আপনি যদি একজন ইকমার্স ব্যবসার মালিক হন এবং জিজ্ঞাসা করেন যে একটি ইকমার্স ব্যবসা চালানোর ক্ষেত্রে সবচেয়ে কঠিন কাজ কী, তাহলে সম্ভবত আপনি 'অ্যাকাউন্টিং' উত্তর দেবেন।
এটা দেখা গেছে যে ব্যবসার মালিকদের প্রায় 41% কোনো বাহ্যিক সহায়তা ছাড়াই তাদের অ্যাকাউন্ট বই নিজেরাই বজায় রাখতে সক্ষম, কিন্তু বাকিরা তা করতে লড়াই করে।
কিন্তু একটি অ্যাকাউন্ট বুক বজায় রাখা এবং ইকমার্স অ্যাকাউন্টিং দুটি সামান্য ভিন্ন পদ। হিসাব বই রাখা হল একটি পরিচ্ছন্ন এবং পরিচ্ছন্ন আর্থিক রেকর্ড বজায় রাখার একটি অভ্যাস যেখানে অ্যাকাউন্টিং হল আর্থিক রেকর্ডগুলি বিশ্লেষণ করা এবং আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করা যার ভিত্তিতে ভবিষ্যতের আর্থিক সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়। আর সেই কারণেই ইকমার্স অ্যাকাউন্টিংকে একটি বিশিষ্ট মর্যাদা দেওয়া হয়।
আসুন আমরা বুঝতে পারি ইকমার্স অ্যাকাউন্টিং কি।
ইকমার্স অ্যাকাউন্টিং হল ব্যবসায়িক লেনদেনের সাথে সম্পর্কিত আর্থিক ডেটা সংগ্রহ করা এবং এই ডেটা সঠিকভাবে বিশ্লেষণ করা এবং এমনভাবে রিপোর্ট করা যাতে এটি একটি ইকমার্স ব্যবসার মধ্যে ভবিষ্যতের আর্থিক অনুমানগুলির জন্য সহজ হয়ে ওঠে৷
এই প্রক্রিয়াটি নিকট ভবিষ্যতে ব্যবসার জন্য একটি আর্থিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করার সময় সংগৃহীত ডেটা।
এবং আপনাকে অবশ্যই ই-কমার্স অ্যাকাউন্টিংয়ের গুরুত্ব বুঝতে হবে কারণ যখন আপনার ইকমার্স ব্যবসা বৃদ্ধি পাবে, অবশেষে আপনার আর্থিক লেনদেন বৃদ্ধি পাবে। এর মধ্যে অনেক পেমেন্ট, রিটার্ন, সেলস, ব্যাঙ্কিং চার্জ এবং অন্যান্য সমস্ত ইনভার্ড-বাইরের অন্তর্ভুক্ত থাকবে, যেগুলিকে সঠিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা এবং বিশ্লেষণ করা প্রয়োজন৷
যদি আপনার ব্যবসার জন্য একটি সঠিক অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম না থাকে, তাহলে আপনার সংগ্রহ করা অপরিশোধিত আর্থিক তথ্য আপনাকে বড় আর্থিক বিশৃঙ্খলার দিকে নিয়ে যেতে পারে, যা আপনি কখনই ঘটতে চান না।
অ্যাকাউন্টিং এর প্রাথমিক উদ্দেশ্য হল আপনাকে আর্থিক তথ্য সম্পর্কে জ্ঞানী করা এবং বর্তমান পরিস্থিতি নোট করে নিকট ভবিষ্যতে আপনাকে স্মার্ট আর্থিক সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করা।
নিম্নে কিছু হিসাব নিকাশের কাজ দেওয়া হল-
ইকমার্স ব্যবসার জন্য মূলত দুই ধরনের অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি রয়েছে –
নগদ ভিত্তিতে অ্যাকাউন্টিং এবং জমা পদ্ধতি
