আপনার লিখিত যোগাযোগ আপনার এবং আপনার ব্যবসা সম্পর্কে অনেক কিছু বলে। ভুলগুলো হলো ব্রকলির টুকরো দাঁতে আটকে থাকার মতো। যদিও তারা অনিচ্ছাকৃত, তারা বিভ্রান্তিকর।
আরও গুরুত্বপূর্ণ, আপনি যদি আপনার মানগুলি উচ্চ সেট না করেন তবে এটি গুরুতর দীর্ঘমেয়াদী পরিণতি হতে পারে। জোয়ান কিলিন, আমেরিকার পাবলিক রিলেশনস সোসাইটি (PRSA) এর সাবেক প্রেসিডেন্ট এবং সিইও, দুর্বল যোগাযোগের সম্ভাব্য প্রভাব নোট করেছেন:
"আজকের প্রতিযোগিতামূলক ব্যবসায়িক পরিবেশে, আর্থিক সাফল্যের জন্য স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত লেখা অপরিহার্য। যদি গ্রাহক বা ক্লায়েন্টরা বুঝতে না পারে যে আপনি কী লিখেছেন বা আপনি কোন পণ্য এবং পরিষেবাগুলি বিক্রি করছেন তা পরিষ্কার না হলে, আপনি কতদিন ব্যবসায় থাকার আশা করেন, কখনও লাভজনক হতে দিন?”
সত্য হল, কেউ আশা করে না যে আপনি পুলিৎজার পুরস্কার বিজয়ী হবেন বা লিখিত প্রতিটি ব্যাকরণের নিয়ম জানেন। মূল বিষয় হল আপনার ঘাটতিগুলি সম্পর্কে সচেতন হওয়া এবং সেগুলি প্রতিরোধ করার জন্য সময় নেওয়া।
ব্রায়ান গার্নার, দ্য হার্ভার্ড বিজনেস রিভিউ’স গাইড টু বেটার বিজনেস রাইটিংর লেখক বলে, "ব্যবসায়িক লেখার একটি বড় রোগ হল লেখার মধ্যবর্তী অংশে বার্তাটি স্থগিত করা।"
আপনার যা বলার দরকার তা জানুন এবং বলুন। আপনার যদি একাধিক পয়েন্ট তৈরি করতে থাকে, আপনার চিন্তাগুলি সংগঠিত করতে একটি দ্রুত রূপরেখা লিখুন। (এটি আপনাকে কোন পয়েন্টগুলি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তা নির্ধারণ করতেও সাহায্য করবে৷)
৷আপনার পাঠকদের মনস্তাত্ত্বিক হতে আশা করবেন না। যদি এমন কোনও পদক্ষেপ থাকে যা আপনি কেউ নিতে চান তবে তৃতীয় অনুচ্ছেদের শেষ বাক্যে এটি লুকাবেন না।
আপনি যদি অনেকগুলি আইটেম তালিকাভুক্ত করতে বা কল করতে চান তবে বুলেটগুলি আপনার সেরা বন্ধু হতে পারে৷
আমরা সবাই ভয়ঙ্কর বানান ভুলের ভয়ে বাস করি। ভুলগুলি এড়ানোর সর্বোত্তম উপায় হল ধীর গতি এবং বানান-পরীক্ষা ব্যবহার করা। (যদি আপনি একটি ইমেল পাঠান, তাহলে সেন্ডে আঘাত করার আগে ত্রুটি-পরীক্ষার সরঞ্জামটিকে চালানোর সুযোগ দিন।)
আপনি যদি সঠিক বানান সম্পর্কে নিশ্চিত না হন তবে একটি অনলাইন অভিধান ব্যবহার করুন। শব্দটি যদি একটি ব্যবসায়িক শব্দ হয় যা এখনও অভিধানে নেই, আপনি একটি সাধারণ অনলাইন অনুসন্ধানও করতে পারেন। অথবা, অন্য ব্যবসা বা প্রকাশনা কীভাবে শব্দটি ব্যবহার করে তা দেখার চেষ্টা করুন।
এটি জেনে আপনাকে আরও ভালো বোধ করা উচিত যে যখন Google Trends আমেরিকার সবচেয়ে ভুল বানান শব্দের মানচিত্র প্রকাশ করেছে, তখন এটি "নব্বই" শব্দটিকে "নব্বই" হিসাবে ভুল বানান করেছে৷ মানচিত্রটি কয়েক ঘন্টা পরে সংশোধন করা হয়েছিল।
এটি প্রায়শই ঘটে যখন আপনি ঠিক যেমন কথা বলেন ঠিক তেমনই লেখেন। একটি কথোপকথন স্বন কাজ করতে পারে, একটি বাক্য যা চলতে থাকে এবং চলে না৷
এই দুটি উদাহরণ তুলনা করুন:
আমি এই নিবন্ধটিকে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং সহজলভ্য করার চেষ্টা করছিলাম, তাই আমি রেফারেন্সের জন্য কয়েকটি নিবন্ধ পড়েছি, কয়েকটি নোট লিখেছি এবং সবকিছু যতটা সম্ভব সহজ রাখার চেষ্টা করেছি অনেক বিস্তারিত এড়ানো।
বনাম৷
আমি এই নিবন্ধটিকে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং সহজলভ্য করার চেষ্টা করছিলাম। আমি অনেক বিস্তারিত এড়িয়ে সবকিছু সহজ রেখেছি।
ছোট বাক্য আরও দ্রুত পড়ুন। এটি বহিরাগত কথা বলার পয়েন্টগুলি দূর করতেও সহায়ক। অবশেষে, যদি একটি দীর্ঘ বাক্য "এবং" বা "তাই" ব্যবহার করে একসাথে যুক্ত করা হয়, তাহলে সংযোগকারীটি সরানোর চেষ্টা করুন এবং চিন্তাগুলিকে পৃথক বাক্যে ভাগ করুন।
গ্রামার গার্ল, মিগনন ফোগার্টির মতে, অনুপস্থিত কিছুর জায়গায় দখল বা দাঁড়ানোর জন্য অ্যাপোস্ট্রোফেস ব্যবহার করা হয়।
apostrophe অপব্যবহারের সবচেয়ে সাধারণ রূপগুলির মধ্যে একটি হল বহুবচনকে (কোন কিছুর একাধিক) দখল (মালিকানা) এর সাথে বিভ্রান্ত করা।
ভুলগুলি ঘটে যখন লোকেরা কুকুরের (বহুবচন) পরিবর্তে কুকুরের (একবচন অধিকারী) ব্যবহার করে। এই ভুলটি প্রতিরোধ করার জন্য, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন আপনি যদি একাধিক বলতে চান বা আপনি মালিকানা বোঝাতে চান।
সংকোচনের ক্ষেত্রে অ্যাপোস্ট্রোফিস কীভাবে কাজ করে তা বোঝা সাধারণ ভুলগুলির ক্ষেত্রেও আপনাকে সাহায্য করতে পারে যেমন:
সব ন্যায্যতার মধ্যে, apostrophes সত্যিই চতুর।
আবার, যদি আপনি অনিশ্চিত হন, এটি দেখুন।
সবাই ভুল করে. সবাই. যা অগ্রহণযোগ্য তা হল যত্নের অভাব। আপনি যদি আপনার লেখার দিকে মনোযোগ দেন, আপনি প্রায়শই যে ভুলগুলি করেন তা আপনি লক্ষ্য করতে শুরু করবেন। এটি আপনার জন্য এই ভুলগুলি ধরতে সহজ করে তুলবে৷
Grammarly এর মতো টুলগুলিও আপনাকে ত্রুটি প্রতিরোধ করতে সাহায্য করতে পারে। আপনি কীভাবে এটি সেট আপ করতে চান তার উপর নির্ভর করে, আপনি এটিকে ইন্টারেক্টিভ ফর্মগুলিতে এবং আপনার সামাজিক মিডিয়া পোস্টগুলিতে প্রবেশ করা পাঠ্য পরীক্ষা করতে পারেন৷
আরও উন্নত সরঞ্জামগুলির সাথে মানক বানান-চেক যুক্ত করা সাহায্য করবে৷ কিন্তু, এই টুলগুলি প্রতিটি প্ল্যাটফর্ম বা ডিভাইসের সাথে কাজ করে না এবং আপনাকে সবসময় সতর্ক থাকতে হবে যেগুলি বানান-চেক ধরবে না, যেমন এটি বনাম।
আপনি যদি আপনার নিজস্ব শৈলী এবং ত্রুটিগুলি জানেন তবে আপনি কোনও কুৎসিত গ্যাফগুলি ধরেছেন তা নিশ্চিত করতে আপনি Find ফাংশনটিও ব্যবহার করতে পারেন৷
যদি সম্ভব হয়, শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত অপেক্ষা না করার চেষ্টা করুন যখন আপনার কিছু লিখতে হবে। যদি এটি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ হয় এবং আপনি একটি ভুলের ঝুঁকি নিতে না চান তবে এটির উপর ঘুমান। পাঠানোর আগে পরের দিন আবার পড়ুন। আপনি একজন সহকর্মী বা সহকর্মীকেও এটি পর্যালোচনা করতে বলতে পারেন।
যোগাযোগ একটি শক্তিশালী হাতিয়ার। এটিকে সম্মান করুন, এবং এটি আপনাকে আরও সম্মান অর্জন করবে। এটি উপেক্ষা করুন, এবং ভাল…
(FYI:তিনটি ছোট বিন্দুকে উপবৃত্ত বলা হয়।)