ভবিষ্যত অফিসের উল্লেখ করা যন্ত্রের চিত্রগুলিকে জাদু করতে পারে যেগুলি পুনরাবৃত্তিমূলক এবং শ্রম-নিবিড় কাজগুলি গ্রহণ করে। কিন্তু সেই ভবিষ্যৎ এখন। ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশনের মতো প্রযুক্তির বিকাশ, সেইসাথে সফ্টওয়্যার প্ল্যাটফর্ম এবং এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং সিস্টেম যা কোম্পানিগুলিকে সর্বোচ্চ অপারেটিং দক্ষতা অর্জনে সহায়তা করে, স্বয়ংক্রিয় অফিসগুলিকে বাস্তবে পরিণত করেছে৷
পরামর্শক সংস্থা ম্যাককিনসে-এর মতে, কর্পোরেট ফিনান্স বিভাগগুলি ক্রয়, অ্যাকাউন্টিং এবং বেতনের মতো ক্ষেত্রে অটোমেশন সমাধানগুলি প্রয়োগ করে গত দশকে প্রায় 30% খরচ কমিয়েছে। এই উদ্ভাবনগুলি আর্থিক কার্যাবলীকে রূপান্তরিত করেছে এবং অনেক অদক্ষতা দূর করেছে৷
একজন আর্থিক বিশ্লেষক এবং সফ্টওয়্যার বিকাশকারী হিসাবে, আমি যখন আমার নিজস্ব পরামর্শক সংস্থা পাইলিংক তৈরি এবং তৈরি করেছি তখন আমি আর্থিক কাজের জন্য বট সেট আপ করে অটোমেশনের সম্পূর্ণ সুবিধা নিয়েছি। কিন্তু অনেক ফাইন্যান্স অফিস এখনও করেনি, তাই তারা মৌলিক কাজগুলি সম্পাদন করার জন্য অত্যধিক সময় এবং সংস্থান ব্যয় করে চলেছে৷
সমস্যাটি উল্লেখ করার জন্য আমিই একমাত্র নই। পরামর্শক সংস্থা PwC দেখেছে যে অর্থ অফিসগুলিকে অটোমেশন এবং প্রক্রিয়া উন্নতির মাধ্যমে তাদের উত্পাদনশীলতা এবং অন্তর্দৃষ্টি বাড়াতে হবে, যা অনেকগুলি মূল ফাংশনের জন্য দ্বিগুণ-অঙ্কের শতাংশ দ্বারা খরচ কমাতে পারে। PwC-এর গবেষণা ইঙ্গিত করে যে অটোমেশন ম্যানেজমেন্ট রিপোর্টিংয়ে লোকেদের ব্যয় করা সময়ের 40%, ট্যাক্স অ্যাকাউন্টিং-এ ব্যয় করা সময়ের 27% এবং ক্রেডিট ম্যানেজমেন্ট, সাধারণ অ্যাকাউন্টিং এবং বিলিং-এ 23% সময় কাটাতে পারে।
Deloitte তুলনীয় সিদ্ধান্তে পৌঁছেছে:Ayehu দ্বারা প্রকাশিত গবেষণা উদ্ধৃত করে, এটি রিপোর্ট করে যে বুদ্ধিমান অটোমেশন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার খরচ 25 থেকে 40% হ্রাস করে। এবং গার্টনারের গবেষণা প্রকাশ করে যে 40 জন পূর্ণ-সময়ের অ্যাকাউন্টিং স্টাফ সদস্য সহ একটি কোম্পানি প্রতি বছর 870,000 ডলারের বেশি খরচ করতে পারে কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে এবং মানুষের ত্রুটি ঠিক করার জন্য অতিরিক্ত কাজ দূর করে৷
এই নিবন্ধে, আমি কিছু সহজ অটোমেশন কৌশল শেয়ার করতে চাই যা আমি আমার কোম্পানি এবং আমার ক্লায়েন্টদের জন্য ব্যবহার করেছি—সহজ সমাধান যা যেকোনো আকারের প্রতিষ্ঠানের জন্য উপযোগী হতে পারে।
QuickBooks-এর মতো অফ-দ্য-শেল্ফ সমাধানগুলি ছোট প্রতিষ্ঠানের জন্য সহায়ক হতে পারে। যাইহোক, দক্ষতা বাড়ানোর জন্য, আমি পাইথনের মতো প্রোগ্রামিং ভাষা ব্যবহার করার পরামর্শ দিচ্ছি, ব্যবসার জন্য বট সহ আপনার সমাধানগুলি কাস্টম তৈরি করতে। পাইথন খুবই স্বজ্ঞাত এবং এটি একটি বৃহৎ মানসম্পন্ন টুলস লাইব্রেরি প্রদান করে, সাথে ফাইন্যান্স-নির্দিষ্ট লাইব্রেরিতে অ্যাক্সেস প্রদান করে, এটিকে এক্সেলের চেয়ে বহুমুখী করে তোলে।
