আপনার ছোট ব্যবসা সংগঠিত করা কতটা গুরুত্বপূর্ণ? অফিস ডিপোর একটি সাম্প্রতিক সমীক্ষা অনুসারে, বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার মালিক (83 শতাংশ) মনে করেন একটি সংগঠিত অফিস সফলভাবে ব্যবসা চালানোর একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। প্রকৃতপক্ষে, প্রায় দুই-তৃতীয়াংশ (63 শতাংশ) বিশ্বাস করে যে অফিস যত বেশি সংগঠিত হবে, ব্যবসা তত বেশি লাভজনক।
বিশেষত, ছোট ব্যবসার মালিকরা বলছেন যে সময়সীমা পূরণ এবং দ্রুত তথ্য খোঁজার জন্য সংগঠন অপরিহার্য। ব্যক্তিগতভাবে, সংগঠন সবসময় আমার জন্য কিছুটা চ্যালেঞ্জ ছিল, কিন্তু আমি সবসময় উন্নতি করার চেষ্টা করি।
আপনার কাছে সংস্থার অর্থ কী তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ - এবং এটি প্রতিটি ব্যক্তির জন্য আলাদা হতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ, আমার একজন সহকর্মী আছেন যিনি কাগজের স্তূপ, উপচে পড়া বইয়ের তাক এবং সর্বত্র পোস্ট-ইট নোট দ্বারা বেষ্টিত কাজ করেন। বেশিরভাগ লোকের কাছে, এটি সম্পূর্ণ অব্যবস্থাপনার মতো মনে হতে পারে, তবে তিনি অবিলম্বে সমস্ত "জলগোল" এর মধ্যে তার যা প্রয়োজন তা খুঁজে পেতে সক্ষম হন। যদিও আমি তেমন চরম নই, আমি যখন বর্তমানে যে প্রকল্পগুলিতে কাজ করছি সেগুলি ডেস্ক ড্রয়ারে সংরক্ষণ করার পরিবর্তে আমার চারপাশে সরল দৃষ্টিতে স্তূপ করা হলে আমি আরও ভালভাবে কাজ করি। অন্যদিকে, আমি কিছু ব্যবসার মালিককে জানি যারা তাদের ডেস্কটপ অপারেটিং টেবিলের মতো পরিষ্কার না হলে কিছুই করতে পারে না। প্রত্যেকের কাছে তার নিজের! মূল বিষয় হল আপনি কীভাবে সর্বোত্তম কাজ করেন তা জানা এবং এমন একটি সিস্টেমে নিজেকে জোর করার চেষ্টা না করা যা আপনার জন্য কাজ করে না।
কোন সাংগঠনিক সমস্যাগুলি আপনার ব্যবসাকে সবচেয়ে বেশি বাধা দিচ্ছে? ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে আমাদের কাছে উপলব্ধ সীমিত সময়ের প্রেক্ষিতে, আপনার অফিসের প্রতিটি একক বর্গ ইঞ্চি সংগঠিত করার চেষ্টা না করে সবচেয়ে বড় পার্থক্য কী করবে তার উপর ফোকাস করা গুরুত্বপূর্ণ। যখন আপনার সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন তখন চুক্তি বা প্রস্তাবের মতো গুরুত্বপূর্ণ নথিতে হাত দিতে আপনার কি সমস্যা হয়? অথবা সমস্যাটি কি সময় ব্যবস্থাপনার সমস্যা বেশি—উদাহরণস্বরূপ, অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য নিজেকে ডাবল বুকিং করা বা আপনার ক্যালেন্ডারের অগোছালো থাকার কারণে ক্লায়েন্ট মিটিং মিস করা? আপনার ব্যবসাকে আরও মসৃণভাবে চালানোর জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কী তা খুঁজে বের করুন এবং সেখানে আপনার সংগঠিত প্রচেষ্টাকে লক্ষ্য করুন৷
আপনি যা করতে চান তার জন্য একবার আপনার পরিকল্পনা হয়ে গেলে, সেখানে যাওয়ার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি স্টক করুন। অফিস ডিপো সমীক্ষায় উদ্যোক্তারা বলছেন যে ফাইল ফোল্ডারগুলি তাদের সর্বাধিক ব্যবহৃত সাংগঠনিক টুল (85 শতাংশ), তারপরে তাক এবং ড্রয়ার (69 শতাংশ), ক্যালেন্ডার (68 শতাংশ), স্টোরেজ কন্টেইনার (64 শতাংশ) এবং স্টিকি নোট (61 শতাংশ) . সঠিক সাংগঠনিক আনুষাঙ্গিক থাকা আপনাকে জিনিসগুলিকে সাজাতে সাহায্য করবে। আপনি কেনাকাটা করার আগে একটি পরিকল্পনা তৈরি করা আপনাকে আপনার প্রয়োজন নেই এমন জিনিস কেনা থেকে বিরত রাখবে।
