আপনার ব্যবসার জন্য সর্বোত্তম পছন্দগুলি করার অর্থ হতে পারে অন্য রাজ্যে বসবাসকারী কাউকে নিয়োগ করা, স্থানান্তর করতে চান এমন একজন কর্মী সদস্যকে মিটমাট করা, বা আপনার গ্রাহক বেস প্রসারিত করতে রাজ্যের লাইন জুড়ে একজন কর্মচারীকে স্থানান্তর করা। আপনার বেতনের প্রতিটি রাজ্যের বাইরের কর্মচারীর জন্য, প্রযোজ্য ট্যাক্স এবং কর্মসংস্থান সংস্থাগুলির সাথে সম্মতি বজায় রাখার জন্য আপনাকে কিছু কাজ করতে হবে। নীচের নির্দেশিকা আপনাকে শুরু করতে সাহায্য করতে পারে৷
এই নিবন্ধটি দূরবর্তী কর্মীদের উপর ফোকাস করে যারা W-2 কর্মচারী হিসাবে যোগ্যতা অর্জন করে, স্বাধীন ঠিকাদার নয়, তবে এটি অবিলম্বে তৈরি করা একটি অপরিহার্য পার্থক্য। IRS সাধারণত কর্মীদের স্বাধীন ঠিকাদার হিসাবে ব্যবহার করে যদি তারা নিয়ন্ত্রণ করে কিভাবে, কখন এবং কোথায় কাজ করা হয় এবং যদি নিয়োগকর্তা শুধুমাত্র কাজের পছন্দসই ফলাফল নির্দেশ করে। অন্যথায়, তারা একজন W-2 কর্মচারী।
মনে রাখবেন এটি একটি কাট-এন্ড-ড্রাই সংজ্ঞা নয়, এবং দূরবর্তী কাজ ধূসর এলাকা তৈরি করতে পারে। কিন্তু উত্তরটি নির্ধারণ করবে যে আপনার ব্যবসা রাষ্ট্রীয় আয়কর আটকে রাখে এবং সামাজিক নিরাপত্তা, মেডিকেয়ার এবং বেকারত্ব কর প্রদান করে। ব্যবসাগুলিকে সাধারণত স্বাধীন ঠিকাদারদের মজুরির উপর ট্যাক্স আটকে রাখা বা পরিশোধ করতে হয় না, তবে W-2 কর্মীদের জন্য তা করতে হবে।
IRS-এর স্বাধীন ঠিকাদার বা কর্মচারী পৃষ্ঠাটি 3টি বিস্তৃত শ্রেণী-আচরণ নিয়ন্ত্রণ, আর্থিক নিয়ন্ত্রণ, এবং সম্পর্কের ধরন-এর রূপরেখা দেয় যা আপনাকে সঠিক কর্মী শ্রেণীবিভাগ চয়ন করতে সহায়তা করে। উপরন্তু, রাষ্ট্রীয় আইনগুলি প্রভাবিত করতে পারে যে আপনি কীভাবে আপনার কর্মীদের শ্রেণীবদ্ধ করেন এবং বেতন দেন। ক্যালিফোর্নিয়ার অ্যাসেম্বলি বিল 5 (AB5), উদাহরণস্বরূপ, ব্যবসার জন্য কর্মীদের স্বাধীন ঠিকাদার হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা আরও কঠিন করে তোলে।
একবার আপনি নিশ্চিত হন যে আপনার দূরবর্তী কর্মী একজন W-2 কর্মচারী হিসাবে যোগ্যতা অর্জন করে, আপনার দূরবর্তী কর্মচারী কোথায় কাজ করে এবং তারা কোথায় থাকে তা নির্ধারণ করার সময়। একজন দূরবর্তী কর্মচারী এক রাজ্যে থাকতে পারে এবং অন্য রাজ্যে কাজ করতে ভ্রমণ করতে পারে, তবে আপনার দূরবর্তী কর্মচারী যে রাজ্যে কাজ করে সেখানে আপনাকে সাধারণত ট্যাক্স আটকাতে এবং রিপোর্ট করতে হবে। যদি আপনার কোম্পানী ওয়াশিংটনে থাকে এবং তার একজন দূরবর্তী কর্মচারী থাকে যিনি ক্যালিফোর্নিয়ায় কাজ করেন এবং নেভাদায় থাকেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনি কর্মচারীর আয়কর আটকে রাখবেন এবং ক্যালিফোর্নিয়ায় রাজ্য বেকারত্ব কর প্রদান করবেন।
