শক্তিশালী রেকর্ডকিপিং দক্ষতা? আপনি ব্যবসা করছেন. দরিদ্র রেকর্ডকিপিং দক্ষতা? এটা ধাপ আপ করার সময়. ব্যবসার রেকর্ড রাখা একটি স্বাস্থ্যকর ব্যবসা পরিচালনা, সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং ব্যবসায়িক ট্যাক্স ক্রেডিট এবং ঋণের জন্য যোগ্য হওয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ।
আপনি কর দাখিল করছেন বা PPP লোন মাফের জন্য আবেদন করছেন না কেন, আপনি জানেন যে আপনি যত বেশি সংগঠিত হবেন এটি কতটা সহজ।
আপনি যদি আপনার আর্থিক রেকর্ড রাখার দক্ষতাকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যেতে চান তবে নিম্নলিখিত পাঁচটি টিপস দেখুন।
প্রথম জিনিসগুলি প্রথমে ... আপনাকে কী ধরণের রেকর্ড রাখতে হবে এবং কতক্ষণের জন্য?
এমন অনেকগুলি ব্যবসায়িক রেকর্ড রয়েছে যা আপনাকে ধরে রাখতে হবে। সন্দেহ হলে, দুঃখিত হওয়ার চেয়ে নিরাপদ থাকা এবং সেগুলি ফেলে দেওয়া বা মুছে ফেলার চেয়ে রেকর্ড রাখা ভাল৷
নিম্নলিখিত রেকর্ডগুলি রাখতে ভুলবেন না:
ঠিক আছে, এখন কতক্ষণ এই রেকর্ডগুলো রাখতে হবে? ওয়েল, এটা রেকর্ড ধরনের উপর নির্ভর করে. IRS-এর কিছু রেকর্ডের জন্য একটি সময়সীমা রয়েছে যখন ফেয়ার লেবার স্ট্যান্ডার্ডস অ্যাক্ট (FLSA) অন্যদের জন্য সময়কাল নির্ধারণ করে। এবং, অন্যান্য সত্তা (যেমন, বীমা কোম্পানি) রেকর্ড রাখার দৈর্ঘ্যের উপর পরিবর্তিত হতে পারে।
সংক্ষেপে, আপনাকে দুই বছর থেকে একটি অনির্দিষ্ট সময়ের জন্য যে কোনো জায়গায় রেকর্ডে ঝুলিয়ে রাখতে হবে। এখানে মৌলিক রেকর্ডকিপিং প্রয়োজনীয়তাগুলির একটি সংক্ষিপ্ত তালিকা রয়েছে:
| রেকর্ড | সময়কাল |
| যে রেকর্ডের উপর ভিত্তি করে মজুরি গণনা করা হয়: - টাইম কার্ড এবং টুকরো কাজের টিকিট - মজুরি হার টেবিল - কাজ এবং সময়সূচী – মজুরি থেকে সংযোজন বা কর্তন | 2 বছর |
| আয়কর রিটার্ন রেকর্ড | 3 বছর |
| বেতনের রেকর্ড: - মজুরি দেওয়া হয়েছে - বোনাস - অ্যাকাউন্ট পেমেন্ট সুবিধা | 3 বছর |
| বিক্রয় এবং ক্রয়ের রেকর্ড | 3 বছর |
| সম্মিলিত দর কষাকষি চুক্তি | 3 বছর |
| কর্মসংস্থান ট্যাক্স রেকর্ড | 4 বছর |
| খারাপ ঋণ কর্তনের দাবি | 7 বছর |
| আপনি যদি রিটার্ন দাখিল না করেন তাহলে আয়কর রিটার্ন রেকর্ড করুন | অনির্দিষ্টকালের জন্য |
আবার ... যখন সন্দেহ হয়, দুঃখিত হওয়ার চেয়ে নিরাপদ থাকা এবং আপনার প্রয়োজনের চেয়ে বেশিক্ষণ রেকর্ডে ঝুলে থাকা ভাল। আপনার হিসাবরক্ষক, রাজ্য বা আইআরএসের সাথে যোগাযোগ করুন যদি আপনার রেকর্ড রাখার সময়কাল সম্পর্কে প্রশ্ন থাকে।
