লাইন আইটেম বাজেট ব্যবসা, উদ্যোক্তা এবং পরিবারের প্রধানদের ধরন অনুসারে উপলব্ধ তহবিল, রাজস্ব এবং ব্যয় ট্র্যাক এবং নিরীক্ষণ করতে সহায়তা করে। অ্যাকাউন্টিং টুল তৈরি করা যেতে পারে বছরের পর বছর একই ধরনের ব্যয়ের মধ্যে পার্থক্য প্রতিফলিত করতে বা এক বছরের জন্য বাজেট এবং ব্যয়ের মধ্যে পার্থক্য প্রতিফলিত করতে। এছাড়াও আপনি অ্যাকাউন্টিং টুল ব্যবহার করতে পারেন গণনা এবং নিরীক্ষণের জন্য উপার্জিত বা প্রজেক্ট করা খরচ।
মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের মতো একটি সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম ব্যবহার করে একটি নতুন স্প্রেডশীট খুলুন। স্প্রেডশীটের শীর্ষে ক্ষেত্র শিরোনাম টাইপ করুন। ক্ষেত্রে, কলাম A এবং সারি 1 (A1), টাইপ করুন "ব্যয়ের প্রকার।" B1 ক্ষেত্রে, "বর্তমান খরচ" টাইপ করুন। ফিল্ড C1-এ, "প্রিয়র ইয়ার স্পেন্ড" টাইপ করুন। D1 ক্ষেত্রে, "চলতি বছরের বাজেট" টাইপ করুন। E1 ক্ষেত্রে, "বর্তমান বছরের জন্য অবশিষ্ট ব্যয়" টাইপ করুন এবং F1 ক্ষেত্রে "চলতি বছর বনাম পূর্ববর্তী বছর" টাইপ করুন।
"ব্যয়ের ধরন" ক্ষেত্রের অধীনে এবং পৃথক সারিতে, আপনি বছরের জন্য অর্থ ব্যয় করতে চান এমন প্রতিটি ধরণের ব্যয়ের তালিকা করুন। সাধারণ লাইন আইটেম খরচের ধরনগুলির মধ্যে "বেতন," "অন্যান্য বেতনের খরচ," (যার মধ্যে ট্যাক্স এবং স্বাস্থ্য বীমা প্রদান অন্তর্ভুক্ত) "ভ্রমণ এবং বিনোদন", "অফিস সরবরাহ," "প্রশিক্ষণ" এবং "বিপণন এবং প্রচার" অন্তর্ভুক্ত। কলাম A এবং সারি 2 (A2) থেকে শুরু করে A7 বা নিচের দিকে আলাদা সারিগুলিতে আইটেমগুলিকে একের পর এক তালিকাভুক্ত করুন, যদিও আপনার জন্য অনেকগুলি আলাদা লাইন আইটেম খরচ হবে৷
সীমা সংজ্ঞায়িত করুন। D1 ফিল্ডে ট্যাব করুন, "চলতি বছরের বাজেট।" ক্ষেত্র D2 দিয়ে শুরু করে, প্রতিটি "ব্যয়ের প্রকার"-এর জন্য অনুমোদিত সর্বোচ্চ ব্যয়ের সাথে এই কলামটি পূরণ করুন। উদাহরণ স্বরূপ, "বেতন" ব্যয়ের প্রকারের জন্য, তিনজন কর্মচারী যারা বছরে $50,000 উপার্জন করেন, আপনি মোট $150,000 বাজেট পূরণ করবেন। স্প্রেডশীট কলামের নিচে যান এবং প্রতিটি লাইন আইটেমের ব্যয়ের প্রকারের জন্য মোট বছরের বাজেট পূরণ করুন৷
আগের বছরের খরচ পূরণ করুন. ট্যাব ওভার ফিল্ড C1, "পূর্ব বছরের ব্যয়।" এই কলামের অধীনে, ক্ষেত্র C2 থেকে শুরু করে বিগত বছরের প্রতিটি ব্যয়ের জন্য ব্যয় করা মোট অর্থ পূরণ করুন৷
প্রতি মাসের শুরুতে, প্রতিটি লাইন আইটেম ব্যয়ের প্রকারের জন্য আপনি যে পরিমাণ অর্থ ব্যয় করেছেন তার সঠিক পরিমাণ পূরণ করুন। সারা বছর ধরে প্রতি মাসে বিভিন্ন ধরনের খরচের জন্য B2 ফিল্ড থেকে শুরু করে মোট বর্তমান খরচ আপডেট করুন। উদাহরণস্বরূপ, জানুয়ারিতে "বেতন" ব্যয়ের জন্য, আপনি 12,500 ডলার জমা করবেন। জানুয়ারিতে আপনি যদি কপি পেপারে $150, স্ট্যাম্পের জন্য $75 এবং প্রিন্টার টোনারে $280 খরচ করেন, তাহলে "অফিস সাপ্লাই" এর জন্য মোট বর্তমান খরচ হবে $505।
সেট বাজেটের বিপরীতে বর্তমান ব্যয় নিরীক্ষণ করুন। "বর্তমান বছরের বাজেট," ক্ষেত্র D2 থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে "বর্তমান ব্যয়," ক্ষেত্র B2 বিয়োগ করতে "বছরের জন্য অবশিষ্ট ব্যয়" এর অধীনে E2 ক্ষেত্রে একটি সূত্র তৈরি করুন। আপনি যদি আপনার বাজেট স্প্রেডশীট তৈরি করতে মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ব্যবহার করেন, তাহলে সূত্রটি এইরকম দেখাবে:"=D2-B2"। যতক্ষণ না আপনি স্প্রেডশীটে সব ধরনের খরচের সূত্রটি পূরণ না করেন ততক্ষণ পর্যন্ত E কলামের নিচে এই সূত্রটি কপি করে পেস্ট করুন।
আপনি কীভাবে আপনার বর্তমান বছরের বাজেট পরিচালনা করছেন তা ট্র্যাক করার জন্য F2, "বর্তমান বছরের ব্যয় বনাম পূর্ববর্তী বছরের ব্যয়" ক্ষেত্রে একটি সূত্র তৈরি করুন, আপনি আপনার আগের বছরের বাজেট, ক্ষেত্র C2 কতটা ভালভাবে পরিচালনা করেছেন তার তুলনায়। আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ব্যবহার করেন তবে সূত্রটি এইরকম দেখাবে:"=C2-B2"। যতক্ষণ না আপনি স্প্রেডশীটে সমস্ত ধরনের খরচের সূত্রটি পূরণ না করেন ততক্ষণ পর্যন্ত F কলামের নিচে এই সূত্রটি অনুলিপি করুন এবং পেস্ট করুন