নাম অনুসারে, এই প্রক্রিয়াটি অর্ডার দিয়ে শুরু হয় এবং অর্থপ্রদানের মাধ্যমে শেষ হয়। অর্ডার-টু-ক্যাশ চক্রটি পুরো প্রক্রিয়াকে কভার করে, অর্ডার দেওয়া থেকে শুরু করে এবং পেমেন্টের পরে শেষ হয়। একবার আপনি অ্যাকাউন্টের বই আপডেট করলে, প্রক্রিয়াটি শেষ হয়ে যায়।
একে O2C বা OTCও বলা হয়। ইনভেস্টর মিট বা অন্য কোনো ইন-অফিস মিট চলাকালীন, আপনি এই দুটি পদ অনেক শুনতে পাবেন। সরাসরি গ্রাহক বিক্রয়ের আর্থিক দিক নিয়ে আলোচনা করার সময় ব্যবস্থাপনা এই পদগুলিকে অনেক বেশি ব্যবহার করে।
OTC উল্লেখ করার ধারণাটি অ্যাকাউন্টের বইয়ে একটি ন্যায্য অংশ রয়েছে। এটা ব্যবস্থাপনা দলের জন্য অপারেশন সহজতর. এটি তাদের অর্ডার বিক্রয়ের মাধ্যমে নগদ প্রবাহ সম্পর্কে অবহিত করে এবং কার্যকরী মূলধনকেও প্রভাবিত করে।
আপনি অর্ডার পাওয়ার পর ওটিসি চক্রটি শুরু হয়, এটি ইন্টারনেটের মাধ্যমে বা ওয়াক-ইন হতে পারে, আপনার সিস্টেমকে একটি প্রাপ্ত অর্ডার প্রম্পট করা উচিত। সবচেয়ে কার্যকর উপায় হল আপনার অর্ডার ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্বয়ংক্রিয় করা। এটি আপনার ব্যবসার জন্য অত্যন্ত দক্ষ প্রমাণিত হবে, কারণ এটি মানুষের প্রচেষ্টাকে বাঁচাবে এবং আপনি যখনই একটি অর্ডার পাবেন তখনই আপনি জানতে পারবেন। আপনার ওয়্যারহাউস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্বয়ংক্রিয় করার ছয়টি উপায় এখানে রয়েছে।
অর্ডারটি সফলভাবে গ্রহণ করার পর, সাপ্লাই চেইনের পরবর্তী চক্র শুরু হয়। একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে আপনার পরবর্তী লক্ষ্য হল অর্ডার সম্পর্কে ইনভেন্টরি কর্মকর্তাকে অবহিত করা। তারপর তিনি অর্ডার প্রস্তুত করবেন এবং চালানের জন্য প্রস্তুত করবেন। নিশ্চিত করুন যে আপনি ইনভেন্টরি ম্যানেজারকে সঠিক অর্ডারের বিশদ বিবরণ দিয়েছেন। আপনি যদি তাকে আপনার সফ্টওয়্যারটিতে অ্যাক্সেস দিতে পারেন তবে এটি আরও ভাল হবে, যা ম্যানেজারকে অর্ডারটি নোট করা সহজ করে তুলবে। এখানে 9টি মোবাইল অ্যাপের তালিকা রয়েছে, প্রতিটি ব্যবসার মালিকের অবশ্যই তাদের ফোনে থাকতে হবে।
চালান এবং অর্থপ্রদান পরিচালনার জন্য, সর্বোত্তম উপায় হল অর্ডারের সাথে চালান পাঠানো। এটি একটি চালান তৈরি করার সবচেয়ে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত উপায়। ইনভয়েসে পণ্যের সমস্ত বিবরণ এবং বাক্সের ভিতরে অর্ডার উল্লেখ করা উচিত। চালানে ট্যাক্স সংক্রান্ত তথ্য বা ডিসকাউন্টের বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার চালানের শীর্ষ উপাদানগুলি সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে, এখানে ক্লিক করুন৷
এছাড়াও, আপনার গ্রাহককে একাধিক অর্থপ্রদানের বিকল্প প্রদান করা উচিত। এটি কোম্পানির জন্য অত্যন্ত সুবিধাজনক সেইসাথে গ্রাহকের জন্য সুবিধাজনক। এই পদ্ধতিটি অর্থপ্রদানে বিলম্বের হার হ্রাস করে, এবং এছাড়াও, অর্থপ্রদানের ব্যর্থতার হার হ্রাস পায়।
উপরের সমস্ত চক্র সম্পূর্ণ হয়ে গেলে, অ্যাকাউন্টের বইয়ে অর্ডার আপডেট করুন। আপনি যদি কোনো সফটওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে, বইয়ে এন্ট্রি হয়ে যাবে। যদি তা না হয়, তাহলে আপনাকে অ্যাকাউন্টের বই ম্যানুয়ালি রক্ষণাবেক্ষণ করতে হবে এবং লেনদেনের বিবরণ লিখতে হবে।
একটি পরিষেবা-ভিত্তিক কোম্পানি সাধারণত তার গ্রাহকদের সাবস্ক্রিপশন পরিকল্পনা অফার করে। সাবস্ক্রিপশন প্ল্যানগুলি পুনরাবৃত্ত হয়, তাই, তাদের একটি নির্দিষ্ট শেষ সময়কাল নেই। সাবস্ক্রিপশনের পরিমাণ প্রতি মাসে বা বছরে বকেয়া হয়।