তহবিল মিশ্রিত করার ফলে বিভ্রান্তি এবং গোলমাল রেকর্ড হতে পারে। স্পষ্ট রেকর্ডের জন্য, আপনার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট থেকে আলাদা একটি ব্যবসায়িক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার কথা বিবেচনা করুন।
আপনার তহবিল আলাদা করে, আপনি কোন খরচ এবং আয় আপনার এবং কোনটি আপনার ব্যবসার তা আরও ভালভাবে ট্র্যাক করতে পারেন। কর কর্তনের দাবি করা এবং ব্যবসায়িক ঋণ বা ক্রেডিট এর জন্য আবেদন করার মতো অনেক কিছুর জন্য এটি প্রয়োজনীয়।
আপনার ব্যবসার কাঠামোর উপর নির্ভর করে, আপনাকে একটি পৃথক ব্যবসায়িক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হতে পারে। সীমিত দায়বদ্ধতা কোম্পানি বা কর্পোরেশন হিসাবে গঠন করা কোম্পানি, সেইসাথে যেগুলি (DBA) নামে একটি ব্যবসায়ের অধীনে কাজ করে তাদের অবশ্যই ব্যবসার জন্য একটি পৃথক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে।
DBA ছাড়া একক মালিকানা এবং অংশীদারিত্বের আইনত আলাদা অ্যাকাউন্ট খুলতে হবে না। কিন্তু আবার, অ্যাকাউন্ট আলাদা করা ব্যবসার রেকর্ড রাখা সহজ করে তোলে।
কিছু ব্যবসা একটি বেতন অ্যাকাউন্ট তৈরি করে তহবিল আলাদা করে। একটি পে-রোল ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে শুধুমাত্র বেতন-সম্পর্কিত টাকা থাকে। এটি একটি নিয়মিত ব্যবসায়িক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট থেকে আলাদা। আপনি যদি একটি সম্পূর্ণ পরিষেবা পে-রোল সিস্টেম ব্যবহার না করেন তবে এটি পে-রোল ট্যাক্স পরিচালনা করা সহজ করে তুলতে পারে।
যখন ব্যবসার রেকর্ড রাখার কথা আসে, তখন আপনাকে যা করতে হবে তা হল জার্নাল এন্ট্রির মাধ্যমে আপনার লেনদেন নথিভুক্ত করা। এই জার্নাল এন্ট্রিগুলি আপনার ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং বইগুলির ভিত্তি।
অনেকগুলি জার্নাল এন্ট্রি রয়েছে যা আপনাকে সেই পরিসরটি সহজ থেকে জটিল পর্যন্ত করতে হবে। বিক্রয় জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করা থেকে শুরু করে অর্জিত আগ্রহ রেকর্ড করা পর্যন্ত, আপনাকে নিজেকে পরিচিত করতে হবে এমন অনেক কিছু আছে।
শুরু করার জন্য, জার্নাল এন্ট্রিগুলির মূল বিষয়গুলি বুঝুন:ডেবিট এবং ক্রেডিট৷ ডেবিট এবং ক্রেডিট সমান কিন্তু আপনার বইয়ের বিপরীত এন্ট্রি। যখন একটি লেনদেন সঞ্চালিত হয়, একটি অ্যাকাউন্ট বাড়ে যখন অন্যটি হ্রাস পায়। এটি ডেবিট এবং ক্রেডিট এর মাধ্যমে উপস্থাপন করা হয়।
ডেবিট এবং ক্রেডিট অ্যাকাউন্টগুলিকে ভিন্নভাবে প্রভাবিত করে। সম্পদ এবং ব্যয়ের হিসাব ডেবিট দ্বারা বৃদ্ধি পায় এবং ক্রেডিট দ্বারা হ্রাস পায়। দায়, ইক্যুইটি, এবং রাজস্ব অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট দ্বারা বৃদ্ধি এবং ডেবিট দ্বারা হ্রাস করা হয়।
