“বিক্রীত পণ্যের দামের শ্রম পাগলাটে দেখায়। আমি জানি আমরা এই মাসে দোকানের শ্রমে এতটা পারিনি। আপনি কি আমাকে সেই সংখ্যার মধ্যে যা যায় তার একটি ব্রেকডাউন দেখাতে পারেন?"
“আমরা এখন যত বেশি সাবস্ক্রিপশন গণনা করতে পারি তার চেয়ে বেশি সাবস্ক্রিপশন পেয়েছি—Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello—এবং আমরা প্রতি মাসে নতুনের জন্য সাইন আপ করছি! আপনি কি আমাকে এইগুলির উপর আমাদের মোট মাসিক খরচ দেখাতে পারেন?"
“আমি শুধু একটি আয়ের বিবরণ দেখতে চাই যা আমাদের বাজেটের সাথে মেলে। ভ্রমণ করুন। আমাদের বাজেটে, এটি থাকার ব্যবস্থা, বিমান ভাড়া, স্থল পরিবহন ইত্যাদির দ্বারা বিভক্ত। আমি যখন আয়ের বিবরণ দেখি, তখন আমি যা দেখি তা হল এক নম্বর—ভ্রমণ, এবং এটি দেখায় যে আমাদের বাজেট বেশি। আমি বিস্তারিত দেখতে চাই, তাই আমি জানি কেন।"
“এই সমস্ত বিশদটি দুর্দান্ত, কিন্তু আমি সত্যিই যা চাই তা হল একটি এক-পৃষ্ঠার প্রতিবেদন যা আমাদের বিক্রয়, মোট মার্জিন এবং সম্ভবত 10টি বিভাগ ওভারহেড খরচ (অ্যাকাউন্টিং বিভাগ, বিক্রয় বিভাগ, ইত্যাদি) দেখায় পরিষ্কার সারাংশ।"
যে কেউ কয়েকটি আর্থিক বৈঠকের মাধ্যমে বসেছে তাদের কাছে এগুলি পরিচিত অনুভূতি। আলোচনা প্রবাহিত হয় এবং অনিবার্যভাবে কেউ বলে "আমরা দেখতে পেলে ভালো হত..." সিএফও তাদের মুখে বিরক্তিকর অভিব্যক্তি পায় এবং তাদের নোটপ্যাডে অনুরোধটি লেখে। "আমি দেখব আমি কি করতে পারি," তারা শুষ্কভাবে বলে।
সত্য হল, তারা সম্ভবত নিশ্চিত নয় যে কোথা থেকে শুরু করবেন।
আর্থিক প্রতিবেদনের কার্যনির্বাহী প্রত্যাশার কম হওয়া খুবই সাধারণ। আমি এর জন্য দুটি কারণ প্রস্তাব করছি:
অ্যাকাউন্টের চার্টের একটি সঠিকভাবে সম্পাদিত রিবুট উভয় সমস্যার সমাধান করবে। সৌভাগ্যক্রমে, এমনকি একটি পূর্ণ-স্কেল রিবুট করার জন্য জ্যোতির্বিজ্ঞানের পরিমাণ বা শক্তির প্রয়োজন হয় না। প্রকৃতপক্ষে, আমি পরামর্শ দিচ্ছি যে এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের আর্থিক প্রতিবেদনকে পরবর্তী স্তরে উন্নীত করার একক সেরা এবং সবচেয়ে কার্যকর উপায় .