আজ, ডিজিটালভাবে সংগঠিত হওয়ার জন্য অনেকগুলি বিকল্প রয়েছে যে কোনও কাগজের টুকরো মুদ্রণ, ফাইলিং বা সংরক্ষণ না করেই আপনার অফিসকে সাজানো সম্ভব৷ যদিও ডিজিটাল পদ্ধতিটি সবার জন্য কাজ করে না, এটি যদি আপনার জন্য কাজ করে তবে দুর্দান্ত! আপনি গাছ সংরক্ষণ করছেন এবং স্থান সংরক্ষণ করছেন। এই সুবিধাগুলি ছাড়াও, গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ডিজিটাইজ করা নিশ্চিত করে যে আপনার কাছে সর্বদা একটি অনুলিপি উপলব্ধ থাকে। শুধু এটিকে ক্লাউডে এবং/অথবা একটি ব্যাকআপ ড্রাইভে সঞ্চয় করুন, এবং আপনি যেখানেই থাকুন না কেন বা বিপর্যয় ঘটলেও (যেমন আগুন যা আপনার ফাইল ক্যাবিনেটগুলিকে ধ্বংস করে) আপনি আপনার গুরুত্বপূর্ণ ডেটা অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হবেন। আপনার গুরুত্বপূর্ণ নথি স্ক্যান করার জন্য একটি ভাল স্ক্যানার কেনা, যেমন কর্মচারী রেকর্ড, ট্যাক্স রেকর্ড, চুক্তি এবং আরও অনেক কিছু, সত্যিই আপনার জীবন পরিবর্তন করতে পারে। অবশ্যই, আপনি ক্লাউডে আপনার তথ্য খুঁজে পেতে পারেন তা নিশ্চিত করতে, আপনাকে একটি ফাইল-নামকরণ সিস্টেম তৈরি করতে হবে এবং সবকিছু সঞ্চয় করার জন্য ডিজিটাল ফোল্ডার সেট আপ করতে হবে৷
আপনি স্বাভাবিকভাবে ঝরঝরে না হলে আপনার ব্যবসা সংগঠিত করা অপ্রতিরোধ্য মনে হতে পারে। সাহায্য করার জন্য আপনার কর্মীদের তালিকাভুক্ত করুন (উদাহরণস্বরূপ, তারা স্ক্যানিং এবং অন্যান্য কার্যকরী উপাদানগুলি পরিচালনা করতে পারে যার জন্য আপনার কাছে সময় নেই)। আপনার কর্মীরা আপনাকে দিতে পারে তার চেয়ে বেশি সাহায্যের প্রয়োজন? একজন পেশাদার সংগঠক নিয়োগের কথা বিবেচনা করুন যিনি ব্যবসার মালিকদের মধ্যে বিশেষজ্ঞ। আপনার যা প্রয়োজন নেই তা শুদ্ধ করে, আপনার কী প্রয়োজন তা স্থির করে এবং বাকিটা এমনভাবে সংগঠিত করে যাতে আপনার জন্য অর্থবোধক হয়।
আপনার ব্যবসাকে সংগঠিত করা খুব ভালো লাগে—কিন্তু অন্য যেকোনো ধরনের পরিবর্তনের মতো, পুরানো (এবং খারাপ) অভ্যাসগুলিতে ফিরে যাওয়া সহজ। এটি এড়াতে, আপনার অফিসের আয়োজন করতে প্রতি সপ্তাহে 30 মিনিট বা তার বেশি সময় রাখুন। আমি শুক্রবার বিকেলে এটি করতে পছন্দ করি যাতে আমি অনুভব করতে পারি যে আমি সপ্তাহটি ভাল অবস্থায় শেষ করছি। নিয়মিতভাবে কিছুটা সংগঠিত করার মাধ্যমে, আপনি একটি বড় প্রচেষ্টা না করেই জিনিসগুলিকে আকারে রাখতে সক্ষম হবেন এবং সংগঠিত থাকা এতটা অপ্রতিরোধ্য বলে মনে হবে না৷
আপনার ব্যবসা আরও ভাল সংগঠিত করার জন্য আরো ধারণা প্রয়োজন? SCORE-এর ব্যবসায়িক পরামর্শদাতারা সঠিক পণ্য বেছে নেওয়া থেকে শুরু করে আপনার অফিসকে ডিজিটাইজ করা এবং আপনার দিনগুলিকে স্ট্রিমলাইন করা পর্যন্ত সবকিছুতে সাহায্য করতে পারেন। আরও জানতে www.score.org এ যান।