একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি সম্ভবত নিয়মিতভাবে চালান নিয়ে কাজ করেন। হয়তো আপনি তাদের আপনার গ্রাহকদের পাঠান. অথবা, হয়ত আপনি অতীতে কেনাকাটা করার জন্য সেগুলি পেয়েছেন। যাই হোক না কেন, আপনি যদি আপনার গ্রাহকদের ইনভয়েস করার পরিকল্পনা করে থাকেন, তাহলে আপনাকে কঠিন চালান প্রদানের শর্তাবলী নিয়ে আসতে হবে।
একটি চালান হল একটি নথি যা ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে একটি লেনদেন রেকর্ড করে। এবং আপনি যখন একজন গ্রাহকের জন্য একটি চালান তৈরি করেন, তখন আপনি অর্থপ্রদানের শর্তাবলী সেট করেন যাতে যে ব্যক্তি চালান গ্রহণ করে সে জানতে পারে:
চালান অর্থপ্রদানের শর্তাবলী গ্রাহককে কখন এবং কীভাবে আপনাকে অর্থ প্রদান করতে হবে এবং দেরিতে অর্থ প্রদানের পরিণতি হতে পারে তা তাদের জানাতে চালানের তথ্য বিভক্ত করে। মূলত, অর্থপ্রদানের শর্তাবলী হল নির্দেশিকা যা গ্রাহকরা আপনাকে আপনার পণ্য বা পরিষেবার জন্য অর্থ প্রদান করতে ব্যবহার করে।
স্ট্যান্ডার্ড ইনভয়েস পেমেন্ট শর্তাবলী কি? অনেক ব্যবসার 30-দিনের শর্ত থাকে যেখানে ইনভয়েস তারিখের 30 দিন পরে পেমেন্ট দিতে হয়। যাইহোক, আপনার ব্যবসা আপনি যে কোন শর্তাবলী চয়ন করতে পারেন।
প্রতিটি ব্যবসার চূড়ান্ত লক্ষ্য অর্থ প্রদান করা হয়। কিন্তু, আপনার চালানের শর্তাবলী শিথিল হলে আপনি অর্থপ্রদানের আশা করতে পারবেন না।
আপনার শর্তাবলী আপনার গ্রাহকদের জন্য অর্থ প্রদানের সুনির্দিষ্ট বানান। আপনার শর্তাবলী কতটা শক্তিশালী তা প্রভাবিত করতে পারে:
আপনি যদি আপনার গ্রাহকদের জন্য আপনার চালানের অর্থপ্রদানের শর্তাদি টেবিলে না রাখেন, তাহলে আপনি আপনার কোম্পানিকে ভাসতে থাকার জন্য সংগ্রাম করছে তা খুঁজে পেতে পারেন। উল্লেখ করার মতো নয়, আপনাকে সম্ভবত অর্থপ্রদানের জন্য গ্রাহকদের তাড়া করতে হবে, যা কোনো ব্যবসা করতে চায় না।
আপনার অর্থপ্রদানের শর্তাবলীর সাথে কঠোর না হওয়া এবং একটি কঠিন পরিকল্পনা নিয়ে আসা আপনার কোম্পানির জন্য অনেক সমস্যার কারণ হতে পারে। সুতরাং, আপনার ব্যবসার অর্থ প্রদান নিশ্চিত করতে আপনার শর্তাবলী সূক্ষ্ম-টিউন করা ভাল।
আপনার ছোট ব্যবসা চালান প্রদানের শর্তাবলী নিখুঁত করতে চান? আপনার শর্তাবলী উন্নত করতে কয়েকটি টিপস দেখুন।
আপনি শেষ জিনিসটি করতে চান তা হল আপনার গ্রাহকদের ইনভয়েসের জন্য অর্থপ্রদানের শর্তাবলী সম্পর্কে অন্ধকারে রাখুন। তাই প্লেগের মতো অর্থপ্রদানের শর্তাবলীর প্রশ্ন এড়ানোর পরিবর্তে, আপনার শর্তাবলী সম্পর্কে স্বচ্ছ হোন।
