অগ্রাধিকার, প্রত্যয়িত, নিবন্ধিত, বীমাকৃত এবং এক্সপ্রেস মেল ব্যবহার করে প্রেরিত চিঠিগুলির একটি অনন্য নম্বর বরাদ্দ থাকে যখন আপনি লেবেলটি মুদ্রণ করেন। আপনি আইটেমটির অবস্থান ট্র্যাক করতে বা স্বয়ংক্রিয় বিতরণ বিজ্ঞপ্তিগুলি পেতে নম্বরটি ব্যবহার করতে পারেন৷ একটি ট্র্যাকিং নম্বর ছাড়া একটি চিঠি, যেমন প্রথম শ্রেণীর মেলের মাধ্যমে পাঠানো, সেই পদ্ধতি ব্যবহার করে সনাক্ত করা যাবে না৷
আপনি যখন অগ্রাধিকার, অগ্রাধিকার এক্সপ্রেস এবং প্রত্যয়িত মেল পরিষেবা ক্রয় করেন তখন ট্র্যাকিং বিনামূল্যে। অনলাইনে ট্র্যাকিং নম্বর টাইপ করুন বা আপনার জন্য এটি করতে একজন ডাক কর্মচারীকে বলুন। প্রতিবার বারকোড নম্বরটি একটি মেল প্রক্রিয়াকরণ কেন্দ্রের মধ্য দিয়ে যায়, তার অবস্থান রেকর্ড করা হয়। শেষ অবস্থান জানা কর্মীদের চিঠি খুঁজে পেতে সাহায্য করবে৷
চিঠিটি পাওয়া না গেলে, ট্র্যাকিং নম্বর ব্যবহার করে একটি দাবি ফাইল করুন। অগ্রাধিকার আইটেমগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে $50 পর্যন্ত বীমা করা হয় এবং অগ্রাধিকার প্রকাশ $100 পর্যন্ত। আপনাকে প্রকৃত মূল্যের জন্য রসিদ প্রদান করতে হবে। আপনার হারিয়ে যাওয়া খামের ডকুমেন্টেশন সহ, আপনি একই পরিষেবা ব্যবহার করে কোনো চার্জ ছাড়াই চিঠিটি পুনরায় পাঠাতে সক্ষম হবেন। মেইলের মাধ্যমে পাঠানো চিঠি এবং রসিদের কপি রাখুন যাতে আপনি প্রয়োজনে তাদের প্রতিস্থাপন করতে পারেন।
নিবন্ধিত মেইল হল মূল্যবান আইটেমের উদ্দেশ্যে একটি পরিষেবা। এই চিঠিগুলি তাদের গন্তব্যে পৌঁছাতে বেশি সময় নেয় কারণ সেগুলি ম্যানুয়ালি পরিচালনা করা হয় এবং প্রতিটি পোস্ট অফিস বা প্রক্রিয়াকরণ কেন্দ্রে একটি লক করা জায়গায় রাখা হয়। তাদের জন্য প্রতিটি কর্মচারীর দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে যারা তাদের পরিচালনা করে এবং চূড়ান্ত প্রাপক। নিবন্ধিত আইটেমগুলির একটি ট্র্যাকিং নম্বর রয়েছে যা অনলাইনে অনুসরণ করা যেতে পারে। হারিয়ে গেলে, আপনি ট্র্যাকিং নম্বর উপস্থাপন করবেন এবং একটি বীমা দাবি দায়ের করবেন। মেইলের একটি নিবন্ধিত টুকরো হারানোর ফলে প্রায়শই কর্মচারীর অবসান ঘটতে পারে, তাই যে কেউ এটি পরিচালনা করেন তারা এটি না হারাতে খুব সতর্ক থাকবেন৷
ইউনাইটেড স্টেটস পোস্টাল সার্ভিস 2014 সালে 155.4 বিলিয়ন টুকরো মেইল পরিচালনা করেছে। এর সাথে ভলিউম অক্ষরগুলি হারিয়ে যেতে পারে। তারা একটি ডেলিভারি গাড়ির একটি আসনের নীচে বা একটি শিপিং কন্টেইনারে একটি মেইল-খাঁচা থেকে বেরিয়ে পড়ে। অবশেষে, বেশিরভাগই তাদের সিস্টেমে ফিরে যাওয়ার পথ খুঁজে পায় এবং প্রত্যাশিত সময়ের চেয়ে পরে বিতরণ করা হয়। যেহেতু প্রথম শ্রেণীর মেল একটি ট্র্যাকিং নম্বরের সাথে আসে না, তবে একটি হারিয়ে যাওয়া আইটেম খুঁজে পাওয়া যায় না। যদি আপনার চিঠিটি এক সপ্তাহের মধ্যে তার গন্তব্যে না পৌঁছায় এবং এটি গুরুত্বপূর্ণ, এটি আবার পাঠান৷