প্রতিটি ব্যবসার গ্রাহক এবং বিক্রেতা উভয়ের সাথে চুক্তি আছে। চুক্তিগুলি যেকোন এন্টারপ্রাইজের জীবন গঠন করে এবং তারা প্রায়শই একটি কোম্পানির একক বৃহত্তম অর্থনৈতিক সম্পদ। তবুও, ইন্টারন্যাশনাল অ্যাসোসিয়েশন ফর কন্ট্রাক্ট অ্যান্ড কমার্শিয়াল ম্যানেজমেন্ট (IACCM) এর গবেষণা অনুসারে:
আপনার কোম্পানির চুক্তিতে আরও ভাল হ্যান্ডেল পেয়ে, আপনি প্রায় 10 শতাংশ বার্ষিক লাভ বাড়াতে পারেন। আর্থিক চ্যালেঞ্জের সম্মুখীন কোম্পানিগুলির জন্য, এই বৃদ্ধি তাদের বিপর্যয়ের দ্বারপ্রান্ত থেকে সমৃদ্ধির দিকে নিয়ে যেতে পারে৷
কন্ট্রাক্ট ম্যানেজমেন্টের সবচেয়ে বেশি স্বীকৃত সংজ্ঞা হল চুক্তি তৈরি, সম্পাদন এবং বিশ্লেষণ করার প্রক্রিয়া যাতে নিশ্চিত করা যায় যে কোম্পানিটি তার কার্যক্ষম এবং আর্থিক উভয় ক্ষেত্রেই তার ক্ষমতার সর্বোত্তম পারফর্ম করে, ঝুঁকি কমিয়ে। অন্য কথায়, এটি ফাইলিং এবং স্টোরেজের একটি সিস্টেমের চেয়ে বেশি যেখানে চুক্তিগুলি কেবল তখনই পর্যালোচনা করা হয় যখন এটি পুনরায় আলোচনার সময় হয় বা যদি কোনও সমস্যা হয়। কন্ট্রাক্ট ম্যানেজমেন্ট বলতে বোঝায় চুক্তিগুলিকে জীবন্ত নথি হিসাবে বিবেচনা করা যা সংস্থার কার্যকারিতা নির্দেশ করে, কোম্পানির বাধ্যবাধকতাগুলি ঠিক কী - এবং কোম্পানির জন্য অন্যরা কী করতে বাধ্য।
দরিদ্র চুক্তি ব্যবস্থাপনা, তাহলে, চুক্তির শীর্ষে থাকা এবং বাধ্যবাধকতাগুলি পূরণ না করার অর্থ। এটি অসংখ্য উপায়ে প্রকাশ পেতে পারে।
জরিমানা এবং জরিমানা . বেশিরভাগ চুক্তিতে চুক্তির শর্তাবলী মেনে চলতে ব্যর্থতার পরিণতির রূপরেখার ধারাগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে। চুক্তি ব্যবস্থাপনা ছাড়া, কিছু শর্ত পূরণ নাও হতে পারে, যার ফলে মোটা জরিমানা এবং জরিমানা হতে পারে। এটি উভয় উপায়ে কাজ করে; যদি আপনার ঠিকাদাররা তাদের বাধ্যবাধকতা পূরণ না করে, তাহলে তাদের উপর নিষেধাজ্ঞা আরোপ করার অধিকার আপনার আছে, কিন্তু আপনি যদি চুক্তিতে আপ-টু-ডেট না থাকেন, তাহলে আপনি সেই সুযোগগুলি মিস করতে পারেন।
মিস করা সময়সীমা। খুব কম চুক্তিই ওপেন-এন্ডেড। বেশিরভাগেরই মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ এবং নবায়নের সময়সীমা রয়েছে। আপনি যদি একজন বিক্রেতার সাথে চুক্তিবদ্ধ হন এবং একটি পুনর্নবীকরণের সময়সীমা মিস করেন, তাহলে আপনি বাতিল চুক্তির কারণে ব্যবসায়িক বাধার সম্মুখীন হতে পারেন বা পুনঃআলোচনা বা স্বয়ংক্রিয় পুনর্নবীকরণের ব্যর্থতার কারণে পণ্য বা পরিষেবার জন্য আরও বেশি অর্থ প্রদান বন্ধ করতে পারেন। অন্যদিকে, আপনি যদি চুক্তির মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে সক্রিয়ভাবে আপনার গ্রাহক বা সহযোগীদের সাথে যোগাযোগ করতে ব্যর্থ হন, তাহলে আপনি একজন গ্রাহককে হারাতে পারেন বা কম অনুকূল শর্তাদি পুনরায় আলোচনা করতে বাধ্য হতে পারেন।
