আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুক কম্পাইল করা একটি সময়সাপেক্ষ এবং বিস্তারিত প্রক্রিয়া হতে পারে। আপনি কোনো প্রয়োজনীয় বিষয় মিস করতে চান না, এবং আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে তথ্যটি স্পষ্টভাবে এবং কার্যকরভাবে উপস্থাপন করা হয়েছে — এবং এমনভাবে যাতে আপনার কর্মীদের জড়িত করা যায়।
মনে রাখবেন যে আপনি চান না যে আপনার কর্মচারীর হ্যান্ডবুকটি খুব বেশি বয়লারপ্লেট হিসাবে প্রকাশিত হোক বা প্রযুক্তিগত আইনি শর্তে খুব বেশি পূর্ণ হোক — কারণ লোকেরা এটি পড়া এড়াতে পারে। আপনি আপনার কণ্ঠস্বর, আত্মা এবং অভিপ্রায়ের মাধ্যমে আসতে চান।
আপনি অনলাইনে অনেক বিনামূল্যের এবং তুলনামূলকভাবে কম খরচের কর্মচারী হ্যান্ডবুক টেমপ্লেট এবং "হ্যান্ডবুক বিল্ডার" টুলগুলি খুঁজে পেতে পারেন৷ কিছু অনলাইন-ভিত্তিক কোম্পানি আপনাকে আপনার নীতিগুলি সম্পর্কে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে একটি বিশদ কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি করার প্রক্রিয়ার মাধ্যমে আপনাকে গাইড করতে কয়েকশ ডলার চার্জ করে৷ এবং আপনি হ্যান্ডবুকে কী অন্তর্ভুক্ত করতে চান। তারা আপনাকে আপনার রাজ্যের কর্মক্ষেত্রের নীতিগুলির একটি ভাঙ্গনও প্রদান করতে পারে, যাতে আপনি সহজেই আপনার হ্যান্ডবুকে সেগুলি যোগ করতে পারেন।
যদিও এই প্রোগ্রামগুলি হ্যান্ডবুক-লেখার প্রক্রিয়াটিকে ব্যাপকভাবে প্রবাহিত করতে পারে, কিছু কিছু অন্যদের চেয়ে বেশি কাস্টমাইজেশন অফার করে। আপনি যদি এই পথে যেতে চান তবে আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনি এমন একটি হ্যান্ডবুক তৈরি করছেন না যা শেষ পর্যন্ত খুব সাধারণ মনে হবে৷
মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনার সোসাইটি (SHRM)। $350 এক বছরের সাবস্ক্রিপশনের জন্য, SHRM কর্মচারী হ্যান্ডবুক বিল্ডার আপনাকে একটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরির সমস্ত মূল ধাপের মধ্য দিয়ে নিয়ে যায়। রাজ্য-নির্দিষ্ট ফিল্টারগুলি আপনাকে বর্তমান ফেডারেল এবং রাজ্য নীতিগুলি বাদ দেওয়ার অনুমতি দেয় যা "প্ল্যাটফর্মের আইনি অংশীদার জ্যাকসন লুইস দ্বারা যাচাইকৃত সাম্প্রতিক ফেডারেল এবং রাজ্য কর্মক্ষেত্রের সম্মতি নির্দেশিকা প্রতিফলিত করে," SHRM-এর ওয়েবসাইট বলে৷ "EHB-এর গ্রাহক হিসাবে, এক বছরের সাবস্ক্রিপশন মেয়াদে যে কোনো রাজ্য বা ফেডারেল আইন পরিবর্তনের জন্য আপনি নিয়মিত সতর্কতা পান।" (সক্রিয় SHRM সদস্যরাও একটি বিনামূল্যের কর্মচারী হ্যান্ডবুক টেমপ্লেট ডাউনলোড করতে পারেন।)
