অনেক সংস্থাকে 2020 সালে তাদের প্লেবুকগুলি পুনরায় উদ্ভাবন করতে হয়েছিল কারণ তারা সময় ছাড়াই দূরবর্তী কাজের সাথে খাপ খাইয়ে নিয়েছে বা ভিন্ন কর্মক্ষেত্রের মডেলের সাথে খাপ খাইয়ে নিয়েছে। এই ট্রানজিশন করার সময় অনেক কোম্পানি হোঁচট খায় যা তাদের ব্যক্তিগত মিটিংগুলিকে ভার্চুয়াল সেটিংয়ে সামঞ্জস্য করে।
অনুমান করবেন না যে আপনার ব্যক্তিগত মিটিং ফর্ম্যাটগুলি একটি ভার্চুয়াল পরিবেশে ভালভাবে স্থানান্তরিত হবে। যদিও একটি ভিডিও কনফারেন্স ব্যক্তিগতভাবে সভাগুলিকে আনুমানিক করে, এই ফর্ম্যাটে অংশগ্রহণকারীদের মনোযোগ এবং ব্যস্ততা বজায় রাখা প্রায়শই কঠিন হয়—আপনার ব্যক্তিগত অনেক মিটিং একটি দূরবর্তী কর্মক্ষেত্রে কম প্রয়োজনীয়, বা কার্যকর হবে।
দূরবর্তী কাজে স্থানান্তর আপনার মিটিং কৌশলের স্টক নেওয়ার উপযুক্ত সময়। একটি অফিসের পরিবেশে, মিটিংগুলি একটি ডিফল্ট হয়ে যায়—এক ঘন্টার জন্য ইমেলগুলিকে বারবার পাস করার পরিবর্তে, কিছু বের করার জন্য আপনার অফিসে 15 মিনিটের জন্য সহকর্মীকে থামানো সহজ। ভার্চুয়াল মিটিং শিডিউল করা কঠিন, এবং আপনি আপনার সহকর্মীদের কর্মপ্রবাহে বাধা দিচ্ছেন কিনা তা জানা আরও কঠিন।
উদ্দেশ্যমূলক চিন্তাভাবনা এবং ইচ্ছাকৃত পদক্ষেপের মাধ্যমে, আপনি নতুন, ভার্চুয়াল স্বাভাবিকের সাথে মানানসই করার জন্য আপনার দলের মিটিং অনুশীলনগুলি সামঞ্জস্য করতে পারেন। এখানে শুরু করার তিনটি উপায় রয়েছে:
লোকেরা যখন সরে যায়, তখন তারা আর ব্যবহার করে না এমন সমস্ত জিনিসপত্রের মূল্যায়ন করে এবং ঘর পরিষ্কার করার সময় হিসাবে ব্যবহার করে। সভা-সমাবেশের ক্ষেত্রেও একই কথা সত্য; আপনার প্রথম মিটিংগুলি কাটা উচিত যেগুলি উপস্থিত প্রত্যেকের জন্য মূল্য প্রদান করে না৷
৷প্রতিটি মিটিংয়ের উদ্দেশ্য এবং এটি পূরণ করা হচ্ছে কিনা, বিশেষ করে দূরবর্তী সেটিংয়ে চিন্তা করা সহায়ক। আপনার যদি ধারনা তৈরি করতে হয় বা কোর কোম্পানির ফোকাস নিয়ে গুরুত্বপূর্ণ আলোচনা করতে হয়, তাহলে একটি মিটিংই সেরা বিকল্প হতে পারে। যাইহোক, অনেক লোক মিটিং করে যেখানে সবাই অংশগ্রহণ করে না এবং আলোচনা করা তথ্য আলাদাভাবে বিতরণ করা যেতে পারে।
জুম ক্লান্তি ইদানীং একটি জনপ্রিয় শব্দ হয়ে উঠেছে, ভাল কারণ সহ:সারাদিন ভিডিও কলে বসার শক্তি মানুষের থাকে না। একটি প্রাথমিক নিয়ম হিসাবে, ভার্চুয়াল মিটিংগুলি সম্ভবত ব্যক্তিগতভাবে তাদের অর্ধেক দৈর্ঘ্যের হতে হবে।
এটি মিটিংগুলিকে সংক্ষিপ্ত রাখতে সহায়তা করে, তবে এটি নিশ্চিত করাও গুরুত্বপূর্ণ যে কোনও একক ব্যক্তি খুব বেশিক্ষণ নিরবচ্ছিন্নভাবে কথা বলছেন না। অন্যথায়, এটি একটি মিটিং নয়, এটি একটি মনোলোগ, এবং কর্মচারীরা অনিবার্যভাবে শোনা বন্ধ করবে৷
একইভাবে, ম্যানেজার এবং সরাসরি রিপোর্টগুলির মধ্যে মিটিংগুলির জন্য সঠিক ক্যাডেন্স বিবেচনা করা দরকারী। একটি অফিসে, পরিচালকদের সরাসরি রিপোর্ট থাকতে পারে তাদের সাথে প্রতিদিন সকালে কফির উপর 15 মিনিটের চেক-ইন, বা সপ্তাহে একবার ঘন্টাব্যাপী মিটিং করতে পারে। একটি ভার্চুয়াল টিমের নেতৃত্ব দেওয়ার সময়, আপনি এই মিটিংগুলিকে হ্রাস করা এবং একত্রিত করা ভাল মনে করতে পারেন। এটি আপনার কর্মীদের প্রকল্পের সময়সূচি পরিষ্কার করতে সাহায্য করে এবং ভিডিও কলের ক্লান্তি এড়াতে সাহায্য করে।