অতএব, অর্ডার-টু-ক্যাশ চক্রটি একটু ভিন্ন। তবে অধিকাংশ অংশই একই। কিন্তু O2C চক্র, সাবস্ক্রিপশন-ভিত্তিক মডেলের ক্ষেত্রে, অন্যান্য কয়েকটি দিক অন্তর্ভুক্ত করে। যা অবশেষে সাবস্ক্রিপশন প্ল্যানের খরচ বাড়িয়ে দেয়।
সাবস্ক্রিপশন-ভিত্তিক মডেলের OTC চক্র নির্ধারণ করার সময়, আপনাকে বাতিল করার ফি, রিফান্ড, ডিসকাউন্ট অফার, প্রোমো-কোড অফার এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
সমস্ত পেমেন্ট চক্রের জন্য CTC চক্র আলাদাভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। উদাহরণ স্বরূপ, মাসিক সাবস্ক্রিপশন প্ল্যানের জন্য একটি আলাদা CTC রেকর্ড করা হয় এবং বার্ষিক সাবস্ক্রিপশন প্ল্যানের জন্যও একই রকম হয়।
চক্রের শুরু থেকে অর্ডার পরিচালনা করা আপনাকে একটি অতিরিক্ত সুবিধা দেবে এবং এটি একটি সর্বোত্তম অনুশীলন যা আপনি অনুসরণ করতে পারেন। আপনি অর্ডার পাওয়ার সাথে সাথে, শুরু থেকে অর্ডার ট্র্যাক করার অভ্যাস করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি সময়মতো অর্ডার পাঠিয়ে গ্রাহককে সন্তুষ্ট করেছেন। এটি শুধুমাত্র তখনই সম্ভব যখন আপনি শুরু থেকে অর্ডার ট্র্যাক করা শুরু করেন।
এই সেরা অনুশীলনগুলি অনুসরণ করছেন, ইতিমধ্যে? আপনি কীভাবে একটি সংস্থার O2C চক্র উন্নত করতে পারেন তা এখানে।
প্রথম এবং সর্বাগ্রে, যেকোন চক্রের উন্নতি করতে, আপনাকে প্রক্রিয়াটির সম্মুখীন হওয়া চ্যালেঞ্জগুলি বের করতে হবে। তাই, ওটিসি চক্রের অধীনে কিছু সাধারণ চ্যালেঞ্জের সম্মুখীন হয়:
যখন বিলিং বা ইনভয়েস করার পদ্ধতিটি ম্যানুয়াল হয়, তখন মানুষের মস্তিষ্ক/হাত করতে পারে এমন অনেক ত্রুটি রয়েছে। অতএব, ম্যানুয়াল চালান একটি সীমাবদ্ধতা।
অনেক সময় অব্যবস্থাপনার কারণে বারবার অর্ডার আসে এবং পরে কোম্পানি লোকসান বহন করে। অতএব, সঠিক তথ্য প্রবেশ করাও সমান গুরুত্বপূর্ণ।
যদি অর্ডার ম্যানেজমেন্ট এবং পুরো প্রক্রিয়ায় বিলম্ব হয়, তাহলে গ্রাহকের দেরিতে অর্ডার পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে। অতএব, এটি সুযোগ ব্যয় বৃদ্ধির দিকে পরিচালিত করে।
ডেটা নিরাপদ রাখা একজন উদ্যোক্তার জন্য একটি ক্লান্তিকর কাজ। আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার পক্ষ থেকে কোন লঙ্ঘন হচ্ছে না।
ওটিসি চক্র পরিচালনা করার সময় ব্যবসার আরও সমস্যার সম্মুখীন হতে হয়। এগুলি ব্যবসার মুখোমুখি কিছু উল্লেখযোগ্য সীমাবদ্ধতা। যাইহোক, আপনাকে কষ্ট কমাতে সাহায্য করার জন্য এখানে কিছু টিপস রয়েছে।
ব্যবসা চালানোর সময় ধারাবাহিকতা অপরিহার্য। অতএব, নিশ্চিত করুন, যখনই আপনি একটি নির্দিষ্ট সমস্যার মুখোমুখি হন, একটি ধারাবাহিক মাত্রার তীব্রতার সাথে এটির কাছে যান। এছাড়াও, আপনার কর্মচারীদের মধ্যে একই অভ্যাস তৈরি করুন, এটি তাদের প্রতিষ্ঠানের অংশ অনুভব করবে, এবং এটি তাদের দক্ষতা বৃদ্ধি করবে।
আপনি যেখানে প্রয়োজন মনে করেন সেখানে AI ব্যবহার করতে দ্বিধা করবেন না। এটি একটি সাপ্লাই চেইন হোক বা ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট, অ্যালগরিদমিক টুল ব্যবহার করুন। এটি ত্রুটিগুলি কমাবে এবং 10x দ্বারা দক্ষতা বৃদ্ধি করবে। পুরো প্রক্রিয়া পরিচালনা করাও সহজ হয়ে যাবে। আপনি বই সংগ্রহ করার জন্য ঘোরাঘুরি করবেন না এবং সেই বইগুলি বজায় রাখার জন্য লোকেদের নিয়োগ করবেন না। বর্তমান পরিস্থিতিতে, আপনার একজন আইটি লোক এবং একটি উপযুক্ত ক্লাউড কম্পিউটিং এজেন্সি প্রয়োজন৷
OTC চক্রের সর্বোত্তম ব্যবহার করার জন্য, আপনাকে এটি নিয়মিত পর্যবেক্ষণ করতে হবে। ওটিসি চক্র নিরীক্ষণের জন্য সাপ্তাহিক বা মাসিক সময় নির্ধারণ করুন। চক্রের উন্নতি লক্ষণীয় হয়ে উঠবে।