একবার আপনি ডেবিট এবং ক্রেডিটগুলির মূল বিষয়গুলি জানলে, আপনি বিস্তারিত রেকর্ডের জন্য জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করার পথে রয়েছেন।
গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক রেকর্ডে কফি ছড়িয়ে দেওয়া বা দুর্ঘটনাক্রমে সেগুলি ফেলে দেওয়ার চেয়ে ঝামেলা আর কী হতে পারে? যদিও ফাইলিং ক্যাবিনেটগুলি আপনার রেকর্ডের জন্য একটি নিরাপদ ঘর সরবরাহ করতে পারে, তবে এটি নিজে থেকে সংরক্ষণের সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতি নাও হতে পারে৷
আপনার ব্যবসার রেকর্ডের ডিজিটাল কপি তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন। এইভাবে, আপনার কাছে একাধিক অনুলিপি রয়েছে।
আপনি আপনার কম্পিউটারে কাগজের রেকর্ড স্ক্যান করতে পারেন, ইতিমধ্যে ডিজিটাল ফাইলগুলি ডাউনলোড করতে পারেন, অথবা ছবি তুলতে এবং আপনার কম্পিউটারে আপলোড করতে পারেন৷
এবং আরও নির্ভরযোগ্য রেকর্ডকিপিং সিস্টেমের জন্য…
কখনও কখনও, আপনি যখন দেরি করেন, তখন আপনি পরে নিজের জন্য আরও কাজ তৈরি করেন। ব্যবসার রেকর্ড রাখার ক্ষেত্রেও একই কথা।
হয়তো আপনি ইনকামিং এবং আউটগোয়িং মানি ট্র্যাকিং বন্ধ রেখেছেন কারণ আপনি মনে করেন আপনি ফিরে যেতে পারেন এবং পরে সেগুলি যোগ করতে পারেন। তবে, এটি সম্ভবত আপনাকে রাস্তায় ঝাঁকুনিতে ছেড়ে দেবে এবং আপনার রেকর্ডগুলিকে ক্রমানুসারে পেতে আরও সময় নষ্ট করবে।
কেন এটা বন্ধ করা এবং একটি বড় মাথা ব্যাথা সঙ্গে বায়ু আপ?
রেকর্ডকিপিং প্রক্রিয়াকে স্ট্রিমলাইন করে জিনিসগুলিকে সরল করুন। সহজে ব্যয় এবং আয় প্রবেশ করতে এবং আপনার বইগুলি পরিচালনা করতে একটি শক্তিশালী অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে বিনিয়োগ করুন।
এছাড়াও, আপনি যদি অনলাইন সফ্টওয়্যার বেছে নেন, আপনার ব্যবসার রেকর্ডগুলি আপনার ডেস্কে স্তূপের পরিবর্তে ক্লাউডে থাকবে। এবং যদি আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে ক্রেডিট কার্ডের অর্থপ্রদান গ্রহণ, চালান তৈরি এবং ব্যাঙ্ক লেনদেন আমদানি করার মতো জিনিসগুলি করতে দেয়, আপনার রেকর্ডগুলি ন্যূনতম প্রচেষ্টার সাথে এক জায়গায় থাকবে৷
সফ্টওয়্যার খুঁজছেন আপনি নির্ভর করতে পারেন? প্যাট্রিয়টস প্রিমিয়াম অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটিতে আপনার ইনভয়েস ট্র্যাক, ব্যাঙ্ক লেনদেন আমদানি, রেকর্ড তহবিল এবং আরও অনেক কিছুর জন্য প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্য রয়েছে৷ আজ আপনার বিনামূল্যে ট্রায়াল পান!