টপটালের জন্য আমার আগের নিবন্ধে, আমি দেখিয়েছি যে কর্পোরেশনগুলির জন্য বেসপোক নগদ প্রবাহ মডেলগুলি বিকাশ করতে পাইথন ব্যবহার করা কতটা সহজ। আমি আপনাকে এটি পড়তে উত্সাহিত করি যদি আপনি ভাষা শিখতে আগ্রহী হন। এই নিবন্ধে, যাইহোক, আমি আপনাকে ব্যবহারিক অ্যাপ্লিকেশনগুলির একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেব - সময় ট্র্যাকিং থেকে বেতনের রোল থেকে ইমেল পর্যন্ত - যেগুলি একজন বিকাশকারী আপনার জন্য দ্রুত এবং সহজে প্রয়োগ করতে পারে যদি আপনি নিজেই কোডটি অনুসন্ধান করতে আগ্রহী না হন৷
আমার কোম্পানির একটি উদাহরণ দেখিয়ে কাস্টম অটোমেশন কতটা উপযোগী হতে পারে তা আমাকে দেখাতে দিন, যা একটি কেস স্টাডি হিসেবে কাজ করতে পারে। একটি ছোট ব্যবসা হওয়া সত্ত্বেও, Pylink-এ আমার টিম এবং আমি যথেষ্ট জটিলতার সম্মুখীন হই যা পেমেন্টের ক্ষেত্রে নিম্নলিখিতগুলি সহ চ্যালেঞ্জগুলি উপস্থাপন করে:
এই চ্যালেঞ্জগুলি মোকাবেলা করতে পারে এমন একটি পেমেন্ট সিস্টেম বিকাশ করতে, আমি নিম্নলিখিত প্রযুক্তিগুলি ব্যবহার করি (এবং সুপারিশ করি) যাতে Amazon Web Services (AWS) এর ক্লাউড অবকাঠামোতে চলমান একটি পাইথন বট তৈরি করা যায়৷
একটি মাল্টিটাস্ক ব্যবহারের ক্ষেত্রে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমি কীভাবে এই সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করেছি তা এখানে:অর্থপ্রদানকারী কর্মী, ঠিকাদার এবং নিজেকে। সবচেয়ে সাধারণ অটোমেশন অনুশীলনে ডুব দেওয়ার আগে আমি আপনাকে পুরো প্রক্রিয়াটি উচ্চ স্তরে দেখাব।
এখন চলুন ধাপগুলো দিয়া যাই:
পূর্বে, এই সমস্ত কাজগুলি ম্যানুয়ালি করা হত, মূল্যবান সময় এবং শক্তি খরচ করে যা এখন অন্য কোথাও ব্যয় করা যেতে পারে। সর্বোপরি, আমরা একটি বড় সময় বা অর্থ বিনিয়োগ ছাড়াই এই প্রক্রিয়াটি সেট আপ করতে সক্ষম হয়েছি।
এখন আসুন অটোমেশনের জন্য সবচেয়ে ব্যবহারিক অ্যাপ্লিকেশনগুলির কিছু দেখি, আমি ইতিমধ্যে আলোচনা করেছি এমন সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে। আপনার রেফারেন্সের জন্য, আমি আপনার ইন-হাউস, চুক্তি, বা ফ্রিল্যান্স ডেভেলপারদের জন্য সম্পদ হিসাবে কিছু কোডিং উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত করব—অথবা নিজের জন্য, আপনার কোম্পানি বা ক্লায়েন্টের কাজে সহায়তা করার জন্য পাইথন শেখা বেছে নেওয়া উচিত।
প্রতি মাসের শেষে, বট (Everhour ব্যবহার করে) "close_the_month" ফাংশন চালায় যা বিভিন্ন অ্যাসাইনমেন্টে ব্যয় করা সমস্ত ঘন্টা সংগ্রহ করে:
নিম্নলিখিতটি হল একটি সাধারণ ফাংশন যা একটি পান্ডাস ডেটাফ্রেম প্রদান করে, অর্থাৎ, একটি প্রদত্ত ব্যবহারকারীর জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য সমস্ত ঘন্টা এবং প্রকল্পগুলি সহ সারি এবং কলাম সহ একটি টেবিল। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে, যেমন আগে উল্লেখ করা হয়েছে, এই এবং পরবর্তী সমস্ত কোডিং উদ্ধৃতিগুলি সম্পূর্ণ কোডবেসের হাইলাইট, আমাদের বট তৈরি করার জন্য ধাপে ধাপে টিউটোরিয়াল নয়৷
প্রতিটি কর্মীর প্রকল্পের সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্র্যাক করার সাথে, পরবর্তী কাজটি হল টাইমশীট এবং চালান তৈরি করা। অনেক পাইথন প্যাকেজ রয়েছে যা আপনাকে পিডিএফ ফাইল তৈরি করতে সক্ষম করে। আমরা PyFPDF ব্যবহার করি, একটি কমপ্যাক্ট ডকুমেন্ট জেনারেশন লাইব্রেরি যা সরলতার পাশাপাশি আকার আঁকতে এবং ছবি ও পাঠ্য যোগ করার নমনীয়তা প্রদান করে। আপনি নিম্নলিখিত উদাহরণ থেকে দেখতে পাচ্ছেন, এটি একটি পরিষ্কার এবং পেশাদার চালান দেয়:
প্রতিবেদন তৈরির জন্য আরও উন্নত পদ্ধতি থাকলেও, PDF একটি ভাল পছন্দ কারণ এটি একটি সর্বজনীন বিন্যাস যা সমস্ত শিল্পে ব্যবহৃত হয় এবং এটি তৈরি করা সহজ। সমস্ত ফন্ট, চিত্র, টেবিল এবং বিন্যাস স্থানান্তরিত হবে তা নিশ্চিত করার সময় এটি যে কাউকে ফাইল পাঠানোর অনুমতি দেয়। উপরন্তু, এটি আপনার কম্পিউটার হার্ডওয়্যার এবং অপারেটিং সিস্টেম থেকে স্বাধীনভাবে কাজ করে এবং অফলাইনে ব্যবহার করা যেতে পারে।
আমাজন সিম্পল ইমেল সার্ভিস হল একটি সাশ্রয়ী এবং স্কেলযোগ্য টুল যা সুন্দরভাবে ফরম্যাট করা HTML ইমেল তৈরি এবং স্থাপন করার জন্য। তদুপরি, SES-এর ডেটা অ্যানালিটিক্স ট্র্যাক করে এবং ফিডব্যাক লুপের ফলাফল সম্পর্কে তথ্য শেয়ার করে যদি কোনও প্রাপক আপনার বার্তাটিকে স্প্যাম হিসাবে রিপোর্ট করে, হয় ভুলবশত বা ইমেলটি ভুল ঠিকানায় পাঠানোর কারণে। বিশ্লেষণগুলি ওপেন এবং ক্লিক-থ্রু রেট সহ ব্যস্ততার পরিপ্রেক্ষিতে প্রতিটি যোগাযোগের কার্যকারিতা পরিমাপ করে। এই বৈশিষ্ট্যটি বিপণন ইমেলগুলির জন্য বিশেষভাবে উপযোগী৷
৷এখানে পাইথন কোডের একটি উদাহরণ রয়েছে যা একটি সংযুক্ত চালান সহ একটি ইমেল তৈরি করতে এবং এটি একটি ক্লায়েন্টকে পাঠাতে ব্যবহৃত হয়:
এবং এটি যে ইমেলটি তৈরি করে তা এখানে:
আমরা ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির জন্য Wise বেছে নিয়েছি যেহেতু আমাদের বিভিন্ন মুদ্রায় আয় এবং খরচ রয়েছে এবং এই আর্থিক প্রযুক্তি কোম্পানির অনুকূল বিনিময় ফি, একটি স্বজ্ঞাত ব্যবহারকারী ইন্টারফেস এবং বিস্তারিত ডকুমেন্টেশন সহ একটি নমনীয় API রয়েছে৷
আমরা নিম্নলিখিত কাজগুলি সম্পন্ন করতে এই API ব্যবহার করি:
নীচের কোডটি আমরা এই কাজগুলির প্রথমটি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রোগ্রাম করেছি (বিবৃতি তথ্য সংগ্রহ):
