আপনার নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রাখা আপনার ব্যবসার দৈনন্দিন রুটিনের একটি অপরিহার্য অংশ। আপনার দাঁত ব্রাশ করার মতো, আপনাকে প্রতিদিন আপনার ক্যাশ রেজিস্টার ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রাখতে হবে।
আপনি যদি আপনার নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রাখতে লড়াই করে থাকেন তবে আপনি একা নন। কীভাবে আপনার নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রাখতে হয় সেই সাথে আপনার ড্রয়ারকে জাহাজের আকারে রাখার জন্য টিপস এবং কৌশলগুলি শিখতে পড়ুন৷
কিভাবে একটি নগদ ড্রয়ারে ভারসাম্য বজায় রাখা যায় সে সম্পর্কে অনুসন্ধান করার আগে, আপনাকে এটি সম্পর্কে একটু পটভূমি তথ্য শিখতে হবে।
আপনার নগদ ড্রয়ার, যাকে রেজিস্টার বা পর্যন্তও বলা হয়, নগদ, কয়েন, চেক এবং অন্যান্য মূল্যবান আইটেম (যেমন, কুপন) বিক্রির পয়েন্টে (POS) সঞ্চয় করে।
প্রতিটি দিন, শিফট বা পিরিয়ডের শেষে, আপনাকে অবশ্যই সমস্ত ইনকামিং লেনদেনের অ্যাকাউন্টে আপনার নগদ ড্রয়ারে ব্যালেন্স রাখতে হবে। লেনদেনের মধ্যে কেবল নগদ এবং চেক নয়, ক্রেডিট কার্ডের অর্থপ্রদান এবং টিপস (যদি প্রযোজ্য হয়) অন্তর্ভুক্ত থাকে।
আপনি যদি নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রাখার জন্য মনোনীত কর্মচারী বা পরিচালকদের নিয়োগ করেন তবে এটি সর্বোত্তম। এইভাবে, আপনার আগত নগদ বনাম একাধিক ব্যক্তির সাথে কাজ করে এমন বিশ্বস্ত কর্মচারী রয়েছে।
যে ব্যবসাগুলি সাধারণত নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রাখার জন্য দায়ী তার মধ্যে রয়েছে:
আপনার বইগুলি যথাসম্ভব নির্ভুল রাখতে, আপনাকে প্রতিদিন বা প্রতি শিফটের পরে আপনার ভারসাম্য বজায় রাখতে হবে। এইভাবে, কিছু যোগ না হলে আপনি দ্রুত (এবং সহজেই) সংশোধন করতে পারেন।
কিছু দিন, এক সপ্তাহ বা এমনকি সপ্তাহ আগে থেকে কিছু সংশোধন করা সময়সাপেক্ষ এবং জটিল হতে পারে কারণ আপনাকে ফিরে যেতে হবে এবং ত্রুটিগুলির জন্য প্রতিটি দিন পৃথকভাবে পরীক্ষা করতে হবে। দৈনিক ভিত্তিতে ভারসাম্য বজায় রাখা নগদ ড্রয়ারের অসঙ্গতিগুলি ট্র্যাক করার ব্যথা কমাতে সাহায্য করে।
যখন আপনার নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্যের কথা আসে, তখন আপনার পদক্ষেপগুলি অন্য ব্যবসার থেকে আলাদা হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বড় ব্যবসার দিনে একাধিক আমানত করতে হতে পারে। অথবা, একটি ছোট ব্যবসায় গণনা করার জন্য শুধুমাত্র একটি নগদ ড্রয়ার থাকতে পারে।
আপনার ব্যবসা যতই ছোট বা বড় হোক না কেন, আপনার নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রাখার ক্ষেত্রে আপনাকে ডান পায়ে নিয়ে যাওয়ার জন্য এখানে চারটি ধাপ রয়েছে।
আপনি আপনার নগদ ড্রয়ারে ভারসাম্য বজায় রাখা শুরু করার আগে এবং কোনো আগত নগদ প্রবাহের জন্য অ্যাকাউন্টিং শুরু করার আগে, আপনাকে একটি POS রিপোর্ট প্রিন্ট করতে হবে বা অ্যাক্সেস করতে হবে যাতে আপনার ট্রিল-এ কতটা থাকা উচিত তা বিশদ বিবরণ দেয়৷
