিংস্রতায় বিগ-বং করছে, আমাদের চিন্তাভাবনায় অনুপ্রবেশ করছে এবং আমাদের ফোকাস চুরি করছে, আমাদের প্রক্রিয়াগুলিকে বিলম্বিত করছে বা আবার সেই PandL শীট পুনরায় গণনা করতে বাধ্য করছে।
বিং!
সেই কষ্টের কথা মাথায় রেখে, আপনি কি বলবেন যদি আমি আপনাকে বলি যে আপনার বিলগুলি প্রক্রিয়া করতে আপনার যে সময় লাগে তা আপনি 68 শতাংশ কমিয়ে দিতে পারেন। , আপনার 80 শতাংশ সময় ফিরে পান এবং একটি শিশুর মতো রাতে আট ঘন্টা ঘুমান৷
এবং এই বিশ্বাসের সাথে যে আপনার অ্যাকাউন্ট এবং আপনার পেশাদার সম্পর্কগুলি শীর্ষস্থানীয় অবস্থায় আছে?
আপনি যদি জানতে চান তাহলে পড়ুন...
হাস্যকরভাবে, এতে আরও প্রযুক্তি জড়িত - কিন্তু সেই ধরনের যা আপনাকে আপনার সময় ফিরিয়ে দেবে এবং গুরুত্বপূর্ণভাবে, আপনাকে মনের শান্তি দেবে এটি এই জ্ঞানের সাথে আসে যে আপনার অ্যাকাউন্টগুলি সঠিকভাবে করা হয়েছে, 100 শতাংশ ডেটা নির্ভুলতার সাথে, প্রথমবার এবং প্রতিবার৷
ঐতিহ্যগত AP প্রক্রিয়াকরণ কর্মপ্রবাহ হল একটি দীর্ঘমেয়াদী ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া যার মধ্যে অনেক লুকানো খরচ, সময় অপচয় এবং অদক্ষতা রয়েছে৷
2016 সালে পরিচালিত একটি প্রতিবেদনে, CIMA উপসংহারে পৌঁছেছে যে 60 শতাংশ কোম্পানি বিশ্বাস করে যে তাদের চালান প্রক্রিয়া উন্নত করা যেতে পারে৷
CIPS থেকে একটি সমীক্ষা পাওয়া গেছে:
আমরা সকলেই জানি যে সফল ব্যবসার জন্য ধাঁধার সবচেয়ে মূল্যবান অংশ হল এটির লোকেরা, এবং আপনার আর্থিক কর্মীরা প্রতিদিন আপনার সবচেয়ে গোপনীয় তথ্য নিয়ে কাজ করে।
তবুও আমরা স্বীকার করি যে এই একই লোকেরা প্রায়শই হতাশ বোধ করে এবং তাদের ভূমিকার মানব সম্পর্কের দিকটি পরিচালনা করতে উদ্বিগ্ন হয়৷
উপরে উল্লিখিত ফলাফলগুলি ছাড়াও, কিছু উদ্বেগজনক এবং আবেগপূর্ণ বাক্যাংশ জরিপে উঠে এসেছে:'নিম্ন কাজের সন্তুষ্টি', 'দলের কর্মক্ষমতার উপর প্রভাব', 'সম্পর্ক ঠিক করা বা মসৃণ করা', 'শ্রমসাধ্য কাজ', 'সাংগঠনিক দক্ষতার উদ্বেগ' , 'সরবরাহকারী সম্পর্ককে আঘাত করে'।
তাহলে কার্যকর এপি প্রক্রিয়ার চেয়ে কম মানব সম্পদের উপর প্রভাব মোকাবেলার সমাধান কী? আরো সামাজিকীকরণ? আরো দিন ছুটি? আরও টিম ইভেন্ট? মাথার সংখ্যা বেড়েছে? তারা কিছু সমাধান. যাইহোক, যদি আমরা ভিটামিন, ব্যথানাশক বা ব্যান্ড এইড সাদৃশ্য ব্যবহার করি, তাহলে একটি বড় সমস্যা উন্মোচিত হওয়ার আগে এই অঞ্চলের চিকিত্সা করা কি সর্বোত্তম অনুশীলন নয়?
সাধারণত, UK SME (Small and Medium Enterprise) এর বিল গ্রহণ থেকে পেমেন্ট পর্যন্ত প্রক্রিয়া করতে 40 দিন সময় লাগে। Lightyear এর সাথে, একবার একটি বিল প্রাপ্ত হলে, সমস্ত লাইন-আইটেম ডেটা রিয়েল-টাইমে বের করা হয় এবং সাইন-অফের জন্য উপস্থাপন করা হয়। অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে রপ্তানি করার আগে বিল অনুমোদন প্রক্রিয়ায় রূপান্তরিত হয় এবং তারপর লাইট ইয়ার-এ সংরক্ষণাগারভুক্ত হয় আপনার নিয়ন্ত্রক সময়ের জন্য।
এই প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ হতে 1 মিনিটের মতো কম সময় লাগতে পারে, তবে গড়ে আমরা দেখি কোম্পানিগুলি 13 দিনের মধ্যে তাদের বিলগুলি প্রক্রিয়া করছে যখন আপনি স্বাভাবিক ব্যবসায়িক কার্যাবলী বিবেচনা করেন; অনুমোদনকারীরা তাদের বিল এবং চালান অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা করছে, চালান নিয়ে বিবাদ মীমাংসা হবে বা বিল অনুমোদন/প্রদান করতে ভুলে যাচ্ছে। এটি স্ট্যান্ডার্ড 40 দিনের তুলনায় 68 শতাংশ উন্নতির প্রতিনিধিত্ব করে যে গবেষণায় বলা হয়েছে যে এসএমইদের তাদের বিল পরিশোধ করতে লাগে।
বিলগুলি 68% দ্রুত প্রক্রিয়াকরণের অর্থ হল আপনার ব্যবসা প্রারম্ভিক পেমেন্ট ডিসকাউন্টের সুবিধা নিতে পারে এবং দেরীতে অর্থপ্রদানের জন্য জরিমানা এড়াতে পারে:পার্সের স্ট্রিংগুলি অক্ষত, ব্যবসায়িক সম্পর্ক উন্নত হয় এবং ঘুম নষ্ট হয় না। আপনার ব্যবসার সবচেয়ে মূল্যবান সম্পদের উপর প্রভাবও নগণ্য নয়:আপনার কর্মীরা সত্যিই মসৃণ অ্যাকাউন্টিং দক্ষতার প্রশংসা করবে যা আলোকবর্ষের সাথে প্রদেয় অটোমেশন অ্যাকাউন্ট প্রদান করে এর ফলে কম অ্যাট্রিশন রেট এবং উচ্চ কর্মচারী নিয়োগের রেটিং।
Lightyear অফার করে এমন অনেক সুবিধার একটি উদাহরণ হল, যখন ডেটা ডিজিটাইজ করা হয়, তখন বিলগুলি হারিয়ে যাওয়ার কোনও সুযোগ থাকে না। সময়মতো বিল পরিশোধ করার অর্থ হল ব্যবসাগুলি প্রাথমিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট পেতে পারে যা প্রতি বিলের গড় 2%।
প্রথাগত এপি প্রক্রিয়ায়, যখন বিল অনুপস্থিত হয় তখন অতিরিক্ত কর্মীদের খরচ হয় এবং কাগজের বিলের জন্য অতিরিক্ত হতাশা দেখা দেয়; যদি এটি না পাওয়া যায়, ফোন কল বা ইমেল বিলের রি-ইস্যু পাওয়ার জন্য, অর্থপ্রদানের বিলম্বের জন্য পাওনাদারদের কাছে ক্ষমাপ্রার্থী, তাহলে দুর্ভাগ্যজনক দোষ গেম ম্যানেজমেন্ট এবং স্টাফরা কখনও কখনও বিলগুলিকে ভুল জায়গায় রাখার জন্য খেলতে পারে। আপনার AP স্বয়ংক্রিয় করতে পছন্দ করুন এবং আর কখনও একটি চালান হারাবেন না৷
৷স্বয়ংক্রিয় AP ত্রুটির জন্য মার্জিন হ্রাস করে এবং 100% নির্ভুল ডেটা-এক্সট্রাকশন এবং স্বয়ংক্রিয় বুককিপিং নিয়ম, এই মার্জিনটি সম্পূর্ণভাবে মুছে ফেলুন। এর ফলে আপনার ব্যবসায় মূল্য সংযোজন কাজগুলিতে ফোকাস করার জন্য আরও বেশি সময় পাওয়া যায়। কল্পনা করুন যদি আপনার কাছে 1 ঘন্টার পরিবর্তে সাম্প্রতিক আর্থিক অনুমানগুলি বিশ্লেষণ করার জন্য 3 ঘন্টা থাকে – আপনি কি মনে করেন আপনি অনুমানগুলির আরও অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করতে পারেন?
এটি একটি পরিবর্তনের সময় হতে পারে...