কর্মচারী সময়সূচী তৈরি করা কখনও কখনও ছোট ব্যবসার মালিকদের জন্য ম্যানেজারিয়াল টেট্রিসের একটি রাউন্ডের অনুরূপ হতে পারে। সময় এবং প্রত্যাশার একটি খেলা, উদ্দেশ্যটি আপনার পেশাদার ধৈর্যের পরীক্ষা ছাড়া আর কিছুই মনে হয় না।
বাস্তব কথা বলুন, দয়া করে। আপনি কি বলতে পারেন আপনি প্রতি সপ্তাহে সেই পরিপাটি কর্মচারী সময়সূচীর খসড়া তৈরিতে কত সময় ব্যয় করেন? প্রতি মাসে? আপনি কি কখনও গভীর রাতে একটি স্প্রেডশীট (বা তার চেয়েও খারাপ, একটি হোয়াইটবোর্ড) উপর কুঁকড়ে দেখেছেন, আসন্ন সপ্তাহে প্রতিটি শিফটের জন্য কখন কার প্রয়োজন হবে তা নির্ধারণ করতে ঝাঁকুনি দিচ্ছেন? আপনি যখন শিফট কর্মীদের সাথে একটি ছোট ব্যবসার মালিক হন, তখন প্রতি মিনিটের হিসাব হয়।
যদি এই দৃশ্যটি খুব পরিচিত মনে হয়, আপনি একা নন।
500 মার্কিন ব্যবসার মালিকদের একটি সাম্প্রতিক সমীক্ষায় দেখা গেছে যে অর্ধেক নিয়োগকর্তা প্রতি সপ্তাহে কর্মচারীদের সময়সূচী তৈরিতে কমপক্ষে দুই ঘন্টা ব্যয় করেন। অন্য 10 শতাংশ বলে যে তারা টাস্কে সপ্তাহে তিন ঘন্টা ব্যয় করে। কিছু উত্তরদাতা এমনকি এক সপ্তাহের সময়সূচীতে 12 ঘন্টা ব্যয় করার দাবি করে৷
৷দুর্ভাগ্যবশত, এটি দুই, তিন এবং 12 ঘন্টা যা অব্যাহত শিক্ষা, সিস্টেমের উন্নতি, ব্যবসার বিপণন, বা নতুন পণ্য বা পরিষেবা বিকাশে ব্যয় করা যেতে পারে।
কিন্তু শিফট কাজের প্রকৃতি নির্দেশ করে যে কর্মচারীরা যখন আপনার প্রয়োজন হয় তখন সবসময় পাওয়া যায় না। তারা শিফট অদলবদল করে, তারা কল করে, অথবা তাদের তাড়াতাড়ি চলে যেতে হবে। এটা স্বাভাবিক. প্রকৃতপক্ষে, নিয়োগকর্তাদের মাত্র 2 শতাংশ বলে যে তাদের কর্মচারী আছে যারা কখনই নয়৷ শিফট মিস করেন, যখন 32 শতাংশ নিয়োগকর্তা বলেন তাদের কর্মীরা খুব কমই শিফট মিস করেন।
যে অন্যান্য 66 শতাংশ একটি দৈনিক, সাপ্তাহিক, বা মাসিক ভিত্তিতে একটি কল-ইন পেতে বাধ্য। এবং এই মুহুর্তগুলিতে আপনার সত্যিই আপনার পায়ে চিন্তা করা দরকার।
শুধু নিয়োগকর্তাদের জন্য নয়, শিফটের সময়সূচী কর্মীদের জন্যও অনন্য চ্যালেঞ্জ তৈরি করে। যখন সময়সূচী অপ্রত্যাশিত হয়, তখন শেষ মুহূর্তে শিশু যত্ন, ডাক্তারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ব্যক্তিগত সময় পুনর্বিন্যাস করার প্রয়োজন আদর্শ হয়ে ওঠে। এবং এই পরিবর্তনগুলি ব্যয়বহুল হতে পারে এবং অতিরিক্ত চাপ সৃষ্টি করতে পারে৷
সমস্যাটির মোকাবিলা করার জন্য, কিছু রাজ্য এবং পৌরসভা ভবিষ্যদ্বাণীমূলক সময়সূচী আইন প্রণয়ন করেছে যা নিয়োগকর্তারা দুই সপ্তাহ আগে পর্যন্ত কর্মচারীদের সময়সূচী প্রদান করে। এটি অন্যান্য প্রয়োজনীয়তার পাশাপাশি, যেমন কুখ্যাত "ক্লোপেন" শিফট নিষিদ্ধ করা (যার মধ্যে কর্মীরা দেরিতে বা ক্লোজিং শিফটে কাজ করে তার পরে সকাল বা খোলার শিফটে কাজ করে) এবং "অন-কল" শিডিউলিং এবং বাতিল করা শিফটের জন্য কর্মচারীদের ক্ষতিপূরণ দিতে নিয়োগকর্তাদের প্রয়োজন। নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে। প্রতিটি শহর এবং রাজ্যের নিজস্ব আইন রয়েছে, তাই আপনার গবেষণা করা এবং আপনার ব্যবসা স্থানীয় আইন মেনে চলছে তা নিশ্চিত করা বুদ্ধিমানের কাজ।
দুর্ভাগ্যবশত, ভবিষ্যদ্বাণীমূলক সময়সূচী আইন গ্রহণ করা শুধুমাত্র কর্মচারী সময়সূচী আইসবার্গের টিপ। অন্যান্য সাধারণ শিফ্ট শিডিউলিং সমস্যাগুলির মধ্যে রয়েছে কর্মীদের নিয়োগ এবং ধরে রাখা, মিস করা শিফটগুলি কভার করার জন্য কর্মীদের খুঁজে বের করা এবং সাপ্তাহিক শিফটের সময়সূচী পরিকল্পনা করা। এবং এগুলি সস্তা ঝামেলা নয়। শুধুমাত্র মিস করা শিফটে নিয়োগকর্তারা প্রতি বছর গড়ে $7,500 হারান।
1. আপনার শহর বা রাজ্যে আসা আইনের জন্য প্রস্তুত করুন .