আপনি আপনার কর্মচারীর স্ব-প্রতিবেদিত কাজের অবস্থানের উপর ভিত্তি করে আপনার ট্যাক্স আটকে রাখতে পারেন যদি তাদের উত্তর যুক্তিসঙ্গত হয়। যাইহোক, বিবেচনা করার জন্য কয়েকটি সম্ভাব্য ব্যতিক্রম রয়েছে, রাজ্যগুলির মধ্যে পারস্পরিক চুক্তি এবং ডি মিনিমিস বা ছাড়ের নিয়মগুলি সহ৷
পারস্পরিক চুক্তি হল 2টি প্রতিবেশী রাজ্যের মধ্যে যা একটি রাজ্যের বাসিন্দাদের অন্য (পারস্পরিক) রাজ্যে ট্যাক্স উইথহোল্ডিং থেকে অব্যাহতি চাওয়ার অনুমতি দেয়। পারস্পরিক চুক্তি কর্মীদের একাধিক রাষ্ট্রীয় ট্যাক্স রিটার্ন দাখিল করতে বাধা দেয়। যদি আপনার কর্মচারীর কাজের রাজ্য এবং আবাসিক রাষ্ট্রের মধ্যে পারস্পরিক চুক্তি থাকে, তাহলে আপনি শুধুমাত্র তাদের আবাসিক রাজ্যে ট্যাক্স আটকে রাখবেন এবং রিপোর্ট করবেন।
যাইহোক, পারস্পরিক সম্পর্ক একটি স্বয়ংক্রিয় ধারণা নয়। কর্মচারীদের অবশ্যই অনুরোধ করতে হবে যে আপনি তাদের কাজের রাজ্যের পরিবর্তে তাদের নিজ রাজ্যে ট্যাক্স আটকে রাখবেন। যখন আপনার কর্মচারী আপনাকে তাদের রাষ্ট্রীয় ট্যাক্স অব্যাহতি ফর্ম প্রদান করে, তখন তাদের কাজের রাজ্যের জন্য ট্যাক্স আটকানো বন্ধ করুন এবং তাদের হোম স্টেটের জন্য ট্যাক্স আটকে রাখা শুরু করুন। আপনার কর্মচারীর কাজের রাজ্য আপনার ব্যবসার অডিট করার ক্ষেত্রে এই রাষ্ট্রীয় কর ছাড়ের শংসাপত্রগুলি আপনার ব্যবসার রেকর্ডে ফাইলে রাখুন৷
যদি আপনার রাজ্যের কর্মচারী অন্য রাজ্যে খুব সীমিত ভিত্তিতে কাজ করে, তবে তারা অন্য রাজ্যের আয়করের অধীন নাও হতে পারে। ডি মিনিমিস বা ছাড়ের নিয়মগুলি একটি থ্রেশহোল্ডকে সংজ্ঞায়িত করে (যেমন রাজ্যে কাজ করে কাটানো সর্বাধিক সংখ্যক দিন বা অর্জিত আয়ের ডলারের পরিমাণ) যা অতিক্রম করা হলে, একজন নিয়োগকর্তাকে রাজ্যের ট্যাক্স আটকে রাখা শুরু করতে হবে।
একটি রাজ্যে কাজ করা বেশিরভাগ কর্মচারী দূরবর্তীভাবে ডি মিনিমিস থ্রেশহোল্ড অতিক্রম করে, এবং আইনগুলি এক এখতিয়ার থেকে পরবর্তীতে ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হতে পারে। রাজ্য-নির্দিষ্ট নির্দেশনার জন্য আপনার কর্মচারীর কাজের অবস্থানে রাজ্যের কর বিভাগের সাথে যোগাযোগ করা তাই অপরিহার্য৷
কর্মরত এবং অন্যত্র বসবাসকারী কর্মচারীদের জন্য বেতন ব্যবস্থাপনা একটি দূরবর্তী দল তৈরির সবচেয়ে জটিল দিক হতে পারে। সৌভাগ্যবশত, এমন পেশাদার পরিষেবা রয়েছে যা সাহায্য করতে পারে৷
