বিগত কয়েক বছরে ব্যবসায়িক বিশ্ব যে বিস্তৃত বিবর্তনের মধ্য দিয়ে গেছে তা সত্ত্বেও, একটি জিনিস এখনও একই:সময় অর্থ এবং সময় নষ্ট করা অর্থের অপচয়৷
গত কয়েক বছরে, অনেক গবেষণায় দেখা গেছে যে মিটিংগুলি ন্যূনতমভাবে কার্যকর এবং প্রকৃতপক্ষে সংস্থাটির বার্ষিক হাজার হাজার ডলার খরচ হয় - Fuze.com অনুসারে বার্ষিক একটি সমষ্টিগত 37 বিলিয়ন৷ (যখন আপনি হার্ভার্ড বিজনেস রিভিউ থেকে আপনার কোম্পানির মিটিং ব্যয়ের মোটামুটি অনুমান পেতে মিটিং কস্ট ক্যালকুলেটর ব্যবহার করবেন তখন এটি বাড়িতে আঘাত করবে।)
ক্যালকুলেটর আপনাকে যে সংখ্যাটি দিয়েছে তা থেকে আপনার মাথা ঘোরানো বন্ধ হয়ে গেলে, নিম্নলিখিত ধারণাগুলি আপনার প্রতিষ্ঠানে নিয়ে যান। আপনি খরচ করা বন্ধ করবেন, সঞ্চয় শুরু করবেন এবং আরও কার্যকর কোম্পানি হবেন।
প্রতিটি মিটিং কেউ একজন দ্বারা শুরু হয়, তা একজন ম্যানেজার, একজন সহযোগী বা একজন নির্বাহী হোক না কেন। "স্মার্ট" মিটিং পরিচালনা করার সময়, এই ব্যক্তি এখন "মিটিং লিডার" হয়ে উঠবেন। তাদের কাজ হল তারা যে মিটিংয়ে নেতৃত্ব দিচ্ছেন তা সুনিশ্চিত করা এবং কার্যকরী।
আপনার সংস্থার কি প্রতিটি সভার জন্য একটি পরিষ্কার পরিকল্পনা আছে? উত্তরটি সম্ভবত, "আচ্ছা, আমি সাধারণত কী করতে চাই তা আমার মনে থাকে..." যদি এটি হয়, আপনি একা নন; 63 শতাংশ মিটিং পূর্ব-পরিকল্পিত এজেন্ডা ছাড়াই হয়। তবুও, আপনি কর্মের পরিকল্পনা ছাড়াই বিজ্ঞাপন ডলার বা অপারেশনাল বাজেট ব্যয় করেন না, তাই না? তাহলে আপনি কেন প্রতি মিটিং-এ $2,000-এর বেশি খরচ করবেন সেই টুকরোগুলো না রেখে?
এই কারণেই একটি প্রাক-মিটিং ফর্ম আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি আবশ্যক সম্পদ। একটি সাধারণ ফর্ম প্রত্যেককে যে মিটিংয়ে যেতে চলেছে তার জন্য দায়বদ্ধ রাখে৷
৷আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য নির্দিষ্ট করতে এই তালিকাটি কাস্টমাইজ করুন এবং Google ডক্সে একটি টেমপ্লেট রাখুন। এটি কর্মীদের দ্রুত এবং সহজে অ্যাক্সেস করা সহজ করে তোলে। মনে রাখবেন, আপনি সময় বাঁচাতে চান, এর বেশি খরচ না করে।
প্রত্যেককে এটি মুদ্রণ করতে বলুন, বা তাদের কম্পিউটারে এটি টানুন৷ এটি নেতা এবং অংশগ্রহণকারীদের সহ সকলকে বিষয়ের উপর এবং ফোকাসড রাখে।
প্রত্যাশিত সময় অতিক্রম করা পুরো ব্যবসা সহ মিটিংয়ে সবাইকে প্রভাবিত করে। পিটার ব্যারন স্টার্ক কোম্পানির প্রেসিডেন্ট পিটার বি. স্টার্ক বলেছেন, "যখন মিটিংগুলি ওভারটাইম চলে, তখন এটি শুধুমাত্র মিটিংয়ে লোকেদের সময় নষ্ট করে না, এটি অন্যান্য প্রকল্পগুলিকেও নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে যেগুলি সম্পন্ন করা দরকার৷"
