একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি আপনার কোম্পানির লেনদেন রেকর্ড করার জন্য দায়ী। এবং আপনার এন্ট্রি সমর্থন করার জন্য, আপনি পর্যাপ্ত ডকুমেন্টেশন রাখা উচিত. এই অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন আপনার ব্যবসার জন্য একটি অডিট ট্রেইল হিসাবে কাজ করে। একটি অডিট ট্রেইল কী এবং কেন এটি আপনার ছোট ব্যবসার জন্য অপরিহার্য তা জানতে পড়ুন৷
৷
একটি অডিট ট্রেইল হল নথিগুলির একটি সেট যা আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলিতে আপনার রেকর্ড করা লেনদেনগুলিকে বৈধ করে। আপনার ট্রেইল তার উৎস থেকে একটি অ্যাকাউন্টিং লেনদেন ট্র্যাক এবং যাচাই করতে সাহায্য করে। আপনি যখন আপনার বইগুলিতে লেনদেন রেকর্ড করেন, তখন আপনি আপনার ব্যবসার লেনদেন এবং ইভেন্টগুলির উপর ভিত্তি করে এন্ট্রিগুলি তৈরি করেন৷ ইভেন্টে কেনাকাটা, বিক্রয় এবং খরচের মতো জিনিস অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
একটি অডিট ট্রেইলের প্রতিটি রেকর্ডে ইভেন্টটি কী ছিল, কে ইভেন্টটি তৈরি করেছে এবং ইভেন্টটি যে দিন/সময় ঘটেছে সে সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে৷
লেনদেনের উপর নির্ভর করে, কার্যকলাপ সমর্থন করার জন্য ডকুমেন্টেশন একটি নথি বা নথির একটি সিরিজ জড়িত থাকতে পারে। দস্তাবেজগুলির কয়েকটি উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপনাকে ধরে রাখতে হবে:
অনেক ব্যবসা একটি অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি সঠিক কিনা তা যাচাই করতে অডিট ট্রেল ব্যবহার করে। যে শিল্পগুলি সাধারণত অডিট ট্রেলগুলি ব্যবহার করে সেগুলির মধ্যে রয়েছে স্বাস্থ্য, আর্থিক, অ্যাকাউন্টিং এবং আইটি শিল্প৷
ধরা যাক আপনার বেকারিকে একটি নতুন ডেলিভারি গাড়ি কিনতে হবে। আপনি গাড়ির প্রকারের পাশাপাশি দামের পরিসর অনুমোদন করে একটি ক্রয় আদেশের অনুরোধ করতে পারেন। আপনার ব্যবসার ক্রয় অর্ডার সিস্টেম না থাকলে, আপনি গাড়ির ডিলারশিপ থেকে একটি লিখিত অনুমান পেতে পারেন।
একবার বেকারি গাড়িটি ক্রয় করলে, অটো ডিলারশিপ আপনাকে বিক্রয়ের একটি বিল দেয় যা গাড়ির ধরন, ক্রয়ের পরিমাণ এবং ক্রয়ের শর্তাবলীর মতো জিনিসগুলি দেখায়৷
আপনার গাড়ি কেনার সময় আপনি যে নথিগুলি পান সেগুলি গাড়ির অডিট ট্রেইলের অংশ হয়ে যায়। আপনার ব্যবসার বইয়ে কেনাকাটা রেকর্ড করুন এবং ডকুমেন্টেশন আপনার রেকর্ডে রাখুন।
একটি সম্পূর্ণ অডিট ট্রেইল থাকা ব্যক্তিদের কাছে প্রমাণ করে, যেমন অডিটর বা বিনিয়োগকারীদের, আপনার বইয়ের তথ্য বৈধ। উল্লেখ করার মতো নয়, একটি অডিট ট্রেইল স্থাপন করা আপনার ব্যবসাকে IRS-এর রেকর্ড রাখার মানগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ রাখে৷
