ভুলগুলি ঘটে, বিশেষত যখন এটি আপনার বইগুলিতে লেনদেন রেকর্ড করার ক্ষেত্রে আসে। এক ধরনের অ্যাকাউন্টিং ভুল যা করা সহজ তা হল একটি স্থানান্তর ত্রুটি। স্থানান্তর ত্রুটি কী এবং এটি কীভাবে আপনার অ্যাকাউন্টিং বইকে প্রভাবিত করতে পারে তা জানতে পড়ুন।
অ্যাকাউন্টিংয়ে একটি স্থানান্তর ত্রুটি হল যখন কেউ একটি লেনদেন রেকর্ড করার সময় দুটি সংখ্যার ক্রম বিপরীত করে (যেমন, 81 বনাম 18)। এই ধরনের অ্যাকাউন্টিং ত্রুটি করা সহজ, বিশেষ করে যখন হাত দ্বারা লেনদেন কপি করা হয়। একটি দুই-সংখ্যার সংখ্যা বা সংখ্যার স্ট্রিং (যেমন, 1835 বনাম 1853) লেখার সময় আপনি একটি স্থানান্তর ত্রুটি করতে পারেন।
এখন যেহেতু আপনি জানেন যে অ্যাকাউন্টিংয়ে স্থানান্তর কী, আপনি ভাবতে পারেন যে এই ত্রুটিগুলি কোথায় ঘটতে পারে। ট্রান্সপজিশন অ্যাকাউন্টিং আপনার জার্নাল এন্ট্রি, ব্যবসার খাতা, আর্থিক বিবৃতি, বা চালানগুলিতে হামাগুড়ি দিতে পারে। এছাড়াও আপনি অসাবধানতাবশত একজন কর্মচারীর বেতন চেক লেখার সময় তার মজুরির সংখ্যা ফ্লিপ-ফ্লপ করতে পারেন।
মূলত, আপনি যেখানেই সংখ্যা রেকর্ড করেন সেখানে স্থানান্তর ভুল হতে পারে।
মনে রাখবেন যে স্থানান্তর ত্রুটিগুলি কেবল অ্যাকাউন্টিং বইয়ের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। গ্রাহকের ফোন নম্বর, ঠিকানা বা ইমেল ঠিকানায় নম্বরের ক্রম লেখার সময় ব্যবসাগুলিও এই ধরনের ত্রুটি করতে পারে। একইভাবে, ব্যক্তি স্থানান্তর ত্রুটি করতে পারে।
অ্যাকাউন্টিং ভুলগুলি সময়সাপেক্ষ এবং ব্যয়বহুল। এমন অনেকগুলি সমস্যা রয়েছে যা একটি সাধারণ স্থানান্তর ত্রুটির কারণে হতে পারে, যার মধ্যে রয়েছে:
আপনি করতে পারেন অ্যাকাউন্টিং ত্রুটি স্থানান্তর অনেক ধরনের আছে. একটি সাধারণ স্থানান্তর ত্রুটি কীভাবে আপনার ছোট ব্যবসাকে প্রভাবিত করতে পারে তা জানতে নীচের উদাহরণগুলি দেখুন৷
ধরা যাক আপনি একজন গ্রাহকের কাছে $1,810 এর জন্য ক্রেডিট বিক্রি করেছেন। জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করার সময়, আপনি আপনার বিক্রয় অ্যাকাউন্টে $1,810 ক্রেডিট করবেন। কিন্তু, আপনি নম্বর স্থানান্তর করেন এবং আপনার প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট $1,180 ডেবিট করেন।
আপনার জার্নাল এন্ট্রি দেখতে কেমন হবে তা এখানে:
| তারিখ | অ্যাকাউন্ট | নোট | ডেবিট | ক্রেডিট |
| X/XXX/XXXX | অ্যাকাউন্ট প্রাপ্তিযোগ্য | ক্রেডিটে বিক্রি করা হয়েছে | 1,180 | |
| বিক্রয় | 1,810 |
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, ডেবিট এবং ক্রেডিট অসম।
এখন আসুন ভান করি যে আপনি উপরে প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলির জন্য গ্রাহকের চালান করতে যান। আপনি আপনার জার্নাল এন্ট্রিগুলি স্কিম করুন এবং আপনি ভুলবশত লিখেছিলেন $1,180 দেখুন৷
গ্রাহককে $1,810 এর জন্য চালান করার পরিবর্তে, আপনি তাদের $1,180 এর জন্য চালান করুন। আপনি কি পাওনা এবং আপনি যা বিল করবেন তার মধ্যে $630 পার্থক্য কভার করতে পারবেন?