রকেট আইনজীবী। Rocket Lawyer হল একটি অনলাইন-ভিত্তিক আইনি নথি টেমপ্লেট এবং আইনী পরিষেবা সংস্থা যা ছোট ব্যবসার জন্য তৈরি, যা একটি মাসিক বা বার্ষিক সাবস্ক্রিপশন ফি প্রদান করে। গ্রাহকদের টেমপ্লেটের একটি বিস্তৃত পরিসরে অ্যাক্সেস রয়েছে — একটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক টুল সহ যা তাদের একটি কাস্টমাইজড হ্যান্ডবুক তৈরি করতে একটি প্রশ্নাবলীর মাধ্যমে নিয়ে যায়। এটি ফেডারেল এবং রাজ্য-নির্দিষ্ট নীতি প্রদান করে।
ব্লিসবুক। অনেক কোম্পানি তাদের কাগজের কর্মচারী হ্যান্ডবুকগুলি সরিয়ে দিয়েছে এবং শুধুমাত্র ডিজিটাল-এ চলে গেছে। এটি সুবিধাগুলি অফার করতে পারে, যেমন হ্যান্ডবুক আপডেট করা সহজ করে (কাগজের অনুলিপি পুনরায় বিতরণ করার প্রয়োজন নেই), সেইসাথে কর্মীদের তাদের প্রয়োজনীয় প্রাসঙ্গিক তথ্য অনুসন্ধানে আরও সহজে সহায়তা করা। Blissbook হল এমন একটি কোম্পানি যা আপনার কোম্পানির জন্য একটি ডিজিটাল কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি এবং পরিচালনা করতে পারে। মূল্য $750 থেকে শুরু হয় (150 জন পর্যন্ত কর্মী সহ একটি কোম্পানির জন্য) এবং কতজন কর্মী হ্যান্ডবুকটি দেখেছেন তার ই-স্বাক্ষর ক্ষমতা এবং ডেটা বিশ্লেষণ অন্তর্ভুক্ত করে৷
ফ্রি টেমপ্লেট৷৷ আপনি "ফ্রি কর্মচারী হ্যান্ডবুক টেমপ্লেট"-এর জন্য Google অনুসন্ধান করার মাধ্যমে অনলাইনে কর্মচারী হ্যান্ডবুকের জন্য অনেকগুলি বিনামূল্যের টেমপ্লেট খুঁজে পেতে পারেন৷ শুধু নিশ্চিত করুন যে আপনি শুধুমাত্র সম্মানজনক ওয়েবসাইটগুলি থেকে টেমপ্লেটগুলি ডাউনলোড করেছেন৷
আপনি যদি অনুভব না করেন যে আপনার নিজের কর্মচারী হ্যান্ডবুক লিখতে এবং সংগঠিত করার জন্য আপনার কাছে দক্ষতা বা সময় আছে, আপনি অবশ্যই আপনার জন্য এটি করার জন্য একজন এইচআর পরামর্শদাতা নিয়োগ করতে পারেন। একজন স্থানীয় পরামর্শদাতার সন্ধান করুন যিনি বর্তমান সমস্ত ফেডারেল, রাজ্য এবং স্থানীয় কর্মসংস্থান এবং শ্রম আইনের শীর্ষে থাকেন এবং অন্য কোম্পানিগুলিকে তাদের হ্যান্ডবুক তৈরিতে সাহায্য করার অভিজ্ঞতা রাখেন৷
HR পরামর্শদাতারা ঘন্টার মধ্যে চার্জ করতে পারে বা তারা একটি ফ্ল্যাট প্রকল্প ফি নিতে পারে। আপনি কোনটি নিয়োগ করবেন তা বেছে নেওয়ার আগে অন্তত কয়েকজনের সাথে কথা বলা ভাল।
একজন আইনজীবী নিয়োগ করা এখন পর্যন্ত সবচেয়ে ব্যয়বহুল উপায়, তবে আপনি নিশ্চিত থাকতে পারেন যে তিনি প্রাসঙ্গিক কর্মসংস্থান আইনের সাথে খুব পরিচিত হবেন।