আপনি যখন একটি নতুন গ্রাহক সম্পর্ক শুরু করেন, তখন আপনার শর্তাবলী সম্পর্কে খোলামেলা এবং সৎ থাকুন, বিশেষ করে যদি গ্রাহক জিজ্ঞাসা করে। প্রক্রিয়া চলাকালীন আপনার অর্থপ্রদানের শর্তাবলী সম্পর্কে পরিষ্কার থাকুন এবং সেগুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য চালান না পাঠানো পর্যন্ত অপেক্ষা করবেন না।
আপনার চালান আপনার গ্রাহকদের জন্য দিন হিসাবে পরিষ্কার করা উচিত. যদি কোনো গ্রাহকের আপনার চালান বুঝতে অসুবিধা হয়, তাহলে আপনার অর্থপ্রদান পেতে আরও বেশি সময় লাগতে পারে। আপনি কোনো চালান পাঠানোর আগে সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ তালিকাভুক্ত করতে ভুলবেন না:
আপনি প্রতিটি চালান পাঠানোর আগে, আপনি কোন ভুল করেননি তা নিশ্চিত করার জন্য সঠিকতা পরীক্ষা করুন।
আপনি অবিলম্বে অর্থ প্রদান নিশ্চিত করতে, যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার গ্রাহকদের চালান করুন। আপনার গ্রাহক যত তাড়াতাড়ি একটি চালান পাবেন, তত তাড়াতাড়ি আপনি পেমেন্ট পেতে পারেন।
আপনি একটি কাজ সম্পূর্ণ করার সাথে সাথে বা একটি পণ্য সরবরাহ করার সাথে সাথে একটি চালান পাঠান। প্রক্রিয়াটি দ্রুত করতে, চালান তৈরি এবং ট্র্যাক করতে অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন৷
একজন গ্রাহকের জন্য আপনাকে অর্থ প্রদান করা যত কঠিন, অর্থ প্রদান করা তত বেশি কঠিন। আপনার এবং আপনার গ্রাহকদের জন্য জিনিসগুলিকে সহজ করতে, সম্ভব হলে গ্রাহকদের বিভিন্ন ধরনের চালান প্রদানের বিকল্পগুলি অফার করুন৷
আপনি গ্রাহকদের অনলাইনে ক্রেডিট বা ডেবিট কার্ডের মাধ্যমে অথবা একটি চেক মেল করে অর্থ প্রদানের বিকল্প দিতে পারেন। এবং যদি আপনি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন (যেমন, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার), আপনি একটি বোতামে ক্লিক করে আপনাকে অর্থ প্রদানের জন্য গ্রাহকদের একটি সরাসরি লিঙ্ক পাঠাতে সক্ষম হতে পারেন (যেমন, ইমেল)৷
আপনি যদি আপনার অর্থপ্রদানের বিকল্পগুলিকে স্ট্রীমলাইন করতে চান, তাহলে আপনার গ্রাহকদের জন্য চালান পেমেন্ট সহজ করার জন্য সফ্টওয়্যার পাওয়ার দিকে নজর দিন৷ এবং, আপনি গ্রাহকদের স্বয়ংক্রিয় অর্থ প্রদানের জন্য একটি উপায় সেট আপ করতে পারেন কিনা দেখুন৷
৷| একটি নির্ভরযোগ্য এবং সাশ্রয়ী মূল্যের অ্যাকাউন্টিং সমাধান খুঁজছেন যা চালান তৈরি করা এবং চালান পেমেন্ট রিমাইন্ডার পাঠাতে একটি হাওয়া করে? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি 30 দিনের জন্য বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন! |
গ্রাহকদের আরও দ্রুত অর্থ প্রদান করতে উত্সাহিত করতে, অগ্রিম অর্থপ্রদানের ছাড় দেওয়ার কথা বিবেচনা করুন। উদাহরণ স্বরূপ, গ্রাহক যদি 10 দিনের মধ্যে চালান পরিশোধ করেন তাহলে আপনি 2% ছাড় দিতে পারেন (অর্থাৎ, 2/10 নেট 30 দিন)।
