প্রতিটি ব্যবসার দুটি প্রাথমিক পক্ষ থাকে, একজন ক্রেতা এবং একজন বিক্রেতা, শিল্প নির্বিশেষে। একটি কোম্পানি ক্রয় আদেশ এবং চালান ব্যবহারের মাধ্যমে তার জায় এবং বিক্রয় ট্র্যাক রাখে। যেহেতু এই নথিগুলি অনেক দিক থেকে একই রকম, তাই প্রায়ই বিভ্রান্তি হয়৷
৷এটি একটি ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে একটি আইনি দলিল যা ক্রেতা দ্বারা শুরু করা হয়। যেখানে, একটি চালান হল একটি বিক্রয় নথি যা বিক্রি হওয়া পণ্যের জন্য অর্থপ্রদানের অনুরোধ করে।
ক্রয় আদেশটি ক্রেতা থেকে বিক্রেতার কাছে বিক্রেতার দ্বারা নির্ধারিত মূল্যে উপকরণের জন্য অনুরোধ করা হয়। এতে নিম্নলিখিত পয়েন্ট রয়েছে:
বিক্রয় চালান পাঠানোর আগে একটি ক্রয় আদেশ তৈরি করা হয় কারণ এটি বিক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা সংজ্ঞায়িত করে। একটি সঠিক ক্রয় অর্ডার সিস্টেম থাকা ব্যবস্থাপনাকে অর্ডার করা, পাঠানো এবং প্রাপ্ত কিন্তু চালান করা স্টকের ট্র্যাক রাখতে সহায়তা করবে। আধুনিক প্রযুক্তির সাথে, ক্রয়ের অর্ডারগুলি এখন কম্পিউটারাইজড হয়ে গেছে এবং আরও ভাল অর্থপ্রদান এবং ইনভেন্টরি ট্র্যাকিংয়ের অনুমতি দেয়৷
অর্ডারের কাজ তিনটি ধাপে সঞ্চালিত হয়:
ক্রেতা তাদের ক্রয় বিভাগের মাধ্যমে ইলেকট্রনিকভাবে অর্ডার প্রদান করে। এটি সাধারণত অর্ডার সংক্রান্ত সমস্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে। সমস্ত ক্রেতাকে কম্পিউটারে ডেটার প্রতিটি অংশের জন্য ক্ষেত্রগুলি পূরণ করতে হবে এবং এটি বিক্রেতার কাছে মেল করতে হবে৷
একবার ক্রেতা ক্রয় আদেশ জমা দিলে, বিক্রেতা অর্ডারটি প্রক্রিয়া করে। পণ্যের ডেলিভারি না হওয়া পর্যন্ত বিক্রেতার পক্ষ থেকে অর্ডারের অবস্থা অগ্রগতিতে থাকে। একবার চালানটি প্রকৃতভাবে ক্রেতার গুদামে পৌঁছালে, ক্রয় আদেশটি তালিকার সাথে তুলনা করা হয় এবং প্রকৃত জায় পৌঁছে যায়। তারপর PO প্রক্রিয়া হিসাবে চিহ্নিত করা হয় এবং অর্থপ্রদানের অপেক্ষায় থাকে।
সরবরাহকারীরা অর্ডার পূরণ এবং অর্থপ্রদানের প্রক্রিয়ার জন্য এই আদেশগুলি ব্যবহার করে। অর্থপ্রদান এবং শিপিংয়ের প্রাপ্তির পরে, বিক্রেতা অর্ডারটি সম্পূর্ণরূপে তাদের তালিকা ব্যবহার করে। প্রায়শই, ইলেকট্রনিক ইনপুট সহ, বিক্রেতা চালানের ম্যানুয়াল চেকের জন্য একটি কাগজের অনুলিপিও নেয়। যদি অর্ডার অবৈতনিক হয়, পেমেন্ট রিমাইন্ডার তারিখ এবং রিটার্ন তারিখ সহ সময়সীমা সেট করা হয়।
ক্রেতা যখন ক্রেডিট দিয়ে সরবরাহ বা ইনভেন্টরি কিনতে চান তখন ক্রয় আদেশ ব্যবহার করেন। পিও কোনো বিবাদের ক্ষেত্রে ঝুঁকি সুরক্ষা হিসাবেও কাজ করে। এছাড়াও এটি ইনভেন্টরি এবং পেমেন্ট ট্র্যাকিং একটি উল্লেখযোগ্য অংশ আছে. এটি সরবরাহকারীদের সঠিক স্থিতির জন্য পাঠানো এবং অর্ডারকৃত জায় তুলনা করতে সহায়তা করে। সরবরাহকারীরা নির্দিষ্ট অর্ডারের জন্য পেমেন্ট ট্র্যাক করতে পারে। ক্রেতারা পণ্যের সময়মত প্রাপ্তি নিরীক্ষণের জন্য ক্রয় আদেশের হার্ড কপিও ধরে রাখে।