বেতন-ভাতা চালানোর সময় নিয়োগকর্তারা একটি স্থানান্তর ত্রুটিও করতে পারেন। ধরুন আপনি আপনার বেতন সফ্টওয়্যারে তথ্য প্রবেশ করার সময় একজন কর্মচারীর ঘন্টার হারের সংখ্যাগুলিকে বিপরীত করেন৷
কর্মচারীর প্রতি ঘন্টার হার হল প্রতি ঘন্টায় $21, কিন্তু আপনি ভুলবশত $12 লিখবেন। এই ভুলের ফলে আপনার কর্মচারীর মজুরি কম হয় না, বরং এটি ব্যয়বহুল ট্যাক্স ভুল গণনার দিকে পরিচালিত করে।
এটি একটি ট্রান্সপোজিশন ত্রুটি যার জন্য রেট্রো পে প্রয়োজন।
আপনার ছোট ব্যবসার ট্যাক্স রিটার্ন এবং বেতন ট্যাক্স ফর্ম সহ অনেকগুলি ট্যাক্স ফর্ম রয়েছে যেখানে আপনি স্থানান্তর ভুল করতে পারেন৷
ধরা যাক আপনি ফর্ম 941 পূরণ করছেন, নিয়োগকর্তার ত্রৈমাসিক ফেডারেল ট্যাক্স রিটার্ন। আপনি ত্রৈমাসিকের সময় আপনার কর্মীদের যে মজুরি, টিপস এবং অন্যান্য ক্ষতিপূরণ দিয়েছেন তা লিখতে যান। কিন্তু $41,935.12 লেখার পরিবর্তে, আপনি নম্বরগুলি স্থানান্তর করুন এবং $49,135.12 লিখুন।
এই সহজ, সহজে করা যায় এমন ট্রান্সপোজিশন ত্রুটি IRS কে সতর্ক করে যে আপনার ট্যাক্স জমা দেওয়া মজুরির সাথে মেলে না।
অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং ভুলের বিপরীতে, একটি সহজ কৌশল রয়েছে যা আপনি একটি স্থানান্তর ত্রুটি চিহ্নিত করতে ব্যবহার করতে পারেন। এবং এটি সব "9" নম্বরে নেমে আসে৷
৷তবে প্রথমে, আসুন একটি দ্রুত পদক্ষেপ নেওয়া যাক এবং আপনি কোথায় সংখ্যার অসঙ্গতি খুঁজে পেতে পারেন সে সম্পর্কে কথা বলি। আপনি ট্রায়াল ব্যালেন্সে একটি স্থানান্তর ত্রুটি দেখতে পারেন, যখন আপনার অ্যাকাউন্ট সমান না হয়।
একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স হল একটি প্রতিবেদন যা ব্যবসায়গুলি অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলি ধরতে ব্যবহার করে৷ ট্রায়াল ব্যালেন্স দেখায় যে ডেবিট এবং ক্রেডিট একে অপরের সমান কিনা। যদি তারা অসম হয়, তাহলে ত্রুটিটি কোথা থেকে এসেছে তা খুঁজে বের করতে আপনি আপনার জার্নাল এন্ট্রিগুলিতে ফিরে যেতে পারেন৷
সাধারণত, ব্যবসা প্রতিটি রিপোর্টিং সময়ের শেষে ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রস্তুত করে। তবে, একটি স্থানান্তর ত্রুটি সনাক্ত করতে আপনাকে এতক্ষণ অপেক্ষা করতে হবে না। যদি আপনি লক্ষ্য করেন যে দুটি অ্যাকাউন্ট অসম, আপনার অবিলম্বে ব্যবস্থা নেওয়া উচিত।
ঠিক আছে, তাই এখন ট্রান্সপোজিশন মিস্টেক ম্যাজিক "9" আইডেন্টিফায়ারে ফিরে আসা যাক। সমস্ত স্থানান্তর ত্রুটির অসঙ্গতি 9 নম্বর দ্বারা বিভাজ্য৷ যদি আপনার অসঙ্গতি 9 নম্বর দ্বারা সমানভাবে বিভাজ্য হয়, তাহলে আপনার হাতে একটি স্থানান্তর ত্রুটি থাকতে পারে৷
উপরের উদাহরণের সংখ্যাগুলি ব্যবহার করে, আপনি $1,180 লিখবেন যখন আপনার $1,810 লেখা উচিত ছিল৷
এটি একটি স্থানান্তর ত্রুটি কিনা তা নির্ধারণ করতে, পার্থক্যটি খুঁজুন ($1,810 – $1,180)। আপনি $630 এর অসঙ্গতি রেখে গেছেন।
এটা কি 9 দ্বারা বিভাজ্য?
$630 / 9 =70
হ্যাঁ!৷ 9 কৌশল দ্বারা বিভাজ্য দেখায় যে আপনার হাতে একটি স্থানান্তর ভুল আছে।
আপনার ব্যবসার অর্থ ট্র্যাক করার একটি ভাল উপায় প্রয়োজন? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সাহায্য করতে পারে। নির্বিঘ্নে ব্যালেন্স লিখুন, পেমেন্ট রেকর্ড করুন, অনুমান পাঠান এবং আরও অনেক কিছু! কেন কাল পর্যন্ত অপেক্ষা? আজ আপনার বিনামূল্যে ট্রায়াল শুরু করুন.