এমনকি আপনি যদি কাস্টমাইজযোগ্য টেমপ্লেট এবং টুল ব্যবহার করে আপনার কর্মচারীর হ্যান্ডবুকটি DIY করার সিদ্ধান্ত নেন, আপনি সর্বদা আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুকটি কর্মীদের মধ্যে বিতরণ করার আগে পর্যালোচনা করার জন্য একজন এইচআর পরামর্শদাতা বা কর্মসংস্থান আইনজীবী নিয়োগের কথা বিবেচনা করতে পারেন। এটি নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে আপনি গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস করেননি এবং তবুও আপনি পুরো কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি করার জন্য আউটসোর্স করতে অর্থপ্রদান করছেন না৷
আপনি যদি পেশাদার সহায়তার জন্য অর্থ প্রদান করতে চান তবে আপনার সংস্কৃতি, মূল্যবোধ এবং ভয়েসের চারপাশে তৈরি একটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি করার প্রয়োজনটি হারাবেন না। একজন বাইরের বিশেষজ্ঞ আপনাকে নীতি এবং আইন মোকাবেলা করতে সাহায্য করতে পারেন — কিন্তু তারা আপনার মতো আপনার কর্মক্ষেত্র জানেন না।
একবার আপনি আপনার কর্মচারীর হ্যান্ডবুক তৈরি করে ফেললে, পরবর্তী বড় চ্যালেঞ্জটি হল আপনার কর্মীদের এটি পড়তে দেওয়া। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে কর্মীরা আপনার কর্মক্ষেত্রের নিয়ম এবং নীতিগুলি বোঝেন, যাতে তারা সেগুলিকে ভুল না করে এবং আপনাকে ক্রমাগত সেগুলি প্রয়োগ করতে হবে না৷ তাছাড়া, আপনি যদি জানেন যে তারা কর্মচারী হ্যান্ডবুক পড়েছেন, তাহলে আপনি জানেন যে তারা অন্তত আপনার ছোট ব্যবসার নিয়ম এবং নীতি সম্পর্কে সচেতন৷
সৌভাগ্যক্রমে, আপনার কর্মীদের কর্মচারী হ্যান্ডবুক পড়তে দেওয়া রকেট বিজ্ঞান নয়। আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুক পড়তে এবং উল্লেখ করতে সাহায্য করার জন্য এখানে চারটি টিপস রয়েছে:
এমন একটি শিরোনাম খুঁজে বের করার কথা বিবেচনা করুন যা একটি হ্যান্ডবুকের মতো কম এবং একটি সহায়ক গাইডের মতো বেশি। ("আশ্চর্যজনক বই যা কর্মচারীদের কাজের জীবনকে আরও দুর্দান্ত করে তুলবে" এর লাইন বরাবর চিন্তা করুন৷ ভাল, অন্তত এটিকে কীভাবে মজাদার করা যায় সে সম্পর্কে চিন্তা করুন৷)
বিগ স্পেসশিপ, একটি ব্রুকলিন, নিউ ইয়র্ক, মোবাইল অ্যাপ নির্মাতা, তার হিপ কর্মচারী হ্যান্ডবুক আমাদের ম্যানুয়াল ডাব করেছে , যখন আর্থিক তথ্যের সাইট The Motley Fool তার অনলাইন হ্যান্ডবুককে বলে The Fool Rules!