একটি POS রিপোর্ট নগদ, চেক এবং ক্রেডিট কার্ডের লেনদেনের মতো ক্যাটাগরি অনুসারে মোট ভাগ করে দেবে।
একবার আপনার POS রিপোর্ট হাতে পেয়ে গেলে, আপনার নগদ গণনা করার সময় এসেছে।
আপনার প্রতিদিনের শুরুতে বা শিফটে আপনার রেজিস্টারে একটি ধারাবাহিক পরিমাণ অর্থ রাখা উচিত, যেমন $100। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার গ্রাহকদের পরিবর্তন করার জন্য আপনার কাছে যথেষ্ট নগদ আছে৷
আপনি যখন প্রতিটি শিফট বা দিনের শেষে আপনার পর্যন্ত গণনা করবেন, তখন আপনার নগদ গণনা করুন এবং আপনার চেক, ক্রেডিট কার্ডের রসিদ এবং অন্যান্য লেনদেনগুলি মোট করুন৷
প্রক্রিয়াটিকে কম ক্লান্তিকর করতে, একটি গণনা মেশিনে বিনিয়োগ করার কথা বিবেচনা করুন। একটি গণনা যন্ত্রের সাহায্যে, আপনাকে ম্যানুয়ালি নগদ গণনা বা হাতে পরিবর্তন করার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না।
আপনার বর্তমান নগদ ব্যালেন্স থেকে আপনার প্রারম্ভিক নগদ ব্যালেন্স কাটাতে ভুলবেন না (যেমন, $100 বিয়োগ করুন)।
নগদ, চেক, কুপন, ক্রেডিট ইত্যাদিতে কত টাকা আছে তা রেকর্ড করুন। আপনি কীভাবে আপনার মোটের উপর নজর রাখতে পারেন তার একটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হল:
| রসিদ | বিক্রয় | মোট |
|---|---|---|
| শুরু নগদ | $100 | |
| নগদ বিক্রয় | $500 | |
| ক্রেডিট কার্ড বিক্রয় | $600 | |
| মোট বিক্রি | $1,100 | |
| ক্রেডিট বিক্রি | $0 | |
| নগদ গৃহীত | $500 | |
| নিবন্ধনে মোট নগদ | $600 |
আপনি আপনার ক্রেডিট কার্ডের রসিদ, চেক এবং নগদ মোট করার পরে, আপনার POS রিপোর্টের সাথে মোটের তুলনা করুন। তারা কি মেলে? যদি তাই হয়, আপনি যেতে ভাল! যদি না হয়, আপনার কিছু খনন করতে হবে।
তাই আপনি একটি নগদ ড্রয়ার অসঙ্গতি আছে? কোন চিন্তা করো না! এটি সব সময় ছোট ব্যবসার মালিকদের সাথে ঘটে।
বেশিরভাগ অসঙ্গতি মানুষের ত্রুটির কারণে হয়, যেমন একজন গ্রাহককে ভুল পরিবর্তন করা বা ক্রেডিট কার্ডের রসিদ ভুলভাবে স্থানান্তর করা।
আপনার নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রাখার সময়, অতিরিক্ত এবং ঘাটতি উভয়ের দিকে নজর রাখুন। আপনার পিওএস রিপোর্টে আপনার থাকা উচিৎ বলে আপনার ড্রয়ারের পরিমাণের বেশি হলে একটি ওভারেজ হয়। যখন আপনার রেজিস্টারের মোট সংখ্যা কম হয় তখন ঘাটতি হয়।
ঘাটতির অর্থ হতে পারে নগদ অর্থ হারিয়ে গেছে, চুরি হয়েছে বা ভুলভাবে গণনা করা হয়েছে। একটি ওভারেজ সাধারণত মানে আপনার গ্রাহকদের শর্ট চেঞ্জ করা হয়েছে।
অসঙ্গতিগুলি সমাধান করার চেষ্টা করার সময়, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি সম্পূর্ণ করুন:
নিশ্চিত হন যে কেউ আপনার ছোট ব্যবসার লাভ এবং ক্ষতির বিবৃতিতে (P&L) নগদ বৈষম্য রেকর্ড করছে। নগদ অসঙ্গতির জন্য আপনার P&L স্টেটমেন্টে একটি লাইন যোগ করুন।