এছাড়াও আপনি অ্যাকাউন্টগুলি সমন্বয় করতে, আপনার ব্যবসার বাজেট পরিকল্পনা করতে এবং ঝুঁকিগুলি পরিচালনা করতে সাহায্য করতে আপনার অডিট ট্রেল ব্যবহার করতে পারেন৷
এটি কোনও গোপন বিষয় নয় যে অ্যাকাউন্টিং অডিট ট্রেল থাকার জন্য অনেকগুলি সুবিধা রয়েছে। একটি অডিট ট্রেইল আপনার ব্যবসাকে উপকৃত করতে পারে এমন পাঁচটি উপায় দেখুন৷
৷অডিট ট্রেইলের একটি প্রধান উদ্দেশ্য হল জালিয়াতি সনাক্ত করা এবং প্রতিরোধ করা। যখন আপনার কাছে একটি অ্যাকাউন্টিং লেনদেনকে বৈধতা দেয় এমন নথির ট্রেল থাকে, আপনি প্রমাণ করতে পারেন যে আপনার লেনদেন বৈধ৷
একটি লেনদেনের বৈধতা প্রমাণ করার পাশাপাশি, সমস্ত ব্যবসায়িক কার্যকলাপের জন্য একটি অডিট ট্রেইল থাকা জালিয়াতির ঝুঁকি কমাতে সাহায্য করে। কঠোর প্রয়োজনীয়তার সাথে, কর্মচারীরা জানবে যে আপনি প্রতারণামূলক কার্যকলাপের জন্য তাদের কাজ পর্যবেক্ষণ ও ট্র্যাক করেন এবং বুঝতে পারেন যে জালিয়াতি নজরে পড়বে না।
একটি অডিট ট্রেইল থাকা শুধুমাত্র আপনাকে লেনদেনগুলি ট্র্যাক করতে সাহায্য করে না, তবে নিরীক্ষক এবং অন্যান্য কর্মীদের কার্যকলাপগুলি খুঁজে পেতে এবং যাচাই করতে দেয়৷ অডিট ট্রেল জড়িত প্রত্যেকের জন্য অডিট প্রক্রিয়াটিকে দ্রুত এবং সহজ করে তোলে। এবং, তারা একটি অডিটের জন্য প্রস্তুতি কম চাপযুক্ত করে তোলে।
উদাহরণস্বরূপ, একজন অডিটর আপনার বইগুলিতে একটি অস্বাভাবিক লেনদেন দেখতে পারে এবং এর যথার্থতা নিয়ে প্রশ্ন করতে পারে। একটি অডিট ট্রেইল সহ, নিরীক্ষকরা লেনদেনটি বৈধ কিনা তা নির্ধারণ করতে সহায়ক ডকুমেন্টেশন (যেমন, চালান) দেখতে পারেন৷
আপনি যদি আপনার আর্থিক রেকর্ডের নির্ভুলতা বাড়াতে চান, তাহলে একটি অডিট ট্রেইল থাকা একটি ভাল উপায়। অডিট ট্রেলগুলি আপনার আর্থিক প্রতিবেদন এবং রেকর্ডে সঠিক তথ্য রয়েছে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে। যদি আপনার রেকর্ডগুলি ভুল হয়, ব্যবসার মালিক, বিনিয়োগকারী এবং ঋণদাতাদের সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য সঠিক আর্থিক তথ্য থাকবে না৷
আপনার ব্যবসার অর্থের একটি পরিষ্কার স্ন্যাপশট দিতে এবং আপনার বইগুলি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে, একটি অডিট ট্রেল ব্যবহার করে আপনার লেনদেনের উপর নজর রাখুন৷
আপনার বইগুলিতে একটি নির্দিষ্ট লেনদেন খুঁজে পেতে আপনার সমস্যা হলে, একটি অডিট ট্রেল আপনাকে সাহায্য করতে পারে৷
বলুন যে আপনি একটি লেনদেন সম্পর্কে কিছু জানেন না শুধুমাত্র দিনটি ছাড়া। আপনি লেনদেন ট্র্যাক করতে এবং এটি সম্পর্কে অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য (যেমন, ক্রয়ের পরিমাণ) খুঁজে পেতে আপনার অডিট ট্রেল ব্যবহার করতে পারেন।