মূল বিষয় হল একটি সময়সীমা নির্ধারণ করা—কিন্তু সেই সময়ের মধ্যে যদি "মিটিং লিডার" চলে তাহলে লোকেদের চলে যেতে দিন। আপনি যদি মিটিংয়ে তাদের প্রাথমিক সমাপ্তির সময় ভালোভাবে থেমে থাকেন, তাহলে আপনি জানেন যে অন্য কিছু করার অনুভূতি আছে, কিন্তু যে উঠে যায় এবং চলে যায় সে হতে চায় না। এই নিয়মটি নেতাকে তাদের পায়ের আঙ্গুলের উপর রাখে—তারা সেই ব্যক্তি হতে চায় না যাকে ছেড়ে দেওয়া হয়েছিল। দেয়ালে প্রজেক্ট করা একটি টাইমার দিয়ে এটিকে আরও কার্যকর করুন ("মিটিং লিডারের" দায়িত্বগুলির মধ্যে একটি)।
"মিটিং লিডার" থেকে বেছে নেওয়ার জন্য টায়ার্ড সময়ের বিকল্প তৈরি করুন:
যদি একটি মিটিং এক ঘন্টার বেশি স্থায়ী হয় তবে প্রতিটি মুহুর্তের জন্য হিসাব করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য একটি পোস্ট-মিটিং ফর্মের প্রয়োজন বিবেচনা করুন। যদিও কর্মীদের ক্ষুদ্র-পরিচালিত হওয়ার প্রয়োজন নেই, সংস্থায় দক্ষতার সংস্কৃতি তৈরি করতে সময় এবং অধ্যবসায় লাগে।
বেশির ভাগ মিটিংয়ে এক বা দুজন দেরিতে আসা লোক থাকে। দরজায় ঢোকার সময়, তারা ফিসফিস করে বা মুখে বলে, "অতএব দেরি হওয়ার জন্য দুঃখিত," কাউকে "বিরক্ত" এড়াতে তাদের আসনের দিকে এগিয়ে যাওয়ার সময়। তাদের নিছক বিলম্ব, তবে, বৈঠকের জন্য একটি ব্যাঘাত, এবং এটি একটি খারাপ নজিরও স্থাপন করে:
“স্ট্র্যাগলারের জন্য অপেক্ষা করা দুটি বার্তা পাঠায়। স্ট্রাগলারদের কাছে, এটি বলে যে মিটিংয়ে দেরি করা ঠিক আছে। যারা সময়সূচী হিসাবে উপস্থিত হয়েছেন তাদের কাছে এটি বলে যে তাদের সময় মূল্যবান নয়। সময়মতো মিটিং শুরু করুন, প্রতিবার:স্ট্রাগলাররা আরও দ্রুত হতে শিখবে এবং ইতিমধ্যেই প্রম্পট কর্মীরা এই পরিমাপের প্রশংসা করবে," অফিস ক্লাবের বিশেষজ্ঞরা ব্যাখ্যা করুন৷
দ্রষ্টব্য:একবার বা দুবার দেরি হওয়া যুক্তিসঙ্গত, আমরা সবাই খারাপ ট্র্যাফিক বা শেষ মুহূর্তের সংকট মোকাবেলা করেছি, তাই দীর্ঘস্থায়ী দেরিতে আসাদের জন্য এই পদ্ধতিগুলি সংরক্ষণ করুন।
এই "স্মার্ট" মিটিং ধারনাগুলি আপনার সংস্থায় আনার আগে, পোল কর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন যে তারা সংস্থার মধ্যে মিটিং সম্পর্কে কেমন অনুভব করে এবং সেগুলি মূল্যবান কিনা। এই সময়ের মধ্যে, প্রত্যেককে, আধিকারিকদের অন্তর্ভুক্ত করুন, তারা সাপ্তাহিক কতগুলি সভায় উপস্থিত হন তা ভাগ করুন। "স্মার্ট" মিটিং ডেটার সাথে তুলনা করার জন্য এটি আপনার বেসলাইন (এই নতুন ধারণাগুলি শুরু করার এক মাস পরে একই পোল পাঠান)।
ট্র্যাক করুন, টুইক করুন এবং সামঞ্জস্য করুন আপনি সময় নষ্ট করা বন্ধ করতে এবং অর্থ সাশ্রয় শুরু করতে যান৷