বীমা কোম্পানি এবং অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা একই ধরনের সংস্থা থেকে দূরে, কিন্তু কখনও কখনও তাদের একই ধরনের কাগজপত্রের প্রয়োজন হয়। পলিসি হোল্ডাররা একটি বীমা ক্যারিয়ারের কাছ থেকে W-9 ফর্মের জন্য একটি অনুরোধ পেয়ে অবাক হতে পারেন, কিন্তু এটি একটি সাধারণ প্রক্রিয়া। W-9 ফর্মগুলি, সাধারণত IRS এবং অনুরূপ সরকারী সংস্থাগুলির আগ্রহের সাথে সাথে, বীমা কোম্পানিগুলিকে মূল তথ্য প্রদান করতে পারে, যা বীমার জন্য W-9 ফর্মগুলিকে বীমাকারীদের প্রয়োজনীয় ডেটা পাঠানোর একটি সমীচীন পদ্ধতিতে পরিণত করে৷ W-9 ফর্মগুলি পূরণ করা সহজ, এবং একটি বীমাকারীর একটি অনুরোধ আপনাকে বিরক্ত করবে না৷
W-9 ফর্মটিকে আনুষ্ঠানিকভাবে ট্যাক্সপেয়ার আইডেন্টিফিকেশন নম্বর এবং সার্টিফিকেশনের অনুরোধ বলা হয়। এটি একটি সাধারণ ফর্ম যা প্রতিটি করদাতাকে সঠিক শনাক্তকরণ নম্বর সহ IRS "ট্যাগ" করতে সহায়তা করে। এটি একটি সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর (ব্যক্তিদের জন্য) বা একটি নিয়োগকর্তা সনাক্তকরণ নম্বর (ব্যবসা এবং অন্যান্য সত্তার জন্য) একটি নির্দিষ্ট করদাতার অবস্থান এবং নামের সাথে লিঙ্ক করে। ফর্মটিতে সার্টিফিকেশনের প্রয়োজনীয়তার তথ্যও রয়েছে, যেমন মার্কিন নাগরিক হওয়া, এবং বিভিন্ন ব্যবসায়িক কাঠামোর ব্যাখ্যা এবং কীভাবে তাদের জন্য W-9 নিয়ম প্রযোজ্য৷
বীমা সংস্থাগুলি বীমা তথ্য প্রক্রিয়াকরণের অংশ হিসাবে এই W-9 ফর্মগুলির একটি অনুলিপি অনুরোধ করে। এই ক্ষেত্রে, W-9 ফর্মগুলি প্রায়শই প্রয়োজনীয় তথ্য পাওয়ার সহজতম উপায়। IRS-এর মতো, বীমাকারীকে পলিসি ধারককে সঠিকভাবে সনাক্ত করতে হবে। ফর্মটি একটি নথিতে ঠিকানার তথ্য, নাম, শ্রেণীবিভাগ এবং অনেক আর্থিক উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত শনাক্তকরণ নম্বরকে সুন্দরভাবে একত্রিত করে। একটি নতুন ফর্ম তৈরি করার পরিবর্তে, বীমাকারীরা তাদের নিজস্ব রেকর্ডের জন্য একটি W-9 অনুরোধ করা সহজ মনে করে।
সমস্ত বীমাকারীদের শুধুমাত্র একটি বীমা পলিসির জন্য যোগ্যতা অর্জনের জন্য একটি W-9 পাঠানোর প্রয়োজন হয় না। সাধারণত, রেকর্ডের সাথে কিছু সমস্যা থাকলেই বীমাকারীরা ফর্মের জন্য জিজ্ঞাসা করবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একজন পলিসি ধারক একটি নির্দিষ্ট ইভেন্টের জন্য দাবি করে, তাহলে বীমাকারী দেখতে পারেন যে প্রদত্ত ঠিকানাটি ফাইলে থাকা ঠিকানার সাথে মেলে না বা সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর বা নামটি সামান্য ভিন্ন। সমস্যাটি স্পষ্ট করার জন্য, বীমা কোম্পানী তারপরে W-9 এর জন্য জিজ্ঞাসা করবে যাতে কোনও প্রতারণামূলক কার্যকলাপ নেই।
আপনার বীমা কোম্পানির কাছ থেকে একটি W-9 ফর্মের জন্য একটি অনুরোধ পাওয়ার অর্থ এই নয় যে আপনি জালিয়াতির সন্দেহ করছেন বা আপনার দাবি অস্বীকার করা হবে। প্রকৃতপক্ষে, কিছু বীমাকারী প্রতি বছর তাদের রেকর্ড আপডেট করে এবং তথ্য সম্পূর্ণ কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য অবশ্যই একটি W-9 চাইতে পারে। কারণ এটি একটি ট্যাক্স ফর্ম, W-9 অর্থের ক্ষেত্রে অনেক ওজন বহন করে।