কোনো না কোনো সময়ে, একজন কর্মচারীকে ব্যবসা-সম্পর্কিত ক্রয় করতে কোম্পানির তহবিল ব্যবহার করতে হতে পারে। যখন এটি ঘটে, ব্যয় ব্যবস্থাপনা খেলায় আসে। ছোট ব্যবসার ব্যয় ব্যবস্থাপনা এবং সময়মতো কর্মচারীদের অর্থ ফেরত নিশ্চিত করার জন্য কীভাবে আপনার প্রক্রিয়াকে স্ট্রিমলাইন করা যায় সে সম্পর্কে সমস্ত কিছু জানুন।
সুতরাং, ব্যয় ব্যবস্থাপনা ঠিক কি? ব্যয় ব্যবস্থাপনা হল সেই সিস্টেম যা আপনার কোম্পানি ব্যবসার খরচ প্রক্রিয়াকরণ, অর্থ প্রদান এবং অডিট করতে ব্যবহার করে। এর মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়, কর্মচারী ভ্রমণ এবং বিনোদন এবং প্রতিদান (যেমন, অফিস সরবরাহ)।
একটি ব্যয় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সাথে, একটি ব্যবসা কর্মচারীদের ব্যবসা-সম্পর্কিত বিষয়ে যা ব্যয় করেছে তার জন্য অর্থ ফেরত দেয়। এবং সাধারণত, ব্যবসাগুলি নীতি এবং পদ্ধতিগুলি সেট আপ করে যাতে কর্মচারীরা জানেন যে ব্যয়ের প্রতিদানের জন্য কী গণনা করা হয়।
ব্যবসায়িক ব্যয় ব্যবস্থাপনা আপনাকে কর্মচারী ব্যয়ের অন্তর্দৃষ্টি দেয় এবং আপনাকে ব্যয়কে শ্রেণীবদ্ধ করতে সহায়তা করে। উল্লেখ করার মতো নয়, এটি নিশ্চিত করে যে আপনি অনুগত এবং অডিটের জন্য প্রতিবেদন সংগ্রহ করা সহজ করে তোলে।
আপনি বিভিন্ন উপায়ে কর্মচারী খরচের তথ্য নিরীক্ষণ, ট্র্যাক এবং সংরক্ষণ করতে পারেন, যেমন ব্যবহার করে:
আপনার ব্যবসার জন্য সর্বোত্তম ব্যয় ব্যবস্থাপনা সমাধান খুঁজতে, প্রতিটি বিকল্পের সুবিধা এবং অসুবিধা বিবেচনা করুন।
স্প্রেডশীটগুলি সহজ এবং সস্তা। যাইহোক, এগুলি আরও বেশি সময়সাপেক্ষ এবং কিছু কর্মীদের কাছে বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
কাগজের ফর্মগুলি কাগজের রসিদের সাথে ভাল কাজ করে এবং ব্যয়ের প্রতিবেদনগুলি পরিচালনা করার একটি সস্তা উপায়। তবে, তাদের উভয় কর্মচারী এবং ব্যয় প্রতিবেদন অনুমোদনকারী উভয়ের জন্য প্রচুর ম্যানুয়াল কাজের প্রয়োজন হয়।
ব্যয় ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার আপনার কাজগুলিকে সুগম করতে পারে এবং জড়িত প্রত্যেকের জন্য কাজের চাপ কমাতে পারে। যদিও এটি ব্যয় পরিচালনার জন্য সবচেয়ে ব্যয়বহুল বিকল্প, সফ্টওয়্যার আপনাকে আরও দ্রুত কর্মীদের পরিশোধ করতে এবং ভুলগুলি এড়াতে সাহায্য করতে পারে৷
যদি আপনার স্প্রেডশীটগুলি বজায় রাখা অসম্ভব বলে মনে হয়, আপনি ক্রমাগত ব্যয় পরিচালনার ভুল করছেন এবং আপনার কর্মীরা ব্যয়ের প্রতিবেদনগুলি পূরণ করতে অনেক বেশি সময় নষ্ট করছেন, তাহলে আপনার ব্যয় ব্যবস্থাপনা পদ্ধতিগুলি পুনর্বিবেচনা করার সময় হতে পারে।
আপনার ব্যয় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া উন্নত করতে চান এবং কর্মচারীদের প্রতিদানের কাজটি সুগম করতে চান? দেখে নিন এই চারটি টিপস।
আপনার ব্যয় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া কোনো বাধা ছাড়াই বন্ধ হয়ে যায় তা নিশ্চিত করতে, সবকিছু রাখুন (হ্যাঁ, সবকিছু ) আপনার এবং আপনার দলের জন্য লিখিত. এইভাবে, আপনি এবং আপনার কর্মীরা একটি গাইড হিসাবে আপনার নীতি ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার ব্যয় ব্যবস্থাপনা নীতিতে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন:
