আপনি যদি আপনার কোম্পানির সম্পদ রক্ষা করার উপায় খুঁজছেন, আপনার আর্থিক বিবৃতি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করুন এবং যেকোনো সময়ে আপনার ব্যবসার সঠিক অবস্থান পান, তাহলে আপনার ব্যালেন্স শীট পুনর্মিলন করা উচিত। মাসিক পরিচালিত, একটি ব্যালেন্স শীট পুনর্মিলন আপনার ব্যবসার অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া উন্নত করতে এবং ঝুঁকি কমাতে একটি সাশ্রয়ী উপায় প্রদান করে৷
আপনি পুনর্মিলন সম্পর্কে চিন্তা করার আগে, আপনাকে একটি ব্যালেন্স শীট কী তা বুঝতে হবে এবং এটি একটি কোম্পানির সম্পদ, দায়বদ্ধতার একটি বিবৃতি। এবং রাজধানী নির্দিষ্ট সময়ে। এটি একটি কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং স্যুটের অন্যতম প্রধান নথি।
ম্যানেজার, ঋণদাতা এবং বিনিয়োগকারীরা একটি কোম্পানির আর্থিক পরিস্থিতি মূল্যায়ন করার জন্য ব্যালেন্স শীটের উপর নির্ভর করে, যার মানে কোনো ভুল দূর করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ব্যালেন্স শীট সঠিক না হলে, এটি ভুল বা পুরানো তথ্যের উপর ভিত্তি করে ম্যানেজমেন্টের ব্যবসা সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে পারে, যার ফলে কোম্পানির আর্থিক ক্ষতি হতে পারে।
ব্যালেন্স শীটের যথার্থতা নিশ্চিত করার একটি উপায় হল প্রতি মাস বা ত্রৈমাসিকের শেষে ব্যালেন্স শীট পুনর্মিলন করা . একটি পুনর্মিলন হল ব্যালেন্স শীটে উপস্থিত সমস্ত লাইন আইটেমগুলিকে সেই ব্যালেন্সগুলি তৈরি করে এমন লেনদেনের সাথে তুলনা করার প্রক্রিয়া। উদ্দেশ্য হল নিশ্চিত করা যে আপনি আপনার ব্যবসার প্রতিটি লেনদেনের জন্য অ্যাকাউন্ট করেছেন এবং সেগুলি যথাযথ জায়গায় রেকর্ড করেছেন৷
আপনি যখন একটি ব্যালেন্স শীট দেখেন, আপনি দেখতে পাবেন যে এটি তিনটি শীর্ষ-লাইন বিভাগে বিভক্ত হয়েছে এবং তারপরে কয়েকটি লাইন আইটেম বা শ্রেণিবিন্যাস নিম্নরূপ:
এটি মোটামুটিভাবে স্পষ্ট হওয়া উচিত যে ব্যবসাগুলিকে অবশ্যই তাদের লেনদেনগুলিকে সঠিক বিভাগে শ্রেণীবদ্ধ করতে হবে বা ব্যালেন্স শীটটি সঠিক হবে না। তবুও ভুল বরাদ্দ করা বা ভুল কোডিং লেনদেন একটি সাধারণ অ্যাকাউন্টিং ত্রুটি, বিশেষত ছোট ব্যবসার জন্য যারা তাদের আর্থিক পরিচালনার জন্য বুককিপিং সফ্টওয়্যারের উপর নির্ভর করে। যখন আপনি ব্যালেন্স শীটটি সমন্বয় করেন, তখন আপনি এই ত্রুটিগুলি চিহ্নিত করার চেষ্টা করেন এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য কেউ অসঙ্গতির উপর নির্ভর করার আগে সেগুলি ঠিক করেন৷
খুব সহজভাবে, দক্ষতাকে সঠিকভাবে প্রতিফলিত করার জন্য একটি কোম্পানির একটি সঠিক ব্যালেন্স শীট বজায় রাখতে হবে (বা অদক্ষতা) এর কর্মক্ষমতা। এমন পরিস্থিতি কল্পনা করুন যেখানে আপনি আপনার নগদ অ্যাকাউন্ট ডেবিট করে একটি চেক ইস্যু করেছেন, কিন্তু প্রাপক কয়েক মাস ধরে চেকটি উপস্থাপন করেন না। এই সময়ের জন্য, আপনার নগদ-ইন-দ্য-ব্যাঙ্ক এন্ট্রি হওয়া উচিত তার চেয়ে বেশি হবে, তাই মনে হচ্ছে আপনার কাছে প্রকৃত অর্থের চেয়ে বেশি নগদ উপলব্ধ রয়েছে।
প্রতি মাসে সঞ্চালিত অনুরূপ শত শত লেনদেনের উপর এই উদাহরণটি এক্সট্রাপোলেট করুন, এবং আপনি দেখতে পাবেন কিভাবে আপনার নগদ অনুমান ভয়ঙ্করভাবে ভুল হতে পারে যদি আপনি নিয়মিতভাবে অ্যাকাউন্টগুলিকে সমন্বয় না করেন। ব্যালেন্স শীট মিটমাট করতে সময় নিতে পারেন:
