আমাদের তথ্য আজকাল সর্বত্র রয়েছে - এবং আগের চেয়ে বেশি ঝুঁকিতে রয়েছে৷ আপনি যদি এমন হাজার হাজার লোকের মধ্যে একজন হন যারা আর্থিক ডেটা লঙ্ঘনের জন্য ক্ষমা চেয়ে বড় বক্স স্টোর থেকে ইমেল পেয়েছেন, তাহলে আপনি ভয়ের অনুভূতি জানেন যে আপনার ব্যক্তিগত তথ্য সেখানে ভেসে উঠতে পারে - এবং সম্ভবত ভুল হাতে।
ছোট ব্যবসাগুলিও তাদের গ্রাহকদের বিশ্বাস অর্জন এবং ধরে রাখতে চ্যালেঞ্জ করে৷
যদি একজন খুশি গ্রাহক সোশ্যাল মিডিয়ায় একটি প্রশংসাপত্র বা ছবি শেয়ার করেন, যেকোন উপায়ে, শেয়ার করুন; ফেসবুকে রিটুইট বা শেয়ার করতে দুই সেকেন্ড সময় লাগে এবং আপনার ব্যবসাকে উজ্জ্বল করতে সাহায্য করে।
আপনি তাদের নিজস্ব ছবি পাঠাতে বলতে পারেন, সম্ভবত একটি ফেসবুক পোস্টের মন্তব্য বিভাগে। অথবা তারা একটি বিশেষ হ্যাশট্যাগ দিয়ে আপনার পণ্য ব্যবহার করে নিজেদের ছবি আপলোড করতে পারে। আপনি ইনস্টাগ্রামে ফটো প্রতিযোগিতা চালাতে পারেন। সোশ্যাল মিডিয়াতে আপনার গ্রাহকদের আকর্ষিত করে সৃজনশীল হন।
কিন্তু আপনি যদি অন্য উপায়ে তথ্য গ্রহণ করেন, তাহলে আপনি কারো ছবি বা উদ্ধৃতি ব্যবহার করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করা ভাল। আরও ভাল, তাদের একটি ফটো রিলিজ ফর্ম পূরণ করতে বলুন। সমস্ত গ্রাহক আপনার দোকানে ছবি তুলতে চান না বা আপনার সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্টে তাদের পরিচয় শেয়ার করতে চান না৷
এটি অস্বস্তিকর মনে হতে পারে, কিন্তু আপনি যত বেশি জিজ্ঞাসা করবেন, ততই আরামদায়ক হবে। কয়েকটি উদাহরণ:
আপনি যখন ডাক্তারের অফিসে যান, তখন আপনি হেলথ ইন্স্যুরেন্স পোর্টেবিলিটি অ্যান্ড অ্যাকাউন্টিবিলিটি অ্যাক্ট (HIPAA) দ্বারা সুরক্ষিত থাকেন, যা নিশ্চিত করে যে আপনার স্বাস্থ্যের তথ্য অ্যাক্সেস করা আপনার পক্ষে সহজ এবং আপনার স্বাস্থ্যসেবা প্রদানকারীদের দ্বারা গোপন রাখা।
যদিও আপনার ব্যবসা, যেমন একটি স্বাস্থ্য ও সুস্থতা কেন্দ্র, স্পা বা অন্যান্য জিম, সক্রিয়ভাবে আপনার ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে মেডিকেল রেকর্ড নাও চাইতে পারে, আপনি হয়ত রেজিস্ট্রেশন ফর্ম বা অন্যান্য কাগজপত্রে রিপোর্ট করা তাদের ব্যক্তিগত স্বাস্থ্য তথ্য ধরে রাখতে পারেন।
আপনার শিল্পের অনুরূপ ব্যবসার গোপনীয়তা নীতিগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করা একটি ভাল ধারণা এবং আপনার নিজস্ব ক্লায়েন্ট রেকর্ডের জন্য এই জাতীয় নীতি প্রয়োগ করতে ভুলবেন না। আপনি আপনার অফিসে বা ক্লাউডে ফাইল সংরক্ষণ করুন না কেন, সেগুলিকে সুরক্ষিত রাখা সর্বদা একটি ভাল ধারণা৷
আপনি যদি আপনার ইকমার্স সাইট বা একটি ক্লাউড-ভিত্তিক পরিষেবার মাধ্যমে গ্রাহকের অর্থপ্রদান সংগ্রহ করেন, তাহলে আপনি কীভাবে তাদের ব্যক্তিগত এবং আর্থিক তথ্য সংরক্ষণ এবং ব্যবহার করেন সে সম্পর্কে তাদের প্রশ্ন থাকতে পারে।
আপনার যদি ক্রেডিট কার্ড বা অন্যান্য বিলিং তথ্য পুনরাবৃত্ত অর্ডার বা নিরাপত্তা আমানতের জন্য হাতে রাখতে হয়, তবে সেই ডেটা অনলাইনে এনক্রিপ্ট করতে ভুলবেন না — এবং আপনার ডেস্ক ড্রয়ারে স্ক্র্যাপ পেপারের টুকরোতে কখনও এটি লিখে রাখবেন না।
আপনার দলের সদস্যরা গ্রাহকের অর্থপ্রদানের ডেটা অ্যাক্সেসের সাথে কতটা সময় ব্যয় করে তা নিরীক্ষণ করুন এবং ব্যক্তিগত তথ্য গোপন রাখার জন্য ব্যবস্থা রাখুন৷
গ্রাহকের তথ্য কীভাবে সংরক্ষণ করা হয় এবং ব্যবহার করা হয় তার জন্য আপনার কাছে যদি কোনো নীতি না থাকে, তাহলে এটি একটি লেখার সময় - এবং যদি কোনো সম্ভাব্য গ্রাহক আপনার ব্যবসায়িক অনুশীলন সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করেন তাহলে এটিকে কাজে লাগান।
আপনি আপনার ক্লায়েন্টদের তথ্য রক্ষা করার জন্য যথেষ্ট করছেন কিনা নিশ্চিত নন? আপনার কোম্পানির নীতি এবং অনুশীলন পর্যালোচনা করতে একজন SCORE পরামর্শদাতার সাথে দেখা করুন।