এমনকি আপনি কোনো লেনদেনের ট্র্যাক না হারালেও, একটি অডিট ট্রেইল রাখা আপনাকে মনের শান্তি দিতে পারে এটা জেনে যে আপনি প্রয়োজনে একটি লেনদেন ট্রেস করতে পারেন।
যদি কোনো দুর্যোগ আপনার ব্যবসায় আঘাত করে (যেমন, বন্যা), আপনাকে প্রস্তুত থাকতে হবে। অডিট ট্রেলগুলি আপনাকে একটি বিপর্যয় ঘটলে ক্ষতিগ্রস্ত বা হারিয়ে যাওয়া তথ্য একত্রিত করার সুযোগ দেয়। একটি অডিট ট্রেইল আপনাকে সেই সময়ের জন্য আপনার ব্যবসার লেনদেন পুনরায় তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে।
কোনো বিপর্যয় ঘটলে আপনার অডিট ট্রেল অক্ষত থাকে তা নিশ্চিত করতে, আপনার সমস্ত রেকর্ডের ব্যাক আপ নিতে ভুলবেন না। আপনি ক্লাউডে আপনার ডকুমেন্টেশনের কাগজ এবং ইলেকট্রনিক কপি উভয়ই রাখার কথা বিবেচনা করতে পারেন। এইভাবে, দুর্যোগের সময় আপনার অডিট ট্রেল সম্পূর্ণরূপে ধ্বংস হবে না।
কিছু ব্যবসা তাদের লেনদেনের অডিট ট্রেলের কাগজের কপি সংরক্ষণ করতে পারে, অন্যরা কাগজবিহীন সিস্টেম বেছে নিতে পারে। আপনি যদি কাগজবিহীন রুটে যাওয়ার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে আপনি আপনার কাগজের অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড সংরক্ষণ করার জায়গা খুঁজে পাওয়া এড়াতে পারেন। উল্লেখ করার মতো নয়, স্টোরেজ সরবরাহের (যেমন, ক্যাবিনেট এবং ফোল্ডার) অতিরিক্ত অর্থ ব্যয় করার বিষয়ে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না।
অন্যদিকে, আপনার অডিট ট্রেইলের জন্য কাগজবিহীন ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করার সময়ও আপনাকে সতর্ক থাকতে হবে। ইলেকট্রনিকভাবে নথি সংরক্ষণ করার সময়, সেই অনুযায়ী লেবেল দিন। সংগঠিত থাকার জন্য এবং কোনো ফাইলের ট্র্যাক হারানো এড়াতে, ধারাবাহিকভাবে আপনার ফাইলগুলিকে লেবেল করুন এবং সেগুলিকে কালানুক্রমিক ক্রমে রাখুন৷
আপনি একটি ফাইলিং ক্যাবিনেটে বা ইলেকট্রনিকভাবে অডিট ট্রেল নথি সংরক্ষণ করুন না কেন, আপনাকে আপনার রেকর্ডগুলি সংগঠিত রাখতে হবে। এইভাবে, আপনি মুহূর্তের নোটিশে একটি অ্যাকাউন্টিং লেনদেন থেকে ডকুমেন্টেশন সনাক্ত করতে এবং দেখতে পারেন৷
আপনার ব্যবসার লেনদেন ট্র্যাক করার একটি সহজ উপায় খুঁজছেন? প্যাট্রিয়টের অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনার আয় এবং ব্যয় রেকর্ড করার জন্য এটি একটি হাওয়া করে তোলে। আজই একটি বিনামূল্যের ট্রায়াল শুরু করুন!৷
এই পোস্ট সম্পর্কে প্রশ্ন, মন্তব্য বা উদ্বেগ আছে? Facebook-এ আমাদের লাইক করুন, এবং আসুন কথা বলি!
এই নিবন্ধটি মার্চ 2, 2015 এর মূল প্রকাশনার তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।