সম্প্রতি, আমি একটি প্রযুক্তি কোম্পানির মালিককে তার আর্থিক প্রতিবেদন উন্নত করতে সাহায্য করছিলাম। আমি তাকে বলেছিলাম, "আপনার অ্যাকাউন্টের চার্ট খুলুন।"
"আমি মনে করি না যে আমি কখনও এটি দেখেছি," তিনি আমাকে বলেছিলেন যখন আমরা তার অ্যাকাউন্টগুলি দেখছিলাম। আমি লাইট বাল্বগুলি চলতে দেখতে পাচ্ছিলাম যখন আমি তাকে দেখিয়েছিলাম যে কীভাবে তার বিক্রয় চালান লাইনগুলি তার অ্যাকাউন্টের চার্টে একটি একক বিক্রয় অ্যাকাউন্টে প্রবাহিত হওয়ার জন্য কনফিগার করা হয়েছিল। এই ধরনের একটি সরল অ্যাকাউন্ট কাঠামোর সাথে, তার আর্থিকতা তার পাঁচটি স্বতন্ত্র রাজস্ব স্ট্রীম সম্পর্কে বিশদ প্রদান করতে অক্ষম ছিল।
অ্যাকাউন্টের চার্টটি একটি গুদামের তাক এবং স্টোরেজ বিনের কাঠামোর মতো। একটি কম্পিউটার হার্ডওয়্যার কোম্পানির কথা চিন্তা করুন যেটি ডেস্কটপ, ল্যাপটপ এবং প্রিন্টারগুলির একটি ধ্রুবক স্ট্রিম গ্রহণ করে। যদি তাদের গুদামটি সুসংগঠিত হয় তবে ডেল ল্যাপটপের একটি আগত চালান একটি নির্দিষ্ট বিনে পাঠানো হবে ডেল বিভাগে ল্যাপটপ এলাকা এর গুদাম এর এইভাবে, যখন একজন গ্রাহক একটি ডেল ল্যাপটপ অর্ডার করেন, গুদামের কর্মীরা দ্রুত এবং সহজে এটি পুনরুদ্ধার করতে পারেন।
যদি গুদামটিতে কোন বিন বা র্যাকিং না থাকে তবে কেবল তিনটি বিশাল কক্ষ-একটি ডেস্কটপ, ল্যাপটপ এবং প্রিন্টারের জন্য-যেকোনো কিছু ট্র্যাক করা বা পুনরুদ্ধার করা দুঃস্বপ্নের মতো হবে।
অ্যাকাউন্ট হল নির্দিষ্ট "বিন" যা অ্যাকাউন্টিং লেনদেন ধারণ করে। অ্যাকাউন্টের চার্ট হল সমস্ত বিন এবং তাকগুলির সংগঠিত তালিকা। ব্যাখ্যা করার জন্য, যখন কম্পিউটার কোম্পানি উপরের উদাহরণে ডেল ল্যাপটপের বিক্রয় রেকর্ড করবে, তখন হিসাবরক্ষক অ্যাকাউন্টের চার্টের রাজস্ব বিভাগে যাবেন এবং বিক্রয়ের পরিমাণ বিক্রয়-ল্যাপটপ, অথবা সম্ভবত বিক্রয়-ল্যাপটপ-এ রাখবে। Dell Laptops যদি কোম্পানির অ্যাকাউন্টের চার্ট আরও বিস্তারিত হয়।
মাস-শেষের আর্থিক বিবৃতি (ব্যালেন্স শীট এবং আয়ের বিবৃতি) কেবলমাত্র মাসের শেষে পৃথক অ্যাকাউন্টে থাকা ব্যালেন্সগুলিকে সংক্ষিপ্ত করে এবং গোষ্ঠীবদ্ধ করে। তদনুসারে, আর্থিক বিবৃতিগুলি অ্যাকাউন্ট কাঠামোর অন্তর্নিহিত চার্টের চেয়ে বেশি বিস্তারিত বা তথ্যপূর্ণ হতে পারে না৷
আমার প্রযুক্তি ক্লায়েন্টের সমস্ত বিক্রয়ের জন্য একটি বড় "রুম" ছিল, কোন বিন এবং তাক ছাড়াই। তার মাস-শেষের আয় বিবরণী সেই একটি অ্যাকাউন্টের চেয়ে বেশি বিস্তারিত পেতে পারে না। এক নজরে, তার কোন ধারণা ছিল না কোন রাজস্ব স্ট্রীম সেই বাল্ক মাসিক সংখ্যায় অবদান রাখছে।
আমার পক্ষে সমালোচনা করা কঠিন কারণ 90% ব্যবসার মালিক সম্ভবত তাদের অ্যাকাউন্টের চার্টের দিকে নজর না দেওয়ার সাথে সম্পর্কিত হতে পারে। এমনকি অনেক নিয়ন্ত্রক এবং সিএফও কীভাবে অ্যাকাউন্টগুলির একটি শক্তিশালী চার্ট গঠন করতে হয় তা সম্পর্কে দুর্বল যা সহজে এবং স্পষ্টভাবে আর্থিক তথ্য তৈরি করে ব্যবস্থাপনা দেখতে চায় .