নিয়মিত নির্দিষ্ট খরচের জন্য (বেতন, কর, অফিস খরচ, ইত্যাদি), আপনাকে স্বয়ংক্রিয় স্থানান্তর করতে কোড লিখতে হবে না; ওয়াইজের একটি নির্ধারিত পেমেন্ট বৈশিষ্ট্য রয়েছে। যাইহোক, যদি পরিমাণটি নির্দিষ্ট না হয় তবে একটি সূত্রের উপর ভিত্তি করে যা একটি অ্যালগরিদম গণনা করতে পারে, Wise API দরকারী। আমার ক্ষেত্রে, ব্যবসায় উপদেষ্টার বেতন একটি উল্লেখযোগ্য উদাহরণ কারণ এটি মাসিক আয়ের একটি ফাংশন। ট্র্যাক করা সময় চেক করে, বট জানে আমাদের কতটা রাজস্ব আছে এবং সেইজন্য উপদেষ্টাকে কত টাকা দিতে হবে।
বটের কার্যকলাপ সম্পর্কে সচেতন হওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ সেখানে কোডিং বাগ থাকতে পারে যা পরীক্ষার সময় প্রকাশ করা হয় না। আমরা স্ল্যাকে রিয়েল-টাইম বিজ্ঞপ্তি পাই, তাই আমরা যেকোনও ভাঙা কোড অবিলম্বে ঠিক করতে পারি। এখানে কয়েকটি বিজ্ঞপ্তির উদাহরণ রয়েছে যা আমাদের জানতে দেয় যে বটটি সঠিকভাবে কাজ করছে:
আমরা প্রতিটি ব্যাঙ্ক ট্রান্সফারের আগে Pylink টিমের জন্য নিশ্চিতকরণ প্রশ্ন পাঠাতে বটকে সক্ষম করেছি। এটি আমাদের মানুষের ভুলের কারণে ভুল এড়াতে সাহায্য করে। কল্পনা করুন যে একজন বিকাশকারী একটি টাইপো করে এবং একটি টিকিটের জন্য 8.25 ঘন্টার পরিবর্তে 825 ঘন্টা প্রবেশ করে৷ স্ল্যাকের একটি অনুমোদনের পদক্ষেপ নিশ্চিত করে যে আমরা আমাদের ঋণের চেয়ে একশ গুণ বেশি অর্থ স্থানান্তর করব না। প্রক্রিয়াটি মানুষের যাচাইকরণের উপাদানটিকে ধরে রাখে তবে একটি বিরামহীন অভিজ্ঞতা প্রদান করে৷
স্ল্যাক এপিআই দিয়েও আপনি অর্জন করতে পারেন এমন আরও অনেক কার্যকারিতা রয়েছে।
ব্যবসায়িক অটোমেশন সংস্থাগুলিকে উন্নতি করতে সাহায্য করতে পারে। আমি যে টুলগুলি নিয়ে আলোচনা করেছি সেগুলি কোম্পানিগুলিকে আরও বেশি দক্ষতা এবং নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজনে রূপান্তরিত করতে পারে, বিশেষ করে যখন এটি প্রদেয় অ্যাকাউন্ট, প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট এবং অন্যান্য মূল অ্যাকাউন্টিং ক্ষেত্রগুলির মতো লেনদেন সংক্রান্ত ফাংশনগুলির ক্ষেত্রে আসে৷
কিন্তু এই গল্পের শেষ নয়। ম্যাককিন্সির মতে, কর্পোরেট নেতাদের জন্য চ্যালেঞ্জ হল নতুন দক্ষতার জন্য আরও বিস্তৃত নেট কাস্ট করা। ফার্মটি সম্পূর্ণ ফিনান্স অপারেশনের পুনর্নির্মাণকে সমর্থন করে, শুধুমাত্র লেনদেন সংক্রান্ত কাজের বাইরে গিয়ে ডেটা অ্যানালিটিক্সের মতো ক্ষেত্রে নেতৃত্ব দেয়—একত্রীকরণ, সরলীকরণ এবং কর্পোরেশন জুড়ে তথ্য নিয়ন্ত্রণ করা। আমি আর একমত হতে পারলাম না। আমি সুপারিশ করছি যে আপনি কোডিং সমাধানগুলি অন্বেষণ করুন যা আপনার সংস্থাকে তার উত্তরগুলির মালিক হতে এবং এর ফলাফল-ভিত্তিক সংস্কৃতিকে এগিয়ে নিতে সহায়তা করে৷ ইতিমধ্যে, আমি এখানে যে কৌশলগুলি বর্ণনা করেছি তা অবলম্বন করা আপনার কোম্পানিকে আজকে আরও দক্ষ হয়ে উঠতে সাহায্য করতে পারে—যথেকে আপনাকে আগামীকালের সম্ভাবনার স্বাদ দিতে পারে।