আপনার ছোট ব্যবসা কাগজ নথি সঙ্গে cluttered? আপনি যখন ব্যবসার অর্থের ট্র্যাক রাখতে কাগজের উপর নির্ভর করেন, তখন আপনি প্রায়শই সময় এবং সংস্থান নষ্ট করেন। একটি দক্ষ অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার জন্য, একটি কাগজবিহীন অফিস তৈরি করতে আমাদের টিপস অনুসরণ করুন৷
৷
কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিং আপনার ছোট ব্যবসার সময় এবং অর্থ বাঁচাতে পারে। আপনি কয়েকটি সাধারণ পরিবর্তন করে আপনার ব্যবহার করা কাগজের পরিমাণ কমাতে পারেন। কাগজবিহীন অফিসে রূপান্তর করার জন্য এখানে ছয়টি ধাপ রয়েছে।
আপনার আর্থিক নথির একাধিক অনুলিপি থাকা একটি ভাল ধারণা। আপনি একটি নথির ক্ষতি এবং গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হারানোর ঝুঁকি হ্রাস করেন। কিন্তু, আপনার আর্থিক নথির একাধিক কাগজের কপি তৈরি করতে অর্থ খরচ হয়। এবং, আপনি অ্যাকাউন্টিং পেপারওয়ার্কের জন্য প্রয়োজনীয় স্টোরেজ স্পেসের পরিমাণ দ্বিগুণ করেন।
একাধিক কাগজের অনুলিপি রাখার পরিবর্তে, আপনার কম্পিউটারে ডিজিটালভাবে নথিগুলি ব্যাক আপ করুন। ইলেকট্রনিকভাবে নথি ফাইল করার মাধ্যমে, আপনি অপ্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংরক্ষণ করা এড়িয়ে যান। এটি অনেক কাগজবিহীন অফিস সুবিধার মধ্যে একটি। আপনার যখন প্রয়োজন তখন আপনি যতগুলি নথি চান ততগুলি মুদ্রণ করতে পারেন৷ এছাড়াও, আপনার কম্পিউটারে গ্রাহকের অর্ডার, রসিদ এবং অন্যান্য নথি স্ক্যান করুন এবং সংরক্ষণ করুন।
আপনার কম্পিউটারে নথির ব্যাক আপ নেওয়া হল কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিং অফিসের সেরা অনুশীলনগুলির মধ্যে একটি। এটি করা তথ্য হারিয়ে যাওয়া থেকে রক্ষা করতে সাহায্য করবে। আপনার কম্পিউটার ক্র্যাশ হলে অনলাইনে নথি সংরক্ষণ করা আপনাকে তথ্য হারাতে বাধা দেয়। অ্যাকাউন্টিং পেপারওয়ার্ক ব্যাক আপ করতে আপনি একটি মেমরি স্টিক বা এক্সটার্নাল হার্ড ড্রাইভও ব্যবহার করতে পারেন৷
আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি না থাকে তবে আপনাকে একটি পৃথক ব্যবসায়িক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খুলতে হবে। শুধুমাত্র ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত একটি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক তহবিলকে আলাদা করে। একবার আপনি আপনার ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্ট খুললে, অনলাইন ব্যাঙ্কিংয়ের জন্য সাইন আপ করুন৷
৷আপনার কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের অংশ হিসাবে অনলাইন ব্যাঙ্কিংয়ের সাথে, আপনি ব্যাঙ্কে দৌড়াতে এবং চেক লিখতে কম সময় ব্যয় করেন। আপনি বিল পরিশোধ করতে পারেন, বিভিন্ন অ্যাকাউন্টে টাকা স্থানান্তর করতে পারেন এবং অনলাইন ব্যাঙ্কিংয়ের মাধ্যমে আপনার ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট পর্যালোচনা করতে পারেন। একটি অনলাইন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট আপনাকে মেইলে একটি কাগজের অনুলিপির জন্য অপেক্ষা না করে আপনার বিবৃতিতে 24-ঘন্টা অ্যাক্সেস দেয়৷
একটি ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনাকে আপনার সমস্ত ব্যবসার লেনদেন রেকর্ড করতে হবে। আপনি যদি হাতে টাকা ট্র্যাক করেন, তাহলে অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে স্যুইচ করার কথা বিবেচনা করুন। এটি আমাদের সেরা কাগজবিহীন অফিস টিপসগুলির মধ্যে একটি কারণ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনার ব্যবসায় কাগজপত্রের পরিমাণ হ্রাস করে এবং সময় বাঁচায়৷
ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ইন্টারনেটে আর্থিক তথ্য সঞ্চয় করে। আপনি ইন্টারনেট সংযোগ সহ যেকোনো ডিভাইস থেকে আপনার বই অ্যাক্সেস করতে পারেন। সফ্টওয়্যারে আপনার লেনদেন প্রবেশ করে, প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য মোট হিসাব করবে। সফ্টওয়্যার কোম্পানির উচিত নিরাপত্তা এবং নির্ভুলতার নিশ্চয়তা।
আর্থিক বিবৃতি আপনাকে অগ্রগতি ট্র্যাক করতে এবং সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে। কাগজ বিবৃতি, তবে, একটি উপদ্রব হতে পারে. হাতে বিবৃতি তৈরি করতে সময় লাগে এবং আপনার তথ্যকে ভুল হতে পারে।
পরিবর্তে, একটি সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম চয়ন করুন যা আপনাকে আর্থিক বিবৃতি তৈরি করতে দেয়। সফ্টওয়্যারটি আপনার প্রবেশ করা তথ্য স্বয়ংক্রিয় করে, আপনাকে সঠিক শেষ ব্যালেন্স প্রদান করে। ডিজিটাল বিবৃতি তৈরি থেকে সময় সাশ্রয় হল অনেক কাগজবিহীন অফিস সুবিধার আরেকটি উদাহরণ। বিবৃতিগুলি অভিন্ন তাই আপনি সহজেই এক মাসের আর্থিক স্বাস্থ্য অন্য মাসের সাথে তুলনা করতে পারেন।
আপনার যদি বিবৃতিটির একটি কাগজের অনুলিপি প্রয়োজন হয় তবে আপনি এটি মুদ্রণ করতে পারেন। অন্যথায়, আপনার যখন প্রয়োজন তখন বিবৃতিগুলি অনলাইনে সংরক্ষণ করা হয়।
আপনি যদি সফ্টওয়্যার ব্যবহার না করেন, আপনি অনলাইনে একটি অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করতে পারেন বা আপনার কাগজবিহীন কর্মক্ষেত্রের জন্য বিবৃতি তৈরি করতে আপনার ডেস্কটপে একটি ইনস্টল করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি এক্সেল স্প্রেডশীটে বিবৃতি তৈরি করতে পারেন। সূত্রে প্রবেশ করে, স্প্রেডশীট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মোট গণনা করবে। বিবৃতিগুলি ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করা হয় যতক্ষণ না আপনি সেগুলি মুদ্রণ করতে চান৷
একটি কার্যকর চালান ব্যবস্থা আপনার ছোট ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। দুর্বল চালান প্রদানের শর্তাবলীর কারণে আপনার কাছে বকেয়া অর্থ সংগ্রহ করার জন্য আপনি সময় এবং অর্থ নষ্ট করতে চান না। ডিজিটাল চালান পাঠানো সময়সাপেক্ষ এবং ব্যয়বহুল বিলিং সমস্যার সমাধান হতে পারে।
ডিজিটালভাবে চালান পাঠানোর মাধ্যমে, আপনাকে কাগজ, খাম বা ডাক কিনতে হবে না। আপনি ইমেলের মাধ্যমে গ্রাহকদের চালান করতে পারেন বা একটি চালান বৈশিষ্ট্য সহ একটি সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম ব্যবহার করতে পারেন। ইলেকট্রনিক চালানগুলি আপনাকে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ চালান টেমপ্লেট দেয়, তাই আপনাকে প্রতিটি চালান স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করতে হবে না। গ্রাহকরা মেইল করা চালানের চেয়ে দ্রুত ইলেকট্রনিক বিল পান, তাই আপনার কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে ইলেকট্রনিক চালান অন্তর্ভুক্ত করার মাধ্যমে আপনি তাড়াতাড়ি অর্থ প্রদান করতে পারেন।
আপনার ছোট ব্যবসার জন্য আপনাকে ফেডারেল ট্যাক্স দিতে হবে। ট্যাক্সের মধ্যে আয়কর, স্ব-কর্মসংস্থান কর, এবং বিক্রয় কর, অন্যদের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। ফেডারেল ট্যাক্স পরিশোধের সহজ উপায়ের জন্য, EFTPS-এর সাথে নিবন্ধন করুন।
ইলেকট্রনিক ফেডারেল ট্যাক্স পেমেন্ট সিস্টেম (EFTPS) হল একটি বিনামূল্যের পরিষেবা যা আপনাকে অনলাইনে ফেডারেল ট্যাক্স পরিশোধ করতে দেয়। আপনি সমস্ত ফেডারেল ট্যাক্স পরিশোধ করতে EFTPS ব্যবহার করতে পারেন। আপনার করদাতা সনাক্তকরণ নম্বর, ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট এবং রাউটিং নম্বর, এবং নাম এবং ঠিকানা ব্যবহার করে IRS-এর মাধ্যমে EFTPS-এর জন্য সাইন আপ করুন৷ তারপরে, ফেডারেল ট্যাক্স পেমেন্ট করতে ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।
একটি কাগজবিহীন কর্মক্ষেত্রে আপনার ছোট ব্যবসার বই রাখার একটি সহজ উপায় প্রয়োজন? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা সহজ এবং নন-অ্যাকাউন্টেন্টের জন্য তৈরি। আমরা বিনামূল্যে, ইউএস-ভিত্তিক সহায়তা অফার করি। আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন৷৷