অন্য কথায়, আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুক সংগঠিত করুন যাতে সবচেয়ে উত্তেজনাপূর্ণ তথ্য - যেমন আপনার কোম্পানির মূল্যবোধ এবং সংস্কৃতি এবং কর্মচারী সুবিধাগুলি - প্রথমে আসে। আপনি নীতি বা আইন দিয়ে শুরু করলে, কর্মচারীদের পড়া বন্ধ করার সম্ভাবনা বেশি।
আরও কোম্পানি অনলাইন হ্যান্ডবুকগুলিতে চলে যাচ্ছে যা কোম্পানির ইন্ট্রানেট সিস্টেমে বা এমনকি ইন্টারনেটে লাইভ থাকতে পারে। এটি অনেক সুবিধা প্রদান করে:আপনি চাইলে ভিডিওর মতো আরও আকর্ষক উপাদান যোগ করতে পারেন এবং হ্যান্ডবুকটি অনুসন্ধানযোগ্য করা যেতে পারে (যাতে কেউ কেবল "সুবিধা" টাইপ করতে পারে এবং তারা যে বিভাগে খুঁজছে সেখানে যেতে পারে)।
এমনকি যদি আপনি একটি ডিজিটাল হ্যান্ডবুক তৈরি করতে না চান, তবে কীভাবে এটি সঠিক সময়ে এবং স্থানে সরবরাহ করা যায় তা বিবেচনা করুন। শুধুমাত্র একটি নতুন কর্মচারীর স্বাগত প্যাকেজে এটি অন্তর্ভুক্ত করা কাজ নাও করতে পারে। কাজের প্রথম দিনে এটি তাদের ডেস্কে রাখার কথা বিবেচনা করুন এবং কাজের দিনে এটি পড়ার জন্য তাদের সময় দিন।
এটি কিছুটা পুরানো স্কুল, এবং তবুও আপনি কর্মীদের স্বাক্ষর করার কথা বিবেচনা করতে চাইতে পারেন - হয় কলম দ্বারা বা ইলেকট্রনিকভাবে - একবার তারা কর্মচারী হ্যান্ডবুকের শেষে পৌঁছালে, নিশ্চিত করে যে তারা তথ্য পেয়েছে এবং পর্যালোচনা করেছে৷
একটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক একটি জীবন্ত নথি হিসাবে বিবেচনা করা উচিত - একটি এককালীন প্রকল্প নয়। কর্মসংস্থান এবং শ্রম আইন নিয়মিত পরিবর্তিত হয়, এবং আপনার কর্মচারী নীতিগুলিও পরিবর্তিত হতে পারে — যেমন আপনার ব্যবসা এবং কর্মীদের চাহিদা বিকশিত হচ্ছে।
বছরে অন্তত একবার আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুক পর্যালোচনা করুন এবং আপনার কর্মীদের জন্য এটিকে আরও ভাল এবং আরও দরকারী করার উপায়গুলি সন্ধান করুন। যদি আপনার ছোট ব্যবসায় একটি এইচআর টিম থাকার জন্য যথেষ্ট বড় হয়, তাহলে তাদের সারা বছর ধরে প্রাপ্ত সাধারণ কর্মচারীদের প্রশ্নের ট্র্যাক রাখতে দিন।
মনে রাখবেন, আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুক একটি মূল্যবান সম্পদ যা আপনাকে সময় বাঁচাতে, আপনার কর্মীদের অবগত রাখতে এবং শেষ পর্যন্ত মামলার ক্ষেত্রে আপনার ব্যবসাকে রক্ষা করতে সাহায্য করতে পারে। আপনি আপনার কর্মীদের সবচেয়ে দরকারী নির্দেশিকা দিতে পারেন তা নিশ্চিত করতে সাহায্য করার জন্য এটি তৈরি এবং পরিমার্জন করার জন্য আপনাকে যথেষ্ট সময় দিতে হবে।
একটি বিস্তৃত কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি এবং পরিচালনা করা একটি ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে আপনার অনেক কাজের মধ্যে একটি। কখনও কখনও, মনে হতে পারে যে আপনার প্লেটে সম্পূর্ণরূপে অনেক বেশি দায়িত্ব রয়েছে — পণ্য ডিজাইন এবং নিয়োগ থেকে শুরু করে হিসাবরক্ষণ এবং বিক্রয়, অনলাইনে হোক বা ব্যক্তিগতভাবে।
আপনার ছোট ব্যবসার জন্য কীভাবে একটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি করবেন:চূড়ান্ত নির্দেশিকা
আপনার ব্যবসার অর্থায়নে সাহায্য করার জন্য আপনার কি ক্রাউডফান্ডিং ব্যবহার করা উচিত?
কীভাবে আরও কার্যকর ইমেল সাইন-অফ তৈরি করবেন
কর্মচারীদের সুবিধা কি আপনাকে আপনার ছোট ব্যবসার জন্য কর্মীদের আকৃষ্ট করতে এবং রাখতে সাহায্য করতে পারে?
প্রবীণদের জন্য উদ্যোক্তা সংস্থান