মাইক্রোসফ্ট এক্সেল একটি বহুল ব্যবহৃত স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম, এবং এটির ব্যবসায়িক জগতে বেশ কয়েকটি ব্যবহার রয়েছে। আপনি যদি একটি ব্যবসার মালিক হন, আপনি বিনিয়োগকারীদের এবং অংশীদারদের কাছে উপস্থাপন করার জন্য কাস্টমাইজড আর্থিক বিবৃতি, ব্যালেন্স শীট এবং আয় বিবৃতি তৈরি করতে Microsoft Excel ব্যবহার করতে পারেন। একবার আপনার কাছে সেই আর্থিক স্প্রেডশীটগুলি হয়ে গেলে, আপনি আপনার ব্যবসার জন্য সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক ডেটা সরবরাহ করতে প্রতি ত্রৈমাসিকে সহজেই সেগুলি আপডেট করতে পারেন৷
Microsoft Office ওয়েবসাইট থেকে একটি আর্থিক বিবৃতি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন ("সম্পদ" দেখুন)। আপনি, অবশ্যই, স্ক্র্যাচ থেকে বিবৃতি তৈরি করতে পারেন, তবে একটি পূর্ব-তৈরি টেমপ্লেট ব্যবহার প্রক্রিয়াটিকে গতি দেয় এবং আপনার ভুল করার সম্ভাবনা হ্রাস করে। এই টেমপ্লেটগুলিতে আয় এবং ব্যয় গণনা করার জন্য প্রয়োজনীয় সূত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, স্থানধারকগুলির সাথে আপনি আপনার নিজের বিবৃতিগুলি কাস্টমাইজ করতে ব্যবহার করতে পারেন৷
আপনার ব্যবসা থেকে সমস্ত আর্থিক তথ্য সংগ্রহ করুন। আপনি টেমপ্লেট থেকে আপনার বিবৃতি তৈরি শুরু করার আগে সেই আর্থিক ডেটা প্রস্তুত রাখুন।
Microsoft Excel এবং আপনার ডাউনলোড করা টেমপ্লেট খুলুন। আপনার কোম্পানির নামের সাথে স্থানধারক পাঠ্য প্রতিস্থাপন করুন।
আপনি যে আর্থিক তথ্য সংগ্রহ করেছেন -- যেমন রাজস্ব এবং অপারেটিং খরচ -- সরাসরি টেমপ্লেটে প্রবেশ করুন। প্রতিবার যখন আপনি একটি নতুন নম্বর লিখবেন তখন টেমপ্লেটের সূত্রগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া উচিত। আপনার নিজস্ব আর্থিক তথ্য দিয়ে টেমপ্লেটটি পূরণ করা চালিয়ে যান, তারপর সম্পূর্ণ নথিটি আপনার হার্ড ড্রাইভ বা নেটওয়ার্ক শেয়ারে সংরক্ষণ করুন৷
আপনার আর্থিক বিবৃতিতে তথ্য পর্যালোচনা করুন এবং ত্রুটিগুলি সন্ধান করুন। এক্সেল স্প্রেডশীটের সবচেয়ে সাধারণ সমস্যাগুলির মধ্যে একটি, বিশেষ করে যেগুলি টেমপ্লেটগুলি থেকে তৈরি করা হয়, তখন ঘটে যখন প্রবেশ করা নম্বরটি নির্ধারিত কলামের প্রস্থে ফিট করার জন্য খুব বেশি হয়। প্রকৃত সংখ্যার পরিবর্তে একটি "#####" প্রদর্শন করে এমন কক্ষগুলি খুঁজুন, তারপর সেই ত্রুটিগুলি সংশোধন করার জন্য কাজ করুন৷
"#####" প্রদর্শন ধারণকারী কলামের একটি কোণে আপনার কার্সার সরান। একটি কোণ ধরুন এবং কলামটি প্রশস্ত করতে মাউসটিকে ডানদিকে টেনে আনুন যতক্ষণ না আপনি প্রদর্শিত সংখ্যাটি দেখতে পাচ্ছেন। আপডেট করা স্প্রেডশীট সংরক্ষণ করতে "সংরক্ষণ করুন" এ ক্লিক করুন৷
স্প্রেডশীটের উপরের বাম দিকের কোণায় "অফিস" বোতামে ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে "সেভ এজ" নির্বাচন করুন৷ স্প্রেডশীট কপিটিকে "মাসিক টেমপ্লেট" এর মতো একটি নাম দিন এবং এটি আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষণ করুন৷ আপনি তৈরি করতে সেই টেমপ্লেটটি ব্যবহার করতে পারেন৷ প্রয়োজন অনুযায়ী ভবিষ্যতের আর্থিক বিবৃতি।