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সংস্থাগুলি আংশিকভাবে এর জন্য দায়ী। তারা জানে (বিশেষ করে এন্ট্রি-লেভেল প্রদানকারীরা) বেশিরভাগ লোকেরা অ্যাকাউন্টের একটি মান চার্ট সেট আপ করতে লড়াই করবে। এটি ঠিক করতে, তারা স্বয়ংক্রিয় সেটআপ অংশ এবং সফ্টওয়্যার মধ্যে অ্যাকাউন্টের একটি প্রাক-বানোয়াট চার্ট তৈরি করুন।
দুর্ভাগ্যবশত, অ্যাকাউন্টের একটি প্রি-ফেব্রিকেটেড চার্ট ব্যবহার করা এক-আকার-ফিট-সমস্ত কংক্রিটের ভিত্তির উপর একটি স্বপ্নের বাড়ি তৈরি করার চেষ্টা করার মতো। বাড়িটি স্বপ্ন থেকে একেবারেই আলাদা হবে, এবং খুব কার্যকর হবে না।
অ্যাকাউন্টের চার্ট রিবুট করার সময় তিনটি দিক বিবেচনা করতে হবে:
আপনার কোম্পানির প্রয়োজনীয় আর্থিক দৃশ্যমানতা অর্জনের জন্য এই পয়েন্টগুলির প্রতিটির সমাধান করার জন্য এবং আপনার অ্যাকাউন্টের চার্ট টার্বোচার্জ করার পদক্ষেপগুলি এখানে দেওয়া হল৷
বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা প্রাথমিকভাবে তাদের ট্যাক্স অ্যাকাউন্টেন্ট অনুসারে তাদের অ্যাকাউন্টিং সেট আপ করে। কোম্পানির বৃদ্ধির সাথে সাথে ব্যাংক, বিনিয়োগকারী এবং বন্ডিং কোম্পানির মতো সংস্থাগুলির জন্য GAAP-ভিত্তিক আর্থিক প্রয়োজন। প্রায়শই, GAAP-ভিত্তিক আর্থিক অগ্রগতির শেষ হয়।
কিন্তু অন্য মাত্রা আছে। সেই স্তরটি হল ম্যানেজারিয়াল অ্যাকাউন্টিং, এবং যেখানে আপনি আপনি দেখতে চান তথ্য দিয়ে আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করেন। . ট্যাক্স এবং অডিট CPAগুলি যেভাবেই হোক আপনার প্রতিবেদনগুলিকে তাদের উদ্দেশ্যগুলির সাথে মানানসই করে, তাই এগিয়ে যান এবং একটি সম্পূর্ণ বিরতি নিন। নতুন লক্ষ্য হল আর্থিক প্রতিবেদন যা আপনি মেট্রিক্স প্রদান করে সারা বছর আপনার অপারেশন চালাতে হবে।
কিছু হিসাবরক্ষক অ্যাকাউন্টের একটি GAAP-ভিত্তিক চার্টের সাথে লেগে থাকার এবং কাস্টম রিপোর্টের মাধ্যমে ব্যবস্থাপনা-ভিত্তিক আর্থিক তৈরি করার পরামর্শ দেন। এই কাস্টম রিপোর্টগুলি অ্যাকাউন্টের চার্টের বিভিন্ন বিভাগ থেকে নম্বরগুলিকে একত্রিত করে আর্থিক বিবৃতি লেআউট ব্যবস্থাপনা খুঁজছে।
আপনার কাছে কাস্টম রিপোর্টিং ক্ষমতা থাকা পর্যন্ত এই পদ্ধতিটি কাজ করতে পারে। তার অনুপস্থিতিতে, ট্যাক্স এবং অডিট CPA-এর কাছে কাস্টম রিপোর্টিং সফ্টওয়্যার রয়েছে যা সহজেই আপনার অ্যাকাউন্টের ব্যবস্থাপনা-ভিত্তিক চার্টকে তাদের ফর্ম্যাটে রূপান্তর করতে পারে। আপনার পুনঃনির্মাণ করা চার্ট অ্যাকাউন্টগুলিতে তাদের প্রয়োজনীয় কোনো বিশেষ অ্যাকাউন্ট অন্তর্ভুক্ত করে তাদের জন্য এটি সহজ করার বিষয়ে নিশ্চিত হন৷
মোট মার্জিন হল বিক্রয় থেকে সরাসরি খরচ বিয়োগ করার পর লাভ। "সরাসরি খরচ" কি? যে বড় প্রশ্ন। সবাই একমত যে সরাসরি শ্রম এবং প্রত্যক্ষ উপকরণ সবসময় সরাসরি খরচ হয়। এর বাইরে, সংজ্ঞাটি বিচক্ষণ।
উদাহরণস্বরূপ, GAAP-এর অধীনে, সরঞ্জামের অবমূল্যায়নের মতো একটি নির্দিষ্ট খরচ একটি প্রস্তুতকারকের জন্য সরাসরি খরচ হবে। যাইহোক, একটি ব্যবস্থাপনা-কেন্দ্রিক পরিবেশে, স্থির খরচগুলি প্রায়শই গ্রস মার্জিনের বাইরে রাখা হয়, যাতে এটি বিক্রির পরিবর্তনের ফলে বিকৃত না হয়।
উদাহরণস্বরূপ, যদি অবচয় প্রতি মাসে $50 হয় এবং বিক্রয় প্রতি মাসে $500 হয়, তাহলে অবচয় হল বিক্রয়ের 10%। যদি এক মাসে বিক্রয় $1,000-এ বেড়ে যায়, অবচয় এখনও $50 এবং এখন বিক্রির মাত্র 5%। সেই পরিস্থিতিতে, বিক্রয় - উৎপাদন দক্ষতা বা ভাল অনুমান নয় - গ্রস মার্জিন পরিবর্তন করেছে৷ এটি বিভ্রান্তিকর হতে পারে, বিশেষ করে যদি উৎপাদন সুপারভাইজারদের মার্জিন মেট্রিক্সে ক্ষতিপূরণ দেওয়া হয়।
এখানে একটি পরামর্শ দেওয়া হল:আপনার ব্যবস্থাপনাগত আর্থিক বিবৃতিতে প্রত্যক্ষ খরচগুলি উদ্ধৃতি বা মূল্য গণনার ক্ষেত্রে যে খরচগুলিকে আপনি বিবেচনা করেন তার সমান হওয়া উচিত। আপনি যদি একটি কাজের বিড করার সময় বা মূল্য নির্ধারণ করার সময় শুধুমাত্র সরাসরি শ্রম এবং প্রত্যক্ষ উপকরণ বিবেচনা করেন, তাহলে আপনার মাসিক আর্থিক ক্ষেত্রে দেখানো একমাত্র সরাসরি খরচ হওয়া উচিত। এইভাবে আপনি এক নজরে দেখতে পাবেন যে আপনি যদি উদ্ধৃতির লক্ষ্যে মোট মার্জিন অর্জন করেন।
বিকল্পভাবে, আপনি যদি আপনার উদ্ধৃতিতে অবচয় এবং সরবরাহের মতো পরোক্ষ আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করেন, তাহলে আপনার আর্থিক প্রতিবেদনে গ্রস মার্জিন গণনায় সেগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এটি করার জন্য, নীচের পয়েন্ট 3টি ঘনিষ্ঠভাবে দেখুন।
প্রতিটি কোম্পানি গ্রস মার্জিন ব্যবহার করে না। বিজ্ঞাপন, কৃষিকাজ বা পরামর্শের মতো নির্দিষ্ট কিছু শিল্পে, বেশিরভাগ খরচ অপারেটিং ব্যয়ের বিস্তৃত বিভাগের অধীনে একসাথে চলে। সেই পরিবেশে, প্রত্যক্ষ/পরোক্ষ এবং অপারেটিং-এর মধ্যে খরচ আলাদা করার প্রয়োজন নাও হতে পারে এবং আর্থিক ক্ষেত্রে কোনও গ্রস মার্জিন থাকবে না৷
পরোক্ষ খরচ হল ওভারহেড খরচ যা সরাসরি বিক্রয়ের সাথে সম্পর্কিত তবে একটি নির্দিষ্ট পণ্য বা কাজের সাথে সরাসরি খুঁজে পাওয়া যায় না। উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে কারখানার তত্ত্বাবধায়কের মজুরি, আনুষঙ্গিক সরবরাহ (যেমন, টেপ, আঠা, স্ক্রু), যন্ত্রপাতি মেরামত, দোকান বিল্ডিং বীমা, ইত্যাদি। ট্যাক্স প্রস্তুতি ফি, বিপণন, এবং আইনি খরচের মতো খরচগুলি পরোক্ষ খরচ হিসাবে বিবেচিত হবে না, বরং অপারেটিং বা সাধারণ/প্রশাসন ব্যয়।
বেশিরভাগ কোম্পানি শ্রমঘন্টার মতো একটি মেট্রিক বেছে নেয় এবং প্রতি শ্রমঘন্টার একটি হার অনুমান করে যা এক মাস বা বছরের মধ্যে এই পরোক্ষ খরচগুলিকে "ব্যবহার করে"। উদাহরণস্বরূপ, একজন সাধারণ প্রস্তুতকারকের কথা বিবেচনা করুন যার গত মাসে $1,000 উত্পাদন সরবরাহ এবং $1,000 দোকান মেরামত ছিল, মোট $2,000 পরোক্ষ খরচের জন্য। ওই মাসে উৎপাদন কর্মীরা 200 ঘণ্টা কাজ করেছেন। তার উপর ভিত্তি করে, কোম্পানি প্রতি ঘন্টায় $10 হারে ($2,000 মোট খরচ/200 দোকানের শ্রম ঘন্টা) ভবিষ্যত প্রকল্পের জন্য পরোক্ষ খরচ বরাদ্দ করার সিদ্ধান্ত নেয়।
যেহেতু প্রতিটি ঘন্টার শ্রম খরচ সিস্টেমে পোস্ট করা হয়, প্রতি ঘন্টায় $10 এর আনুমানিক পরোক্ষ খরচও স্বয়ংক্রিয়ভাবে পোস্ট করা হয়। শ্রমিকরা 300 ঘন্টা কাজ করলে, পরোক্ষ খরচের $3,000 (300 x $10 প্রতি ঘন্টা) প্রকল্পের মডিউল এবং আর্থিক বিবৃতিতে পোস্ট করা হবে৷
ধারণাটি বোধগম্য, কিন্তু যখন এই এন্ট্রি আর্থিকভাবে আঘাত করে তখন এটি বিভ্রান্তিকর হয়ে ওঠে। প্রকৃত মজুরি ব্যয়ের বিপরীতে, $3,000 হল একটি প্রজেক্ট খরচের এন্ট্রি যা নগদে পরিশোধ করা হয় না। তদনুসারে, অফসেট নগদ হবে না, বরং একটি পরোক্ষ ব্যয়-প্রয়োগিত অ্যাকাউন্টে -$3,000 এন্ট্রি হবে৷
অ্যাকাউন্টগুলির একটি ভাল-পরিকল্পিত চার্টে, সেই অফসেট অ্যাকাউন্টটিকে সাধারণত সেই অ্যাকাউন্টগুলির সাথে গোষ্ঠীভুক্ত করা হয় যা প্রকৃত সরবরাহ এবং মেরামতের ব্যয় গ্রহণ করে। এইভাবে যদি প্রকৃত সরবরাহ এবং মেরামতের জন্য মাসে মোট $2,700 হয়, আপনি এক নজরে দেখতে পারেন যে প্রকল্পগুলিতে অপ্রত্যক্ষ খরচ অতিরিক্ত প্রয়োগ করা হয়েছে ($3,000 প্রয়োগ করা হয়েছে, প্রকৃত $2,700 এর তুলনায়)।
এই পয়েন্টটি প্রকল্পের ব্যয়ের উপর একটি বক্তৃতা করার উদ্দেশ্যে নয়, কিন্তু সচেতনতা তৈরি করার জন্য যে অ্যাকাউন্টের চার্টটি অবশ্যই পরোক্ষ খরচের প্রতি সংস্থার পদ্ধতির সাথে চিন্তাভাবনা করে মিটমাট করতে হবে। এটি আর্থিক প্রতিবেদনে সবচেয়ে বিভ্রান্তিকর আইটেমগুলির মধ্যে একটি হতে পারে, বিশেষ করে যদি পদ্ধতিটি সুসংগঠিত এবং সহজ না হয়৷
পরোক্ষ খরচ প্রকল্প-ভিত্তিক কোম্পানি, বিশেষ করে নির্মাতা এবং নির্মাণ ঠিকাদারদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। যে কোম্পানিগুলি প্রকল্প-ভিত্তিক নয়, যেমন খুচরা বিক্রেতা এবং রেস্তোরাঁ, সাধারণত তাদের অ্যাকাউন্ট কাঠামোতে পরোক্ষ খরচ অন্তর্ভুক্ত করে না৷
ডাটা কাটার অনেক উপায় আছে। উদাহরণস্বরূপ, খাবারের খরচ একটি স্বতন্ত্র অ্যাকাউন্ট হতে পারে বা এটি খাবারের সাথে সম্পর্কিত বিভাগগুলিতে বিস্তৃত হতে পারে, যেমন মার্কেটিং, সম্মেলন বা ভ্রমণ৷
একটি সঠিক উপায় নেই, তবে অ্যাকাউন্টের চার্টটি অবশ্যই প্রতিফলিত করবে যে আর্থিক ব্যবহারকারীরা কী দেখতে চান। ম্যানেজমেন্ট টিমের কাছ থেকে খুঁজে বের করা গুরুত্বপূর্ণ যে তারা কীভাবে খাবার বা প্রযুক্তির সাবস্ক্রিপশনের মতো খরচগুলি ব্যবহার করতে চায়। তারা কি তাদের সাথে সম্পর্কিত বিভাগে এম্বেড করতে চান (যেমন, বিপণন বা অর্থ) নাকি তারা তাদের একা দেখতে চান?
একদিকে, মার্কিন ট্যাক্স প্রবিধান সাপেক্ষে কোম্পানিগুলির জন্য, খাবার হল একটি উদাহরণ যেখানে আপনি আপনার ট্যাক্স অ্যাকাউন্টেন্টকে বছরের শেষে একটি স্বতন্ত্র মোট পরিমাণ দেওয়ার একটি সহজ উপায় চাইবেন। আপনি যদি প্রাসঙ্গিক শ্রেণীতে খাবার ছড়িয়ে দিতে চান, তাহলেও আপনি সেগুলিকে প্রতিটি বিভাগের মধ্যে আলাদা অ্যাকাউন্টে রাখতে চাইবেন।
শেষ পর্যন্ত, অ্যাকাউন্টের চার্ট, বাজেট এবং পরিচালনার পছন্দগুলি অবশ্যই একটি কার্যকর অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে সারিবদ্ধ হতে হবে৷
অ্যাকাউন্ট নম্বরগুলি গুদামের বিন নম্বরগুলির মতো। পাঁচ-সংখ্যার বেস অ্যাকাউন্ট নম্বরগুলি ভাল কাজ করে (একটি খুব সাধারণ সেটআপের জন্য চারটি)। সর্বোত্তম অনুশীলন হল সম্পদ অ্যাকাউন্টের জন্য 10000s, দায়বদ্ধতার জন্য 20000s, ইক্যুইটির জন্য 29000s, বিক্রয়ের জন্য 30000s, প্রত্যক্ষ/পরোক্ষ খরচের জন্য 40000s-50000s, পরিচালনার জন্য 60000-70000s, অপারেটিং/ওভারহেড-অপারেটিং-এর জন্য 60000-70000s ব্যবহার করা যেমন সুদ এবং কর।
বৃদ্ধির জন্য জায়গা ছেড়ে দিতে ভেবেচিন্তে আপনার অ্যাকাউন্ট নম্বরগুলি ছড়িয়ে দিন। উদাহরণস্বরূপ, যদি প্রধান ব্যবসা চেকিং অ্যাকাউন্টটি 10000 হয়, তাহলে বেতন চেকিং অ্যাকাউন্টটি 10100 হতে পারে। এর পরে, আপনি প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলির জন্য (সাধারণত পরবর্তী সম্পদ বিভাগ) 11000 এ চলে যেতে পারেন। এটি ভবিষ্যতের নগদ এবং চেকিং অ্যাকাউন্টের জন্য 10200, 10300, ইত্যাদি ছেড়ে যায় এবং অন্যান্য প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলির জন্য (যেমন, কর্মচারী বা আন্তঃকোম্পানী গ্রহণযোগ্য) সমগ্র 11000 গ্রুপ ছেড়ে যায়।
আয় এবং ব্যয়ের হিসাবগুলির জন্য, অভিভাবক-সন্তানের ব্যবস্থাগুলিকে একযোগে সারাংশ এবং বিশদ প্রতিবেদনের সুবিধার্থে সুপারিশ করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, তিনটি রাজস্ব স্ট্রিম সহ একটি প্রযুক্তি কোম্পানি কল্পনা করুন। বিক্রয়ের জন্য অভিভাবক-স্তরের অ্যাকাউন্ট হবে 30000 বিক্রয়। সেই অ্যাকাউন্টে কোনো লেনদেন পোস্ট করা হবে না। এর অধীনে চাইল্ড অ্যাকাউন্ট হতে পারে:31000 সেলস-ওয়েব ডিজাইন, 32000 সেলস-সার্ভার ম্যানেজমেন্ট, এবং 33000 সেলস-হার্ডওয়্যার৷
2 বা 3 স্তরের বেশি চাইল্ড অ্যাকাউন্ট এড়িয়ে চলুন। উদাহরণস্বরূপ, 33000 বিক্রয়-হার্ডওয়্যার 33100 বিক্রয়-হার্ডওয়্যার-কম্পিউটার এবং 33200 বিক্রয়-হার্ডওয়্যার-প্রিন্টারে বিভক্ত হতে পারে। হার্ডওয়্যার-প্রিন্টারগুলি আরও 33210 হার্ডওয়্যার-প্রিন্টার-এইচপি এবং 33220 হার্ডওয়্যার-প্রিন্টার-ক্যানন-এ বিভক্ত করা যেতে পারে। সেই মুহুর্তে, সাহায্যের চেয়ে আরও বিশদ ক্ষতি হতে পারে এবং ভুল অ্যাকাউন্টিং হতে পারে। সাধারণত ভুল হওয়ার প্রবণতা অত্যধিক পরিমাণ বিশদ থাকার চেয়ে কম বিশদ থাকা এবং সঠিক রাখা ভাল।
সাংগঠনিক কমনীয়তার জন্য, সংখ্যা এবং বিবরণ সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখুন। সংশ্লিষ্ট বিক্রয় অ্যাকাউন্ট নম্বরগুলির সাথে সরাসরি খরচ অ্যাকাউন্ট নম্বরগুলি সারিবদ্ধ করুন। উদাহরণস্বরূপ, পুনরায় বিক্রয়ের জন্য কেনা হার্ডওয়্যারের খরচ ট্র্যাক করতে, আপনি অ্যাকাউন্ট নম্বর 43000 COS-হার্ডওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন, যা 33000 বিক্রয়-হার্ডওয়্যারের সাথে সংখ্যাগতভাবে সারিবদ্ধ হবে (শিশু অ্যাকাউন্টগুলিও সারিবদ্ধ হবে)। আর্থিক প্রতিবেদনগুলি ডিজাইন করার সময় বা জার্নাল এন্ট্রি করার সময় সামঞ্জস্যতা কাজে আসে এবং নন-অ্যাকাউন্টেন্টদের কাছেও বোধগম্য হয়৷
একটি সম্পর্কিত নোটে, কিছু বিশেষজ্ঞ (বিশেষ করে সফ্টওয়্যার প্রয়োগকারী এবং আইটি পেশাদার) অ্যাকাউন্টের চার্টে শুধুমাত্র কয়েকটি অ্যাকাউন্ট রাখার এবং তার পরিবর্তে আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের বিভিন্ন মডিউলে বিস্তারিত প্রতিবেদন ব্যবহার করার পরামর্শ দেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি বিক্রয় অ্যাকাউন্টে সমস্ত গ্রাহক চালান রাখতে পারেন। আপনার আর্থিক বিবৃতিতে কোন বিশদ থাকবে না। আপনি বিক্রয় মডিউলে গিয়ে এবং বিক্রয় বিভাগ দ্বারা বিক্রয় বা গ্রাহক দ্বারা বিক্রয়ের মতো চালান প্রতিবেদনগুলি চালানোর মাধ্যমে বিস্তারিত পাবেন। কিছু স্তরে, এটি যাইহোক করা হয়। পেরোল মডিউল হল আরেকটি যেটিতে প্রায়শই ব্যাপক বিল্ট-ইন রিপোর্টিং ক্ষমতা থাকে যা অ্যাকাউন্টের চার্ট প্রদান করে এমন কিছুর বাইরে যায়। প্রকল্প মডিউল অন্য একটি. তাহলে কেন অ্যাকাউন্টের চার্টে সমস্ত বিবরণ এড়িয়ে যাবেন না এবং সেই পথে যাবেন?
তাত্ত্বিকভাবে এটি দুর্দান্ত শোনালেও, বাস্তবে আর্থিক বিবৃতি হল যা বিশ্বস্তভাবে তৈরি করা হয় এবং প্রতি মাসে ব্যবস্থাপনা দ্বারা পর্যালোচনা করা হয়। বিভিন্ন মডিউল থেকে বিশদ প্রতিবেদনের জন্য প্রায়ই কিছু প্রচেষ্টার প্রয়োজন হয় তা নিশ্চিত করার জন্য যে এটি আর্থিকতার সাথে সম্পর্কযুক্ত, এবং সেই কারণে (এবং অন্যান্য কারণে), এটি ধারাবাহিকভাবে সম্পন্ন হয় না। অ্যাকাউন্টের চার্টে কিছু স্তরের বিশদ তৈরি করা হল মূল তথ্য নিশ্চিত করার একটি ব্যবহারিক উপায় যা সর্বদা ব্যবস্থাপনা দলের সামনে থাকে।
ভাল মাস-শেষের আর্থিক প্রতিবেদনগুলি বড় নগদ জার্নাল এন্ট্রিগুলির সাথে সঠিক করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি 18-31 অক্টোবরের মধ্যে অর্জিত মজুরি 7 নভেম্বর দেওয়া হয়, তাহলে অক্টোবরের আর্থিক বিষয়গুলিকে সঠিক করতে 7 নভেম্বরের নগদ ব্যয়কে 31 অক্টোবরে স্থানান্তর করতে একটি জার্নাল এন্ট্রি পোস্ট করতে হবে৷
যদি জার্নাল এন্ট্রির পরিমাণ নিয়মিত মজুরি ব্যয় অ্যাকাউন্টের সাথে মিশ্রিত করা হয়, তাহলে মজুরি ব্যয়ের কতটা নগদ অর্থপ্রদানের সাথে সম্পর্কিত এবং কতটা জমা হয় তা দেখা কঠিন হতে পারে। জটিল জার্নাল এন্ট্রিগুলির ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য যা কাজের অগ্রগতি (WIP) মানগুলিকে সামঞ্জস্য করে, বা বহু-মাসের প্রকল্পগুলির সাথে কাজ করে এমন সংস্থাগুলিতে বিলিং এন্ট্রির উপরে/আন্ডারে।
এই এন্ট্রিগুলিকে আলাদা অ্যাকাউন্টে ফানেল করা সহায়ক হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার একটি অভিভাবক অ্যাকাউন্ট 45000 প্রত্যক্ষ শ্রম এবং তিনটি শিশু অ্যাকাউন্ট থাকতে পারে:45100 উত্পাদন শ্রম, 45200 অর্জিত শ্রমে পরিবর্তন, এবং 45300 WIP শ্রমে পরিবর্তন৷ গ্রানুলিটি কার্যনির্বাহী দলকে মোট রোলড-আপ শ্রমের পরিমাণ ব্যাখ্যা করা সহজ করে, যারা শুধুমাত্র সেই মাসে নগদে দেওয়া মজুরির পরিপ্রেক্ষিতে চিন্তা করে।
অ্যাকাউন্টগুলির একটি শক্তিশালী চার্টের সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল এটি এমনকি এন্ট্রি-লেভেল অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের দরকারী জীবনকে দীর্ঘায়িত করতে পারে। প্রায়শই আর্থিক প্রতিবেদন নিয়ে হতাশা অ্যাকাউন্টের চার্ট পুনরায় তৈরি করে ঠিক করা যেতে পারে , নতুন সফ্টওয়্যারে স্থানান্তরিত করার খুব বেদনাদায়ক প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যাওয়ার পরিবর্তে৷ .
তারপরে একটি মূল পদক্ষেপ হ'ল সফ্টওয়্যারটির ক্ষমতা সর্বাধিক করার জন্য অ্যাকাউন্টের চার্ট গঠন করা। Microsoft Dynamics NAV-এর মতো একটি প্ল্যাটফর্ম প্রতিটি খরচকে একটি নির্দিষ্ট অবস্থান বা বিভাগে কোড করার জন্য শুধুমাত্র বেস অ্যাকাউন্ট নম্বর এবং ট্যাগ ("মাত্রা") ব্যবহার করে। ভিস্তা দ্বারা ভিস্তার মত একটি প্ল্যাটফর্ম অ্যাকাউন্টের অংশগুলি ব্যবহার করে৷ অ্যাকাউন্ট 40000.01.02 বোস্টন অবস্থানে (01) কংক্রিট বিভাগের (02) জন্য সরাসরি উপকরণ (40000) হতে পারে। QuickBooks এবং Xero এটি অন্য উপায়ে করে। সফ্টওয়্যারের সাথে কাজ করার জন্য আপনার অ্যাকাউন্টের কাঠামো পরিবর্তন করতে ইচ্ছুক হন, অন্যভাবে নয়।
যেহেতু আর্থিক রিপোর্টিং এবং অ্যাকাউন্টের চার্ট এতই অবিচ্ছেদ্যভাবে সংযুক্ত, তাই অ্যাকাউন্টের চার্ট পুনর্গঠন বা সেট আপ করার সময় সফ্টওয়্যারটির আর্থিক প্রতিবেদন করার ক্ষমতা বিবেচনা করাও গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, যদি সফ্টওয়্যারটি আপনাকে আর্থিক বিবৃতিতে অ্যাকাউন্টের ক্রম পুনর্বিন্যাস করার অনুমতি না দেয়, তাহলে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে যে আপনি কীভাবে আপনার অ্যাকাউন্টের চার্ট অর্ডার করবেন।
অ্যাকাউন্টের কার্যকারিতার চার্ট সম্ভবত অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এবং আর্থিক প্রতিবেদনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য। শক্তিশালী COA কার্যকারিতা সহ এন্ট্রি লেভেল সফ্টওয়্যার বহু বছর ধরে কাজ করতে পারে। বিপরীতটিও সত্য৷
৷আমি সম্প্রতি একটি $10 মিলিয়ন কাস্টম ম্যানুফ্যাকচারিং/রিটেল কোম্পানির সাথে তাদের অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড (রেকর্ড, কোম্পানি নিজেই নয়) দুটি পৃথক "কোম্পানী"তে বিভক্ত করার দ্বারপ্রান্তে পরামর্শ করেছি যাতে তারা মরিয়াভাবে কাঙ্খিত রিপোর্টিং স্পষ্টতা পেতে সক্ষম হয়। তাদের অ্যাকাউন্টের চার্টে কৌশলগত পরিবর্তন করে এবং তাদের সফ্টওয়্যারের রিপোর্টিং ক্ষমতাগুলিকে আরও ভালভাবে ব্যবহার করে, আমরা উচ্চ-মূল্যের বিপর্যয় হতে পারে তা নিয়ে তাদের শুরু না করেই তাদের প্রয়োজনীয় আর্থিক দৃশ্যমানতা পেতে সক্ষম হয়েছি।
অ্যাকাউন্ট গঠনের একটি কার্যকর চার্ট প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষভাবে কার্যত সমস্ত আর্থিক প্রতিবেদন পরিচালনা করে। তবুও, অনেক প্রতিষ্ঠানই এই মৌলিক ধারণাকে উপেক্ষা করে এবং অপূর্ণ প্রত্যাশার সাথে স্থবির হয়ে পড়ে।
কিছু মৌলিক সমস্যার বিপরীতে, অ্যাকাউন্টের একটি চার্ট অপেক্ষাকৃত দ্রুত অপ্টিমাইজ করা যেতে পারে . একটি ভালভাবে সঞ্চালিত পুনর্নির্মাণ সাধারণত এক মাসের মধ্যে বাস্তবায়িত করা যেতে পারে এবং তা অবিলম্বে আর্থিক প্রতিবেদনে লক্ষণীয় প্রভাব ফেলে৷
কারণ বেশিরভাগ কোম্পানি (এবং CFOs) শুধুমাত্র প্রতি দশকে একবার অ্যাকাউন্টের একটি চার্ট সেট আপ করে, এটি আউটসোর্স করার জন্য একটি আদর্শ প্রকল্প হতে পারে। আপনার প্রতিষ্ঠানকে পরবর্তী স্তরে উন্নীত করার জন্য আপনি যদি এই সহজ কিন্তু অবিশ্বাস্যভাবে প্রভাবশালী পদক্ষেপ নিতে সহায়তা চান তাহলে Toptal-এর সাথে যোগাযোগ করুন৷