মিসড দায়বদ্ধতার কারণে ক্ষতি . চুক্তির জীবনচক্র ব্যবস্থাপনা থেকে আপনি যে অন্তর্দৃষ্টিগুলি অর্জন করেন তা ছাড়া, আপনার কাছে আপনার গ্রাহকের অর্থপ্রদানের ইতিহাস এবং সামগ্রিকভাবে পারফরম্যান্সের একটি সঠিক চিত্র নাও থাকতে পারে এবং আপনি এমন চুক্তিগুলি বিকাশ করতে পারেন যা সামনের নীচের লাইনকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে৷
অবৈধ চুক্তি . আইন এবং প্রবিধান সব সময় পরিবর্তিত হয়, এবং সমস্ত চুক্তি পুরানো শর্তাবলী মধ্যে গ্র্যান্ডফাদার হয় না. যখন নিয়মগুলিতে উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন হয়, তখন চুক্তিগুলিকে প্রতিফলিত করার জন্য সংশোধন বা আপডেট করতে হবে, অথবা সেগুলি আদালতে অবৈধ বলে গণ্য করা যেতে পারে। এর ফলে হাজার হাজার ডলারের ক্ষতি হতে পারে।
এগুলি এমন কয়েকটি উপায় যা দুর্বল চুক্তি ব্যবস্থাপনা আপনার রাজস্বকে ক্ষতিগ্রস্ত করে। আপনি একটি চুক্তি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম প্রয়োগ করে এটি এড়াতে পারেন যা নিশ্চিত করে যে আপনার চুক্তিগুলি সংগঠিত হয়েছে। তারপরে আপনি বইগুলিতে যা আছে তা সহজেই দৃশ্যমানতা অর্জন করতে পারেন৷
একটি সত্যিকারের চুক্তি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের প্রথম ধাপ হল আপনার চুক্তিগুলিকে একটি একক সংগ্রহস্থলে একত্রিত করা। চুক্তিগুলি কয়েক ডজন কর্মচারী কম্পিউটারে, ইমেলে বা ফাইলিং ক্যাবিনেটে - বা স্থানগুলির সংমিশ্রণে সংরক্ষণ করা উচিত নয়। বরং, চুক্তি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা পছন্দনীয়। এই ধরনের একটি প্রোগ্রাম আপনাকে আপনার সমস্ত চুক্তি এক জায়গায় সঞ্চয় করার অনুমতি দেবে, আপনার যখন এটি প্রয়োজন তখন নির্দিষ্ট তথ্য অনুসন্ধান করা সহজ করে তোলে৷
কন্ট্রাক্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নের আরেকটি সুবিধা হল যে শুধুমাত্র আপনার চুক্তিগুলি এক জায়গায় নয়, তবে আপনি আপনার চুক্তির সাথে সক্রিয় হওয়ার জন্য দৃশ্যমানতা অর্জন করেন। কিছু কোম্পানি তাদের চুক্তির মূল তারিখ এবং মাইলস্টোন ট্র্যাক রাখতে স্প্রেডশীট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে বেছে নেয়, কিন্তু সেই সিস্টেমটি কষ্টকর এবং ভুল হতে পারে। উল্লেখ করার মতো নয়, একটি স্প্রেডশীটে একটি চুক্তির সমস্ত দিক নিরীক্ষণ করা কঠিন, যার অর্থ আপনার কর্মীরা চুক্তির মূল্যায়ন এবং কাজ করার সময় মূল পয়েন্ট এবং বিবেচনাগুলি মিস করতে পারে৷
তারপরও, চুক্তি ব্যবস্থাপনায় স্থানান্তরিত হওয়ার সবচেয়ে বড় সুবিধা - সাধারণ চুক্তি "স্টোরেজ" এর পরিবর্তে - আপনি বর্ধিত লাভ দেখতে পাবেন। প্রতিটি ব্যবসা একটি স্বাস্থ্যকর বটম লাইন দেখতে চায়, তাই আপনার চুক্তিগুলি পরিচালনা করতে ব্যর্থ হয়ে টেবিলে টাকা রাখা বন্ধ করুন৷