ব্যালেন্স শীট সমন্বয় করার জন্য একটি প্রমিত প্রক্রিয়া নেই কারণ প্রতিটি লেজার অবশ্যই পর্যালোচনা করা উচিত এবং শ্রেণীবিভাগের নির্ভুলতার জন্য পরীক্ষা করা উচিত এবং প্রতিটি লেজারের একটি ভিন্ন পদ্ধতির প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, ইনভেন্টরি মিটমাট করার অর্থ হল স্টক কন্ট্রোল শীটের বিরুদ্ধে ইনভেন্টরি লাইন আইটেমগুলি পরীক্ষা করা। নগদের জন্য, আপনি কোম্পানির ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট দেখতে চান।
নগদ, প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট, ইনভেন্টরি, প্রদেয় অ্যাকাউন্ট, বেতনের দায় এবং ঋণ হল কিছু খাতা যা আপনি ব্যালেন্স শীট পুনর্মিলন করার সময় দেখতে চান। আপনার প্রক্রিয়াগুলিকে গাইড করার জন্য নীচে একটি ব্যালেন্স শীট পুনর্মিলন চেকলিস্ট রয়েছে৷
৷নগদ পুনর্মিলন
ব্যাঙ্কের ব্যালেন্স ব্যালেন্স শীটে থাকা নগদ অবস্থানের সাথে মিলিত হওয়া উচিত, অস্পষ্ট চেক এবং ব্যাঙ্কে জমা করা আমানতের পার্থক্যের সাথে। কয়েক সপ্তাহের বেশি পুরানো অস্পষ্ট চেকগুলির জন্য কেন চেকটি উপস্থাপন করা হয়নি তা খুঁজে বের করার জন্য তদন্তের প্রয়োজন৷
প্রদেয় অ্যাকাউন্টের পুনর্মিলন
এই গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকাউন্টটি আপনার পাঠানো চালানের উপর আপনার গ্রাহকদের পাওনার পরিমাণ দেখায়। এই অ্যাকাউন্টের পুনর্মিলন আপনাকে দেখায় যে কোন ইনভয়েসগুলি বকেয়া শেষ হয়েছে এবং কোন অ্যাকাউন্টগুলি খারাপ ঋণ হিসাবে লিখতে হবে বা তাড়া এবং সংগ্রহের জন্য বৃদ্ধি করতে হবে।
ইনভেন্টরি পুনর্মিলন
ইনভেন্টরি সমন্বয় করতে, আপনি কোম্পানির স্টক শীট দেখতে পারেন বা আপনি একটি শারীরিক জায় গণনা করতে পারেন। যেভাবেই হোক, হাতে থাকা ইনভেন্টরি অবশ্যই ব্যালেন্স শীটে থাকা সংখ্যার সাথে মেলে। অসঙ্গতিগুলি চুরি বা জালিয়াতির ফলাফল হতে পারে, অথবা সেগুলি একজন গ্রাহককে খুশি করার জন্য করা ভাল উদ্দেশ্যমূলক পুনরায় তৈরির ফলাফল হতে পারে। যেভাবেই হোক, এর তদন্ত হওয়া দরকার।
স্থায়ী সম্পদের সমন্বয়
এই অ্যাকাউন্টের পুনর্মিলন আপনাকে বলে যে ব্যবসার কাছে এখনও কম্পিউটার, যানবাহন, যন্ত্রপাতি এবং আরও অনেক কিছু আছে কিনা যা এটি মনে করে। যদি আপনি ব্যালেন্স শীটে তালিকাভুক্ত সম্পদগুলি সনাক্ত করতে না পারেন, তাহলে চুরি বা খারাপ রিপোর্টিং এর সমস্যা হতে পারে - এবং আপনি অতিরিক্ত ট্যাক্স পরিশোধ করছেন।
প্রদেয় অ্যাকাউন্টের পুনর্মিলন
প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি আপনার অর্ডার করা পণ্য এবং পরিষেবাগুলির জন্য কোম্পানির সরবরাহকারীদের কাছে যে পরিমাণ পাওনা রয়েছে তার প্রতিনিধিত্ব করে। আপনি সময়মতো বিক্রেতাদের অর্থ প্রদান করছেন এবং ঘন ঘন বিলম্বিত অর্থপ্রদানের মাধ্যমে আপনার বিক্রেতার সম্পর্ককে বিপদে ফেলছেন না তা নিশ্চিত করার জন্য এই অ্যাকাউন্টের পুনর্মিলন অপরিহার্য। এই অ্যাকাউন্টটি দ্রুত পরিবর্তিত হয়, তাই আপনি একটি সাপ্তাহিক পুনর্মিলন করতে চাইতে পারেন৷
৷
পে-রোল পুনর্মিলন
বেতনের দায়গুলি মোটামুটি জটিল হতে পারে, বিশেষ করে যখন ব্যবসা কিছু কর্মচারীকে ঘণ্টায় বেতন দেয় এবং অন্যদের বেতন দেয়। এই অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স শীট পুনর্মিলন প্রক্রিয়া হল নিশ্চিত করা যে পে-রোল খরচ (ওভারটাইম, বোনাস এবং কমিশন সহ) সঠিক সময়ের জন্য রেকর্ড করা হয়েছে।
ঋণ পুনর্মিলন
যদি প্রদেয় নোট, ঋণ এবং ঋণ সঠিকভাবে রেকর্ড করা না হয়, তাহলে ব্যালেন্স শীটে উল্লিখিত কোম্পানির আর্থিক অবস্থা ভুল হবে। এই লেনদেনগুলি সমন্বয় করার জন্য ব্যালেন্স শীটে দেখানো লাইন আইটেমের সাথে ঋণের নথির মিল করা প্রয়োজন৷