আপনি আপনার ড্রয়ারটি গণনা করার পরে এবং কোনও অসঙ্গতি পরীক্ষা করার পরে, আপনার বইগুলিতে আপনার নগদ ড্রয়ারের লেনদেন রেকর্ড করুন৷
আপনার নগদ রেজিস্টার টোটাল রেকর্ড করার সময়, আপনার প্রারম্ভিক ব্যালেন্স (যেমন $100) হিসাব করতে ভুলবেন না। যেকোনো নগদ, ক্রেডিট, স্টোর ক্রেডিট (যদি প্রযোজ্য হয়), চেক, কুপন এবং অন্যান্য বিক্রয় আপনার বইয়ে রেকর্ড করুন।
যদি এমন কোনো অসঙ্গতি থাকে যা আপনি সমাধান করতে না পারেন, তাহলে একটি পৃথক কলামে অতিরিক্ত বা ঘাটতির জন্য হিসাব করুন।
নীচে একটি সুষম নগদ রেজিস্টারের একটি উদাহরণ দেখুন:
| অর্থ সংগ্রহ করা হয়েছে | বিক্রয় রেকর্ড করা হয়েছে | পার্থক্য (+/-) | ||
|---|---|---|---|---|
| নগদ সংগ্রহ করা হয়েছে | $425.00 | নগদ বিক্রয় | $425.00 | $0.00 |
| চেক সংগ্রহ করা হয়েছে | $53.25 | বিক্রয় পরীক্ষা করুন | $53.25 | $0.00 |
| স্টোর ক্রেডিট সংগ্রহ করা হয়েছে | $233.55 | স্টোর ক্রেডিট বিক্রয় | $233.55 | $0.00 |
| ক্রেডিট কার্ড সংগ্রহ করা হয়েছে | $657.48 | ক্রেডিট কার্ড বিক্রি | $657.48 | $0.00 |
| কুপন সংগ্রহ করা হয়েছে | $11.00 | কুপন বিক্রয় | $11.00 | $0.00 |
| মোট সংগৃহীত | $1,380.28 | মোট রেকর্ড করা হয়েছে | $1,380.28 | $0.00 |
তাহলে আপনার POS রিপোর্ট এবং আপনার গণনা মেলে না হলে এটি কেমন দেখায়? কিছু অসঙ্গতি সহ একটি ড্রয়ারের দিকে নজর দিন৷
| অর্থ সংগ্রহ করা হয়েছে | বিক্রয় রেকর্ড করা হয়েছে | পার্থক্য (+/-) | ||
|---|---|---|---|---|
| নগদ সংগ্রহ করা হয়েছে | $350.00 | নগদ বিক্রয় | $367.78 | -$17.78 |
| চেক সংগ্রহ করা হয়েছে | $85.33 | বিক্রয় পরীক্ষা করুন | $72.55 | +$12.78 |
| স্টোর ক্রেডিট সংগ্রহ করা হয়েছে | $247.52 | স্টোর ক্রেডিট বিক্রয় | $247.52 | $0.00 |
| ক্রেডিট কার্ড সংগ্রহ করা হয়েছে | $776.38 | ক্রেডিট কার্ড বিক্রি | $776.38 | $0.00 |
| কুপন সংগ্রহ করা হয়েছে | $0.00 | কুপন বিক্রয় | $2.50 | -$2.50 |
| মোট সংগৃহীত | $1,459.23 | মোট রেকর্ড করা হয়েছে | $1,453.95 | +$5.28 |
আপনি বলতে পারেন, উপরের ড্রয়ারটিতে $17.78 নগদ এবং $2.50 মূল্যের কুপন নেই।
তিল এছাড়াও একটি অতিরিক্ত $12.78 চেক বিক্রয় রেকর্ড করা হয়নি. যখন চেকের বিক্রি সংগৃহীত মোট চেকের চেয়ে কম হয়, তখন এটি একটি ভুল অর্থপ্রদানের পদ্ধতির অধীনে লেনদেন করার জন্য একজন কর্মচারীর কারণে হতে পারে।
নগদ ড্রয়ারের ভারসাম্য জটিল হতে হবে না। আপনার ড্রয়ারকে টিপ-টপ আকারে রাখতে সাহায্য করতে নীচের টিপসগুলি ব্যবহার করুন৷
যখন আপনার নগদ ড্রয়ারের কথা আসে, এটিতে যত কম লোক অ্যাক্সেস করে, তত ভাল। প্রতিটি ড্রয়ার ব্যবহার করে এমন লোকের সংখ্যা সীমিত করার কথা বিবেচনা করুন। সীমাবদ্ধতা আপনাকে নগদ ড্রয়ারের অসঙ্গতি এড়াতে দেয় এবং আপনাকে কর্মক্ষেত্রে চুরি এড়াতে সাহায্য করতে পারে।