৷বেতন প্রদানকারীরা আপনার কোম্পানিকে বেতনের ট্যাক্স আইন মেনে চলতে এবং উইথহোল্ডিং ট্যাক্স রিটার্ন ফাইল করতে সাহায্য করতে পারে। আপনার বেতন প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনাকে সঠিক পরিমাণ করের পরিশোধ করতে এবং গুরুত্বপূর্ণ নির্ধারিত তারিখগুলি এড়াতে সহায়তা করে। বেশিরভাগ বেতন প্রদানকারী আপনাকে শ্রম বিভাগের সাথে নিবন্ধন করতে এবং আপনার কর্মসংস্থান ট্যাক্স আইডি পেতে বলবে যাতে তারা আপনার প্রতিনিধি হিসাবে ট্যাক্স আটকে রাখতে এবং প্রেরণ করতে পারে।
একজন কর্মচারীকে একটি রাজ্যে নিয়মিত কাজ করা প্রায়ই "শারীরিক উপস্থিতি" নেক্সাস নিয়মগুলিকে ট্রিগার করার জন্য যথেষ্ট - যদিও নির্দেশিকা রাজ্য থেকে রাজ্যে পরিবর্তিত হতে পারে। Nexus হল যখন আপনার ব্যবসার অন্য রাজ্যের সাথে যথেষ্ট শক্তিশালী সংযোগ থাকে যা তাদের আয় এবং বিক্রয় করের জন্য দায়ী থাকে৷
আপনার কর্মচারীর কাজের রাজ্যে রাজস্ব বিভাগের ওয়েবসাইট পরিদর্শন করলে কিছু উত্তর পাওয়া যেতে পারে-কিন্তু আপনার ব্যবসার সম্পর্ক আছে কিনা তা সম্ভবত একটি জটিল প্রশ্ন, এবং বিদেশী ব্যবসা হিসাবে নিবন্ধন করার এবং রাজ্যে একটি নিবন্ধিত এজেন্ট নিয়োগ করার প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত করতে পারে যেখানে আপনার দূরবর্তী কর্মচারী কাজ করে। আপনার ট্যাক্স পেশাদার বা CPA এর সাথে মিটিং আপনাকে আপনার রেজিস্ট্রেশন এবং ট্যাক্স বাধ্যবাধকতাগুলি বুঝতে এবং শীর্ষে থাকতে সাহায্য করতে পারে।
এখতিয়ারের স্থানীয় শ্রম আইন সম্পর্কে জানাও গুরুত্বপূর্ণ যেখানে আপনার দূরবর্তী কর্মচারী কাজ করে, যেমন ন্যূনতম মজুরি প্রয়োজনীয়তা এবং বাধ্যতামূলক বিরতি। শ্রম বিভাগের নিয়োগকর্তা নির্দেশিকা এই বিষয়ে একটি চমৎকার সম্পদ।
যে রাজ্যে আপনার দূরবর্তী কর্মচারী কাজ করে সেই রাজ্যে সম্ভবত আপনাকে বেকারত্ব বীমার জন্য রাষ্ট্রীয় বেকারত্ব বীমা প্রোগ্রামের মাধ্যমে নিবন্ধন করতে হবে। এটি করতে ব্যর্থ হলে রাজ্যের বেকারত্ব বীমা আইনগুলি মেনে না চলার জন্য আপনার ব্যবসাকে জরিমানা এবং ফি দিতে পারে৷
প্রায় প্রতিটি রাজ্যে নিয়োগকর্তাদের শ্রমিকদের ক্ষতিপূরণ বীমা থাকা প্রয়োজন, যা চাকরি-সম্পর্কিত আঘাত বা অসুস্থতার ক্ষেত্রে আপনার কর্মচারীকে রক্ষা করে। আপনি একটি বাণিজ্যিক প্রদানকারী বা আপনার রাজ্যের কর্মীদের ক্ষতিপূরণ বীমা প্রোগ্রামের মাধ্যমে সাইন আপ করতে পারেন। আরও জানতে, যে রাজ্যে আপনার কর্মচারী চাকরি করবে সেই রাজ্যের শ্রমিকদের ক্ষতিপূরণ কর্মকর্তার সাথে যোগাযোগ করুন।