আপনি সময়ে সময়ে পরিষেবাগুলির জন্য প্রি-পে করতে পারেন, সম্ভবত কাজের উপর আরও ভাল চুক্তি পেতে, অথবা হতে পারে কারণ এটি পরিষেবাগুলির অগ্রিম সময়সূচী করার জন্য একটি প্রস্তাবের শর্তগুলির মধ্যে একটি৷ কখনও কখনও যখন আপনি এটি করেন, জিনিসগুলি আসে, এবং পরিষেবাগুলি আপনার পরিকল্পনা অনুযায়ী সম্পূর্ণ হয় না। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে আপনার অর্থ ফেরত চাইতে পরিষেবা প্রদানকারী বা ঠিকাদারকে একটি চিঠি লিখতে হতে পারে। এই ধরনের অস্বস্তিকর পরিস্থিতিতে একটি চিঠি লেখার জন্য কৌশল এবং প্রতিভা প্রয়োজন।
কাগজ আকারে আপনার চিঠি লিখুন. যদিও ইমেল মানুষ এবং ব্যবসার সাথে যোগাযোগের একটি জনপ্রিয় এবং দ্রুত মাধ্যম, এটি একটি চিঠির আইনি প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারে না। কাগজ, মেইল করা চিঠিগুলিও ঠিক কী ভুল হতে পারে এবং আপনি পরিস্থিতির প্রতিকারের জন্য কী খুঁজছেন তা জানাতে আরও কার্যকরী হতে থাকে।
আপনার চিঠিটি ব্লক ব্যবসার বিন্যাসে রচনা করুন, যেখানে সম্পূর্ণ অক্ষরটি বাম-হাতে ন্যায়সঙ্গত, অথবা প্রতিটি লিখিত লাইন এমনকি পৃষ্ঠার বাম দিকেও রয়েছে। তারিখ দিয়ে শীর্ষে শুরু করুন, এবং আপনার নাম এবং ঠিকানা লিখতে নিচে যান। সেখান থেকে কয়েক লাইন নিচে সরান, এবং আপনি যাকে চিঠিটি পাঠাচ্ছেন তার ঠিকানা লিখুন। আরও কয়েকটি লাইন নিচে সরান এবং আপনার শুভেচ্ছা লিখুন। নাম ধরে ব্যক্তিকে অভিবাদন জানান এবং "প্রিয় স্যার" বা "যার কাছে এটি উদ্বিগ্ন হতে পারে" থেকে দূরে থাকুন৷
পেশাদার, পরিষ্কার ভাষা ব্যবহার করে স্পষ্টভাবে লিখুন। সহজবোধ্য শর্তাবলী ব্যবহার করুন যা বোঝা সহজ, এবং আপনি যে কারণটি জিজ্ঞাসা করছেন তা উল্লেখ করে অর্থ ফেরতের জন্য সরাসরি অনুরোধ করুন। কোনো প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন কাজটি শুরু এবং শেষ হওয়ার কথা ছিল। কাজটি সম্পন্ন করার ব্যবস্থা করার জন্য ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনি যে কোনো প্রচেষ্টা করেছেন তাও অন্তর্ভুক্ত করুন। চিঠিটিকে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং পেশাদার করুন এবং কঠোর ভাষা বা ব্যবসায়িক পরিভাষা থেকে বিরত থাকুন।
চিঠিতে আপনি যা খুঁজছেন ঠিক তা বলুন। এটি কর্মের আহ্বান; আপনি যদি $200 ফেরত চান, তাহলে বলুন। আপনি যদি তাদের কাছ থেকে না শুনে থাকেন তবে আপনি ব্যবসার সাথে যোগাযোগ করবেন এমন একটি তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন। নিজের জন্য প্রচুর যোগাযোগের তথ্য দিন এবং বলুন আপনার যোগাযোগের পছন্দের পদ্ধতি কী। আপনার চিঠিটি সাবধানে প্রুফরিড করুন, আপনি যদি কম্পিউটার ব্যবহার করেন তবে চিঠিতে বানান পরীক্ষা চালান। আপনি যে তারিখে ফিরে আসার আশা করছেন তা উল্লেখ করুন এবং এটা পরিষ্কার করুন যে আপনি যদি না করেন তাহলে আপনি কল করবেন।
প্রত্যয়িত মেইলের মাধ্যমে পরবর্তীতে আইনি ব্যবস্থা নেওয়া হতে পারে এমন কিছু অনুরোধ করে যেকোন চিঠি মেল করুন, রিটার্ন রসিদ অনুরোধ করা হয়েছে। চিঠিপত্রের প্রমাণ হিসাবে ডেলিভারির রসিদ সহ চিঠির একটি অনুলিপি রাখুন৷
আপনার চিঠিতে আইনি পদক্ষেপের হুমকি দেবেন না বা ফাঁপা হুমকি দেবেন না। অনেক ব্যবসার সাথে, একজন আইনজীবীর উল্লেখ চিঠিটিকে সম্পূর্ণ ভিন্ন বিভাগে রাখে। একটি ব্যবসা যেটি প্রথমে একটি রিফান্ড ইস্যু করতে সম্পূর্ণভাবে ইচ্ছুক ছিল, যখন আপনি আইনি পদক্ষেপের কথা উল্লেখ করেন তখন চিঠিটি তার আইনি বিভাগে পাঠাতে পারে, যা ধীর হতে পারে বা ফেরত প্রক্রিয়া বন্ধ করতে পারে।