পূর্বাভাসযোগ্য সময়সূচী আইনগুলি জাতিকে ঝাঁকুনি দিচ্ছে, তাই আপনার শহর এবং রাজ্য এই বিষয়ে কোথায় দাঁড়িয়েছে সে সম্পর্কে সচেতন হওয়া গুরুত্বপূর্ণ৷ আপনার যদি ইতিমধ্যে একজন শ্রম আইন অ্যাটর্নি না থাকে, তাহলে আপনি সোসাইটি ফর হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্টের সাহায্যে একজনকে খুঁজে বের করার বা অন্ততপক্ষে আইনের ট্র্যাক রাখার কথা বিবেচনা করতে পারেন৷
2. আপনার সময়সূচী প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়.
আপনার এবং আপনার কর্মীদের মধ্যে আরও ভাল যোগাযোগ কর্মীদের সময়সূচী উন্নত করার চাবিকাঠি। কাগজে বা স্প্রেডশীটে সময়সূচী লেখা এবং পুনঃলিখন করার পরিবর্তে, একটি সমাধান দিয়ে আপনার প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করুন যা আসন্ন এবং পরিবর্তিত শিফটগুলির জন্য রিয়েল-টাইম আপডেট এবং বিজ্ঞপ্তিগুলিকে বৈশিষ্ট্যযুক্ত করে৷ অটোমেশন শুধুমাত্র সময়সূচী তৈরি, পরিচালনা এবং ভাগ করা সহজ করে না, তবে এটি টেক্সট রিমাইন্ডার পাঠাতে বা কর্মীদের জন্য ভয়েসমেল ছেড়ে যেতে সময় কমিয়ে দিতে পারে।
3. আপনি সময়সূচী তৈরিতে ব্যয় করার সময় সম্পর্কে সচেতন হন।
প্রতি সপ্তাহে কর্মচারী শিফটের সময়সূচী তৈরিতে আপনি কতটা সময় ব্যয় করেন তার ট্র্যাক রাখা চ্যালেঞ্জের পরিপ্রেক্ষিত আনতে পারে এবং আপনাকে সামনের সপ্তাহগুলির জন্য আরও ভাল লক্ষ্য নির্ধারণ করতে সহায়তা করতে পারে। আপনি যদি ক্রমাগতভাবে শিডিউলিংয়ের জন্য অতিরিক্ত পরিমাণে সময় ব্যয় করেন, বা যদি আপনার ব্যয় করা সময় প্রতিটি নতুন ভাড়ার সাথে বাড়তে থাকে, তাহলে আপনি বিকল্প খোঁজা শুরু করবেন না।
এক সপ্তাহের সময়সূচীতে 12 ঘন্টা ব্যয় করার চেয়ে আপনার কাছে আরও ভাল জিনিস রয়েছে। শিফটের সময়সূচী তৈরি করতে যে সময় লাগে তা সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং সময়মতো ডেলিভারি উভয়ই হয় বেশি কাজ বা উল্লেখযোগ্যভাবে কম হতে পারে, আপনি কীভাবে চ্যালেঞ্জের কাছে যান তার উপর নির্ভর করে।
যেহেতু সমীক্ষার উত্তরদাতাদের 47 শতাংশ বলেছেন যে তারা নতুন সময়সূচী আইন মেনে চলতে সক্ষম হবেন না যার জন্য তাদের সাপ্তাহিক সময়সূচীর আরও নোটিশ দিতে হবে, সমস্ত ছোট ব্যবসার মালিকদের যত তাড়াতাড়ি সম্ভব বক্ররেখা থেকে এগিয়ে যাওয়া উচিত। আপনার কাছাকাছি কোনো জেলায় নতুন আইন আসছে কিনা বা আইনগুলি ইতিমধ্যেই চালু আছে কিনা, তা অবগত থাকা, আপনার সময় নির্ধারণের প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করা এবং প্রত্যেকের সময় - আপনার এবং আপনার কর্মচারীদের সম্পর্কে সচেতন হওয়া গুরুত্বপূর্ণ।