প্রতিটি কর্মচারীকে নীতির একটি অনুলিপিতে স্বাক্ষর করুন যাতে তারা এটি পড়ে এবং বুঝতে পারে এবং নিরাপদ রাখার জন্য তাদের কর্মচারী ফাইলগুলিতে স্বাক্ষরিত অনুলিপিটি রাখে।
শেষ জিনিসটি আপনি করতে চান তা হল আপনার ব্যয় ব্যবস্থাপনা নীতি সম্পর্কে শিথিল হওয়া। অন্যথায়, আপনি ভুল রেকর্ড, মিস রিমম্বার্সমেন্ট ইত্যাদির সাথে শেষ হয়ে যেতে পারেন। কোনো সমস্যা এড়াতে, সমস্ত নীতি অনুসরণ করুন।
নিশ্চিত করুন আপনি:
আপনার ব্যয় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াকে আরও সুগম করতে, আপনার স্প্রেডশীটটি খর্ব করা এবং ছোট ব্যবসার জন্য ব্যয় ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যারে বিনিয়োগ করার কথা বিবেচনা করুন।
সফ্টওয়্যারের মতো ব্যয় ব্যবস্থাপনার সরঞ্জামগুলি আপনাকে আপনার খরচগুলিকে সংগঠিত করতে এবং কাকে ফেরত দেওয়া হয়েছে এবং করা হয়নি তা পর্যালোচনা করতে সহায়তা করতে পারে।
আপনি সফ্টওয়্যারে স্যুইচ করার আগে, আপনার ব্যবসার সুবিধা এবং অসুবিধাগুলি বিবেচনা করুন৷ এখানে ব্যয় ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহারের কয়েকটি সুবিধা রয়েছে:
সফ্টওয়্যারের একটি প্রধান সমস্যা হল খরচ। সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা একটি স্প্রেডশীট বা কাগজ ফর্ম ব্যবহার করার চেয়ে বেশি ব্যয়বহুল। যাইহোক, আপনার ব্যবসার জন্য কী কাজ করে তা খুঁজে বের করতে আপনি কেনাকাটা করতে পারেন এবং প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে সেরা চুক্তিটি খুঁজে পেতে পারেন।
খরচ ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার সুবিধা সম্পর্কে, মাইকেল কামিন্স, ডিরেক্টর অফ ফাইন্যান্স অফ ইন্স্যুরেন্স গিক বলেছেন:
অটোমেশন গুরুত্বপূর্ণ যখন এটি আপনার ব্যয় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া আরও ভাল করার জন্য আসে। সলিড এক্সপেনস ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োজনীয় রিপোর্ট তৈরি করে আপনার অতিরিক্ত সময় বাঁচায়, রিপোর্ট এবং ফর্মের জন্য সম্পূর্ণ অনলাইন সিস্টেম ব্যবহার করে কাগজ সংরক্ষণ করে এবং যেকোন সময় সফ্টওয়্যারের অগ্রগতি নিরীক্ষণ করার অনুমতি দেয়। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম থাকা আপনাকে আপনার ব্যবসায় ফোকাস করতে এবং আপনার ব্যয়ের অভ্যাস সম্পর্কে আরও ভাল ভবিষ্যদ্বাণী করতে অতিরিক্ত সময় দেয়৷
যদি সম্ভব হয়, এমন একটি সমাধান খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন যা আপনার অ্যাকাউন্টিং এবং বেতনের প্রক্রিয়াগুলির সাথে একীভূত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ব্যয় ব্যবস্থাপনা সিস্টেম খুঁজে পেতে পারেন যা আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এবং বেতনের সাথে সংহত করে।
একীভূত করা জিনিসগুলিকে সব দিক থেকে একটি হাওয়া করে তোলে। আপনি যখন আপনার অ্যাকাউন্টিংয়ের সাথে একীভূত হন, তখন আপনাকে আপনার বইগুলি আপডেট করার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না। এবং যদি আপনি এমন একটি সমাধান খুঁজে পান যা আপনার বেতনের সাথে একীভূত হয়, তাহলে আপনি আপনার কর্মীদের আরও দ্রুত পরিশোধ করতে পারেন।
একটি সমাধান অনুসন্ধান করার সময়, আপনার বর্তমান প্ল্যাটফর্মগুলিতে ব্যয় পরিচালনার একীকরণের বিকল্প রয়েছে কিনা এবং সংহত করার জন্য কোনও অতিরিক্ত খরচ আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন।