"একটি কার্যকরী কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি করতে আপনাকে সহায়তা করার জন্য সম্পদ"-এ আমরা আপনাকে একটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি করতে সাহায্য করার জন্য মূল সংস্থানগুলি চিহ্নিত করেছি। এখন, আমরা কভার করব কেন আপনার একটি দরকার এবং কীভাবে এটি তৈরি করবেন।
আপনার ছোট ব্যবসার দুইজন কর্মচারী বা 20 জনই হোক না কেন, আপনি অবশ্যই আনুষ্ঠানিকভাবে বা অনানুষ্ঠানিকভাবে কর্মক্ষেত্রের নীতি, পদ্ধতি বা প্রত্যাশা তৈরি করবেন। আপনার কর্মচারীদের এই নীতিগুলি জানা এবং বোঝা অপরিহার্য — কারণ যদি তারা তা করে তবে আপনি একটি আরও কার্যকর সংস্থা চালাবেন এবং কারণ আপনি আপনার কোম্পানির ফেডারেল বা রাজ্য আইন ভঙ্গ করার ঝুঁকি নিতে চান না৷
একটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক হল আপনার কোম্পানির সমস্ত নীতি এবং প্রোটোকল, সেইসাথে কর্মীদের আইনি অধিকার এবং বাধ্যবাধকতার একটি সংকলন। একটি কর্মচারীর হ্যান্ডবুক থাকা আপনার পক্ষে কর্মীদের সাথে নিয়ম এবং দায়িত্বগুলি যোগাযোগ করা সহজ করে তোলে, তাই ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে তাদের কাছ থেকে — বা আপনার কাছ থেকে কী আশা করা যায় সে সম্পর্কে কোনও প্রশ্ন নেই৷
অধিকন্তু, একটি বিস্তৃত কর্মচারী হ্যান্ডবুক আপনার ব্যবসাকে আইনিভাবে রক্ষা করতে সাহায্য করে যদি কেউ কখনও প্রশ্ন করে যে আপনি আপনার নীতিগুলি স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করেছেন কিনা৷
উদাহরণ:যদি একজন কর্মচারী আপনার বিরুদ্ধে মামলা করে, দাবি করে যে তারা একজন সহকর্মীর দ্বারা হয়রানির শিকার হয়েছে, তাহলে আপনি প্রমাণ হিসাবে কর্মচারী হ্যান্ডবুকে নির্দেশ করতে পারেন যে আপনি স্পষ্টভাবে হয়রানি-বিরোধী নীতিগুলি বানান করেছেন৷ (মনে রাখবেন যে কোনও কর্মচারী বা গ্রাহক মামলা করলে আপনার ব্যবসার সুরক্ষার জন্য কর্মীদের কম বীমা থাকাও গুরুত্বপূর্ণ।)
প্রতিটি কোম্পানির মতো, প্রতিটি কর্মচারীর হ্যান্ডবুক আলাদা। আপনি কেবল অন্য কোম্পানির হ্যান্ডবুক ফটোকপি করতে এবং আপনার কর্মীদের মধ্যে বিতরণ করতে পারবেন না। একটি ভাল কর্মচারী হ্যান্ডবুক আপনার অনন্য কর্মক্ষেত্রের নিয়ম এবং অনুশীলনগুলিকে সংজ্ঞায়িত করে এবং এমন একটি কণ্ঠে লেখা উচিত যা আপনার দৃষ্টিভঙ্গি এবং আপনার তৈরি করা সংস্কৃতিকে প্রতিফলিত করে — বা তৈরি করতে চান৷
এটি বলেছে যে বেশিরভাগ কর্মচারী হ্যান্ডবুকগুলিতে অনুরূপ বিষয় এবং তথ্যের প্রকার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। নীচে কর্মচারী হ্যান্ডবুকের আটটি সাধারণ বিভাগের দিকে নজর দেওয়া হল৷
৷সফল হওয়ার জন্য, আপনার কর্মীদের আপনার কোম্পানির মান, মিশন এবং লক্ষ্যগুলির সাথে সারিবদ্ধ হতে হবে। এই কারণেই আপনাকে আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুকের শুরুতে সেই লক্ষ্যগুলি নির্ধারণ করতে হবে। আপনাকে যা করতে হবে তা হল একটি বিবৃতি প্রদান করা যা একটি কোম্পানি হিসাবে আপনার কাছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে৷ উদাহরণ স্বরূপ, সফল অনলাইন জুতার খুচরা বিক্রেতা Zappos 10টি Zappos পারিবারিক মূল মূল্যের নাম দিয়েছে যা এটি কর্মীদের আশা করে, যার মধ্যে রয়েছে "আলিঙ্গন এবং ড্রাইভ পরিবর্তন" এবং "উৎসাহী এবং সংকল্পবদ্ধ হন।"
আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুকের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হল আপনার কোম্পানিতে নিযুক্ত হওয়ার বিষয়ে সাধারণ তথ্য। এতে কর্মচারীদের যত্ন নেওয়া বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত থাকবে, যেমন:
৷মনে রাখবেন যে এই উপাদানগুলির কিছু, যেমন ওভারটাইম বেতনের নিয়ম এবং কর্মীদের ক্ষতিপূরণ কভারেজ, অন্তত কিছুটা ফেডারেল এবং রাজ্য বা এমনকি স্থানীয় আইন দ্বারা নির্ধারিত৷
আপনার কর্মশক্তির জন্য প্রাসঙ্গিক বর্তমান ফেডারেল, রাজ্য এবং স্থানীয় আইনগুলির তালিকা করা গুরুত্বপূর্ণ। এর মধ্যে সমান কর্মসংস্থানের সুযোগ, হয়রানি বিরোধী এবং বৈষম্য বিরোধী আইন অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
আইনের প্রয়োজনীয়তার বাইরে, কর্মচারীরা কীভাবে চাকরিতে নিজেদের পরিচালনা করবে সে সম্পর্কে আপনার নিজের প্রত্যাশা রয়েছে এবং তাই আপনার কাজের নির্দিষ্ট আচরণের জন্য তৈরি নীতির প্রয়োজন হবে। এই ধরনের নীতি অন্তর্ভুক্ত হতে পারে:
আপনার কাছে অবাক হওয়ার মতো নয়, কর্মচারী সুবিধা বিভাগটি আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুকের সবচেয়ে ঘন ঘন উল্লেখ করা বিভাগগুলির মধ্যে একটি৷
আপনার হ্যান্ডবুকটি সম্ভবত আপনার স্বাস্থ্য বীমা পরিকল্পনার সমস্ত সুনির্দিষ্ট বিবরণ বর্ণনা করবে না, কারণ সেগুলি বেশ বিশদ হতে পারে (এবং সেই তথ্যটি আলাদাভাবে সরবরাহ করা যেতে পারে)। তবে আপনি সম্ভবত মূল বিষয়গুলি দিতে চান:কখন একজন কর্মচারী কোম্পানির স্বাস্থ্য পরিকল্পনায় নথিভুক্ত করার যোগ্য এবং আপনি কতগুলি বিকল্প অফার করেন:পরিকল্পনার ধরন, পারিবারিক কভারেজ? বার্ষিক খোলা তালিকাভুক্তির সময়কাল কখন?
একইভাবে, আপনি আপনার অফার করা অন্যান্য সুবিধাগুলি সংক্ষেপে তুলে ধরতে চাইবেন, যেমন:
কারণ আপনার কর্মীরা প্রায়শই এই বিভাগটি উল্লেখ করবে — চাকরির সুযোগ-সুবিধা সম্পর্কে কে খুঁজে পেতে পছন্দ করে না? — আপনার সুবিধার জন্য এটি ব্যবহার করুন এবং আপনার কোম্পানির জন্য কাজ করার অংশ হিসাবে তারা যা পান তা সম্পূর্ণরূপে বুঝতে তাদের সহায়তা করুন৷
প্রতিটি কোম্পানি এই বিভাগটি অন্তর্ভুক্ত করে না, তবে যে কোম্পানিগুলি অত্যন্ত প্রতিযোগিতামূলক শিল্পে বাণিজ্য গোপনীয়তা নিয়ে কাজ করে এবং প্রতিযোগীর জন্য কর্মচারীদের জাম্পিং শিপ নিয়ে উদ্বেগ প্রকাশ করে তাদের কর্মীদের একটি অ-প্রকাশ চুক্তিতে স্বাক্ষর করতে বা অন্ততপক্ষে কর্মচারীর স্বার্থের দ্বন্দ্ব নীতি অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারে হ্যান্ডবুক।
এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনার কর্মচারীরা কর্মচারী হ্যান্ডবুকে যে নীতি, আইন এবং পদ্ধতিগুলি অনুসরণ করেন সেগুলি অনুসরণ না করার ঝুঁকিগুলি বোঝেন৷
এমন একটি বিভাগ বিবেচনা করুন যা ব্যাখ্যা করে যে তারা তাদের কর্ম এবং আচরণের জন্য দায়বদ্ধ হবে। আপনি চান যে কর্মচারীরা দেখতে পাচ্ছেন যে তারা ন্যায্য আচরণ পাচ্ছেন এবং সমস্ত কর্মচারী একই শাস্তিমূলক প্রক্রিয়ার অধীন৷
এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনার কর্মীরা আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুককে আপনার এবং তাদের মধ্যে একটি চুক্তির চুক্তির মতো আচরণ করবেন না - যার অর্থ হ্যান্ডবুকের মধ্যে নীতি এবং পদ্ধতিগুলি বহাল না থাকলে তারা আপনার বিরুদ্ধে মামলা করতে পারে৷ সুতরাং, এই ধরনের উদ্বেগের বিরুদ্ধে আপনাকে রক্ষা করার জন্য, একটি দাবিত্যাগ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না যাতে বলা হয় যে কর্মচারী হ্যান্ডবুক একটি চুক্তি নয়৷
আপনি যখন আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুক সম্পর্কে চিন্তাভাবনা এবং পরিকল্পনা করা শুরু করেন, তখন আপনি বুঝতে পারেন যে আপনি আপনার অনেকগুলি নীতিকে আনুষ্ঠানিক করেননি বা আপনার কিছু নীতিগুলি কী হওয়া উচিত তা আপনাকে আরও চিন্তাভাবনা করে বিবেচনা করতে হবে৷
চিন্তা করবেন না - এটি সম্পূর্ণ স্বাভাবিক। অনেক ছোট কোম্পানী তাদের পলিসি সম্পর্কে সুনির্দিষ্টভাবে চিন্তা করে না যতক্ষণ না তাদের লিখিতভাবে ব্যাখ্যা করতে হয়।
আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরির প্রক্রিয়া শুরু করতে আপনি এখানে চারটি পদক্ষেপ নিতে পারেন৷
৷আপনার কর্মচারী নীতিগুলি সম্পর্কে চিন্তা করার সময় শুরু করার একটি ভাল জায়গা - আপনার উপস্থিতির নিয়ম, আপনার পোষাক কোড, বা আপনার কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা প্রক্রিয়ার জন্য নির্দিষ্ট হোক - আপনার কোম্পানির সংস্কৃতি এবং মূল্যবোধ সম্পর্কে চিন্তা করা৷
ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনার ব্যক্তিগত মূল্যবোধ এবং আপনি কী জোর দিতে চান সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। এছাড়াও বিবেচনা করুন যে আপনি কীভাবে একটি মান ব্যবস্থা এবং সংস্কৃতি তৈরি করতে পারেন যা আপনার কর্মীদের তাদের সেরা কাজ করতে এবং আপনার কোম্পানির সাথে দীর্ঘমেয়াদী থাকতে অনুপ্রাণিত করবে।
আপনি যে সংস্কৃতি তৈরি করতে চান তা আপনার নীতি এবং পদ্ধতিগুলিকে নির্দেশিত করবে — যাতে আপনার কোম্পানির কর্মচারী নীতি এবং পদ্ধতিগুলি ডিজাইন করার আগে অন্তত একটি মৌলিক মিশন বিবৃতি তৈরি করা বোধগম্য হয়৷
আপনার মানগুলি পরিষ্কারভাবে চিহ্নিত করে, তারপরে এমন নীতিগুলি তৈরি করার কথা ভাবুন যা আপনার কর্মীরা গ্রহণ করবে। উদাহরণস্বরূপ, অল্প বয়স্ক কর্মীদের আকৃষ্ট করতে চাওয়া কোম্পানিগুলি প্রায়ই খুব কঠোর বা অবাধ্য হওয়ার ছাপ দিতে চায় না — কারণ এটি সহস্রাব্দের কর্মীদের কর্মক্ষেত্রে অন্বেষণ করা বন্ধ করে দিতে পারে যা নমনীয়তা এবং উন্মুক্ততা প্রচার করে।
এটি বলেছিল যে আপনাকে - প্রয়োজনের বাইরে - কিছু নীতি সম্পর্কে কঠোর হতে হবে৷ উদাহরণ স্বরূপ, আপনি যদি খুচরা দোকানের মতো একটি ব্যবসা চালান যেখানে সময়মতো কাজ করতে দেখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, তাহলে আপনাকে অবশ্যই আপনার উপস্থিতির নিয়ম এবং সম্ভবত আপনার পোশাকের কোড উল্লেখ করতে হবে।
তারপরে আপনি আপনার কর্মক্ষেত্রের অনুশীলনের অন্যান্য অংশগুলিতে আরও বেশি সহানুভূতিশীল বা উদার হতে সক্ষম হতে পারেন, যেমন আপনার কর্মীদের আরও ছুটির সময় প্রদান করে৷
যদিও কর্মচারী হ্যান্ডবুক আপনার কর্মীদের সাথে একটি চুক্তি নয়, এটি তাদের প্রত্যাশা নির্ধারণ করে, তাই আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুকের কিছু অংশ প্রস্তুত করার সময় আপনাকে অবশ্যই ফেডারেল, রাজ্য এবং স্থানীয় আইন অনুসরণ করতে হবে।
উদাহরণ স্বরূপ, অনেক রাজ্য "ছাড়ের আইন" পাস করেছে যা নিয়ন্ত্রিত করে যে কীভাবে নিয়োগকর্তাদের নির্দিষ্ট ধরণের ছুটি পরিচালনা করতে হবে, তা অসুস্থ ছুটি হোক বা জুরি ডিউটি হোক। তাদের বয়লারপ্লেট ভাষাও থাকতে পারে যা কোম্পানিগুলি তাদের কর্মীদের কাছে সেই আইনগুলি বর্ণনা করতে ব্যবহার করতে পারে। আপনার উচিত অনলাইনে আপনার রাজ্যের আইনের বিবরণ খুঁজে পেতে সক্ষম হন।
আপনি আপনার রাজ্য সরকারের ওয়েবসাইটে আপনার রাজ্যের আইনের বিস্তারিত বিবরণ খুঁজে পেতে সক্ষম হবেন। দ্য লান্ট গ্রুপের কর্মসংস্থান আইন হ্যান্ডবুক এছাড়াও বিভিন্ন ধরনের ফেডারেল এবং রাষ্ট্রীয় আইনী সংস্থানগুলির লিঙ্ক প্রদান করে, যার মধ্যে রাজ্যে-রাষ্ট্রে কর্মসংস্থান এবং শ্রম আইনের ভাঙ্গন রয়েছে।
যদিও আপনার অন্য কোম্পানির পলিসি এবং কর্মচারীদের হ্যান্ডবুক শব্দের জন্য অনুলিপি করা উচিত নয়, অনুপ্রেরণা বা ধারণার জন্য সেগুলির মধ্যে কিছু দেখার জন্য এটি আপনার সময়ের মূল্যবান৷
আপনি ইতিমধ্যেই বন্ধু বা আত্মীয়দের মাধ্যমে অন্য কোম্পানির হ্যান্ডবুক অ্যাক্সেস করতে পারেন. আপনি যখন আপনার নীতি এবং পদ্ধতির পরিকল্পনা করছেন তখন অন্তত কয়েকটি অন্য হ্যান্ডবুক চেক করার সুযোগের সদ্ব্যবহার করুন। আপনি একটি মৌলিক Google অনুসন্ধানের মাধ্যমে নমুনা কর্মচারী হ্যান্ডবুকগুলিও খুঁজে পেতে পারেন৷
৷