অগ্রিম অর্থপ্রদানের জন্য গ্রাহকদের চালান ছাড় দেওয়াও করতে পারে:
আপনি যদি ডিসকাউন্ট অফার করার পরিকল্পনা করেন, তাহলে আপনার গ্রাহক এবং ব্যবসার জন্য কোন প্রারম্ভিক পেমেন্ট ডিসকাউন্টটি আদর্শ তা নির্ধারণ করতে সাধারণ ডিসকাউন্টের পরিমাণ গবেষণা করতে কিছু সময় নিন।
আপনি যাই করুন না কেন, নিশ্চিত করুন যে আপনি বিলম্বিত অর্থপ্রদানের ট্র্যাক রাখছেন। অন্যথায়, দেরিতে অর্থপ্রদানকারীরা ফাটলের মধ্য দিয়ে পিছলে যেতে পারে এবং আপনি অর্থপ্রদান মিস করতে পারেন।
আপনি দেরী পেমেন্ট ম্যানুয়ালি ট্র্যাক করতে পারেন (যেমন, স্প্রেডশীট) বা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে। আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, আপনি সাধারণত একটি প্রতিবেদন টানতে পারেন, যেমন একটি অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য বার্ধক্য প্রতিবেদন, কোন চালানগুলি শেষ হয়েছে তা দেখতে।
আপনার প্রতিবেদন বিশ্লেষণ করুন এবং কোন চালান শেষ হয়েছে তা নির্ধারণ করুন এবং অর্থপ্রদানের জন্য গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করুন।
সুতরাং, একজন গ্রাহক পরিষেবা বা পণ্যের জন্য অর্থ প্রদান না করলে আপনি কী করতে যাচ্ছেন? এটি ঘটলে একটি কঠিন গেম প্ল্যান নিয়ে আসুন।
গ্রাহকদের বকেয়া ইনভয়েস পরিশোধ করতে, আপনি করতে পারেন:
আপনি যাই করুন না কেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার পরিকল্পনা পেশাদার এবং বোধগম্য। আপনি কখনই জানেন না কেন একজন গ্রাহক অর্থপ্রদান করছেন না (ইঙ্গিত:তারা হয়তো ভুলে গেছেন)। আপনার এবং তাদের উভয়ের জন্য কাজ করে এমন একটি সমাধান খুঁজতে আপনার বিলম্বিত অর্থপ্রদানকারী গ্রাহকদের সাথে কাজ করুন যাতে আপনি সম্পর্ককে নষ্ট না করেন।
অ্যাকাউন্টিংয়ের যেকোনো কিছুর মতো, অনুমান, চালান, চালান পেমেন্ট এবং বিলম্বে অর্থপ্রদানের তথ্যের বিস্তারিত রেকর্ড রাখুন। এইভাবে, যদি কিছু ঘটে বা আপনার একটি চালান পর্যালোচনা করার প্রয়োজন হয়, আপনি সহজেই আপনার রেকর্ডের মাধ্যমে বিশদ অ্যাক্সেস করতে পারেন।
আসুন অর্থপ্রদানের শর্তাবলী সহ একটি চালানের একটি উদাহরণ দেখি, আমরা কি করব?
নীচের একটি উদাহরণ চালান দেখুন. এটিতে, আপনি "নেট 60" অর্থপ্রদানের শব্দটি দেখতে পাবেন। এর মানে হল যে চালানের তারিখ থেকে চালান পরিশোধ করার জন্য গ্রাহকের কাছে 60 দিন আছে। শর্তাবলী যত বেশি হবে, গ্রাহককে চালান দিতে হবে তত বেশি।
এই নিবন্ধটি সেপ্টেম্বর 27, 2016 এর মূল প্রকাশের তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।