ভিডিও কনফারেন্সিং লোকেদের একটি ভার্চুয়াল কর্মক্ষেত্রে সম্পূর্ণ ইন্টারেক্টিভ মিটিং করার অনুমতি দেয়। যাইহোক, এটি আত্মতৃপ্তি তৈরি করতে পারে, পরিচালকদের বিভ্রান্ত করতে পারে এবং নেতারা এই চিন্তা করতে পারে যে তারা তাদের ব্যক্তিগত বৈঠকের পদ্ধতি গ্রহণ করতে পারে এবং কেবল তাদের অনলাইনে স্থানান্তর করতে পারে।
যে সভাগুলি সংস্থাগুলির জন্য সবচেয়ে বেশি সময় নষ্ট করে তা হল "আপডেট মিটিং"। আপডেট মিটিং হল যখন একক বা অল্প সংখ্যক বক্তা একগুচ্ছ তথ্য পড়ে, প্রায়শই নোট বা শেয়ার করা পাওয়ারপয়েন্ট ডেক থেকে। এই মিটিংগুলিতে খুব কম আলোচনা বা ইন্টারঅ্যাক্টিভিটি হয়, এবং তারা প্রায়শই মূল্যবান সময়ের অপচয় বলে মনে করতে পারে, বিশেষ করে দূরবর্তী সেটিংয়ে৷
এমনকি যদি তথ্য গুরুত্বপূর্ণ হয়, মিটিংগুলি এমন শুষ্ক উপায়ে উপস্থাপন করে যাতে দলের সদস্যরা সীমিত মনোযোগ দেয়। আপনার দলকে লুফে রাখার এবং লোকেদের জবাবদিহি করার আরও ভাল উপায় রয়েছে৷
৷এই কৌশলগুলির মধ্যে একটি হল একটি মেমো সিস্টেম, যা সম্প্রতি অ্যামাজন সিইও জেফ বেজোস দ্বারা জনপ্রিয় হয়েছে৷ অ্যামাজনে, বেজোস দলের সদস্যদের প্রতিটি সভার আগে একটি লিখিত মেমো তৈরি করতে চান। এই মেমো আলোচনার জন্য পটভূমি উপাদান এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদান করে। তারপর, মিটিংয়ের শুরুতে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে মেমো বিতরণ করা হয় এবং আলোচনা শুরু হওয়ার আগে প্রত্যেকে পৃথকভাবে প্রাসঙ্গিক তথ্য পড়ার জন্য সময় নেয়।
আমরা একটি দূরবর্তী পরিবেশের জন্য এই সিস্টেমটি সংশোধন করেছি:মিটিংয়ের আগে মেমো পাঠানো হয় এবং কর্মচারীরা মেমো নিয়ে আলোচনা করার জন্য প্রস্তুত এবং প্রস্তুত হওয়ার আশা করা হয়। মেমোটি মিটিংয়ের জন্য প্রয়োজনীয় সময়কে কমপক্ষে অর্ধেক কমিয়ে দেয় এবং উত্পাদনশীলতা এবং ব্যস্ততা অনেক বেশি।
যে বিষয়গুলির জন্য আরও সূক্ষ্মতা প্রয়োজন, একটি অ্যাসিঙ্ক্রোনাস, বা একমুখী, ভিডিও দিয়ে একটি মিটিং প্রতিস্থাপন করার কথা বিবেচনা করুন৷ আপনাকে যদি কোনো জটিল প্রশ্নের উত্তর দিতে হয় বা কোনো সহকর্মীকে বিশদ ব্যাখ্যা দিতে হয়, তাহলে প্রতিক্রিয়ার মধ্য দিয়ে হেঁটে যাওয়ার বা কোনো আপডেট শেয়ার করার ভিডিও রেকর্ড করতে কয়েক মিনিট সময় নিয়ে বিবেচনা করুন। এটি শুধুমাত্র একটি ইমেলের চেয়ে বেশি ব্যক্তিগত নয়, এটি আরও পরিষ্কার-এটি নিশ্চিত করে যে টোন এবং বডি-ল্যাংগুয়েজের মতো গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি আপনার প্রতিক্রিয়াতে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। প্রেরক এবং প্রাপক উভয়ের জন্য একটি অ্যাসিঙ্ক্রোনাস ভিডিও একটি মিটিং থেকে কম সময় নেয়৷
সত্য হল, ভার্চুয়াল মিটিং একটি সম্পূর্ণ ভিন্ন খেলা। কিন্তু আপনি যদি অপ্রয়োজনীয় মিটিং সীমিত করার দিকে মনোনিবেশ করেন, অ্যাসিঙ্ক্রোনাস ভিডিও ব্যবহার করেন, একটি মেমো সিস্টেম চেষ্টা করেন এবং আপনার মিটিংগুলিকে সংক্ষিপ্ত করেন, তাহলে আপনি দূরবর্তী পরিবেশে বিশ্ব-মানের মিটিং করতে পারেন৷