একই ধারণা আপনার নগদ ড্রয়ার ম্যানেজারের জন্য যেতে হবে। সীমিত করুন কতজন লোক টিলস ব্যালেন্স করে এবং আপনার ব্যবসায় নগদ ড্রয়ার অ্যাকাউন্টিং পরিচালনা করে।
জবাবদিহিতার উদ্দেশ্যে, আপনার নগদ ড্রয়ার(গুলি) ব্যালেন্স করার জন্য এক বা দুইজন বিশ্বস্ত কর্মচারীকে বরাদ্দ করুন। আপনি একজন ব্যক্তিকে ড্রয়ার গণনা করার জন্য বরাদ্দ করতে পারেন যখন অন্য একজন কর্মচারী ব্যাঙ্কের আমানত প্রস্তুত করেন। নগদ ড্রয়ার পরিচালনাকারী কর্মচারীদের একটি প্রতিবেদনে স্বাক্ষর করুন যা নির্দেশ করে যে তারা ড্রয়ারের ভারসাম্য বজায় রেখেছে।
পরের দিনের শুরুতে বা পরের শিফটে, প্রতিটি ড্রয়ারে নগদ পুনঃগণনা করে যাচাই করুন যে শুরুর ব্যালেন্স সঠিক। যদি আপনার ব্যবসা একাধিক ড্রয়ার ব্যবহার করে, প্রতিটি ক্যাশিয়ারকে এই কাজটি বরাদ্দ করুন এবং তাদের তাদের পৃথক ড্রয়ার গণনা করতে দিন।
আপনার যদি একটি POS সিস্টেম থাকে তবে আপনার সুবিধার জন্য বিক্রয় প্রতিবেদনগুলি ব্যবহার করতে ভয় পাবেন না। আপনি একটি ড্রয়ারের শুরু, বর্তমান এবং দিনের শেষ ব্যালেন্স দেখতে রিপোর্ট ব্যবহার করতে পারেন। বিক্রয় প্রতিবেদন আপনাকে সাহায্য করতে পারে:
বিক্রয় প্রতিবেদনগুলি আপনাকে দিনের জন্য আপনার নগদ প্রবাহের একটি আভাস দিতে পারে। আপনি যদি দেখতে চান যে বিক্রয় কেমন চলছে, একটি বিক্রয় প্রতিবেদন তৈরি করুন।
আপনার নগদ ড্রয়ার সুন্দর এবং পরিপাটি রাখতে, দিনের বেলা এটি পরিষ্কার করার কথা বিবেচনা করুন। সুতরাং, আপনি কিভাবে করতে পারেন? আমানত।
আপনি যদি দেখেন যে আপনার নগদ ড্রয়ার সারাদিন উপচে পড়ছে, তাহলে আপনার নগদ কাউন্ট ডাউন রাখতে আপনার সেফ বা ব্যাঙ্কে একাধিক ছোট জমা করুন। অন্যথায়, আপনি একটি অসংগঠিত ড্রয়ারের সাথে ডিল করতে পারেন এবং ভুল জায়গায় বা চুরি করা টাকা।
সারা দিন ধীর সময়ে আমানত করুন. এইভাবে, আপনি নগদ অপসারণ এবং গণনা করতে ঝাঁকুনি দিচ্ছেন না।
আপনার ব্যবসার আকার এবং আপনার আগত নগদ এর উপর নির্ভর করে, আপনাকে সারা দিনে একাধিক আমানত করতে হতে পারে। আপনার ব্যবসা ছোট হলে, আপনি সম্ভবত এই ধাপটি সম্পূর্ণ এড়িয়ে যেতে পারেন।
আপনি যদি বারবার নগদ ড্রয়ারের অসঙ্গতি লক্ষ্য করা শুরু করেন, তাহলে কিছু হতে পারে। যদি নগদ ধারাবাহিকভাবে আপনার POS রিপোর্টের সাথে মেলে না তাহলে আপনি চুরি হওয়া তহবিল নিয়ে কাজ করতে পারেন।
নিদর্শনগুলির জন্য সতর্ক থাকুন, যেমন রুটিন ঘাটতি। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি লক্ষ্য করেন যে একজন কর্মচারীর ড্রয়ার ক্রমাগত $20 বন্ধ রয়েছে, তাহলে আপনাকে আরও কিছু খনন ও পর্যবেক্ষণ করতে হতে পারে।
আপনার নগদ ড্রয়ারের নগদ প্রবাহের জন্য অ্যাকাউন্ট করতে হবে? সমস্যা নেই! প্যাট্রিয়টের অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে সহজেই আপনার ব্যবসার আয় এবং ব্যয় রেকর্ড করতে দেয়। আজই আপনার স্ব-নির্দেশিত ডেমো দিয়ে শুরু করুন!
তুমি যা পড়েছ? আসুন সংযোগ করি, বন্ধু! Facebook-এ আমাদের লাইক করুন এবং আসুন কথা বলি।