এই ধরনের অ্যাকাউন্টিংয়ে, আপনি যখনই আপনার অ্যাকাউন্টে নগদ ক্রেডিট করা হয় বা এই পদ্ধতিটি অন্তর্ভুক্ত করে ব্যয় হিসাবে ডেবিট করা হয় তখন আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট বইয়ে একটি রেকর্ড যুক্ত করেন, আপনার অ্যাকাউন্ট বইটি আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট থেকে সাম্প্রতিক লেনদেনের সমস্ত তথ্য দেখাবে, উভয়ই। বিস্তারিত ক্রেডিট এবং ডেবিট।
আপনি যখন আপনার ইকমার্স ব্যবসা শুরু করছেন তখন একটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম থাকা একটি খুব সহজ পদ্ধতি। যেহেতু আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে ঘটছে সমস্ত মিনিট লেনদেন ট্র্যাক রাখতে পারেন এবং এছাড়াও আপনি নিষ্পত্তির জন্য অবশিষ্ট নগদ সম্পর্কে পরিষ্কার হবেন৷
নগদ ভিত্তিতে অ্যাকাউন্টিংয়ের আরেকটি সুবিধা হল যে আপনি বছরের শেষে যে পেমেন্ট পাননি তার উপর আপনাকে ট্যাক্স দিতে হবে না, যা শেষ পর্যন্ত ট্যাক্স বিলগুলিতে লাভবান হয়।
কিন্তু আমরা আগে আলোচনা করেছি, এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র স্টার্টআপের জন্য উপযুক্ত এবং বড় ইকমার্স ব্যবসার জন্য উপযুক্ত নয় কারণ এটি ভবিষ্যতের আর্থিক ব্যবস্থা রেকর্ড করতে অক্ষম৷
অ্যাক্রুয়াল পদ্ধতি হল এক ধরনের অ্যাকাউন্টিং যা আপনাকে আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট থেকে প্রতিটি লেনদেন রেকর্ড করতে দেয় এবং যখন এটি ঘটে, অর্থাৎ রিয়েল-টাইমে। এটি একটি রিয়েল-টাইম অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি কারণ এটি এই মুহূর্তে ঘটছে প্রতিটি লেনদেনের রেকর্ড রাখে এবং আরও আর্থিক হিসাব বিশ্লেষণ করে৷
উপার্জন পদ্ধতিকে ঐতিহ্যগত অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতিও বলা হয় কারণ বেশিরভাগ আর্থিক প্রতিষ্ঠান তাদের আর্থিক পরিমাপের জন্য এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করে। বেশিরভাগ নিরীক্ষক, অর্থ বিশেষজ্ঞ, বিনিয়োগকারী এবং কর পেশাদাররা তাদের অ্যাকাউন্টিং প্রয়োজনের জন্য এই পদ্ধতিটিকে পছন্দ করেন কারণ এটি নগদ ভিত্তি পদ্ধতির চেয়ে অনেক বেশি সঠিক এবং আপডেট৷
কিন্তু তারপরও, উপার্জিত পদ্ধতিটি আপনাকে অনেক বিভ্রান্ত করবে কারণ, আপনি এখনও যে অর্থ উপার্জন করেননি তা বিবেচনায় নিতে হবে অর্থাৎ ক্লিয়ারিং সাপেক্ষে, এবং আপনার এখনও ব্যয় করা অর্থ বিয়োগ করতে হবে। এটি অবশ্যই বিভ্রান্তির সৃষ্টি করে, যদি আপনি আপনার রেকর্ড করা বা অর্জিত লেনদেন এবং ভবিষ্যতের লেনদেন যা আপনি এখনও পাননি সেগুলি সম্পর্কে আপনি পরিষ্কার না হন৷
আপনি যদি এটি কাটিয়ে উঠতে পারেন, তাহলে এই পদ্ধতিটি অবশ্যই আপনাকে আপনার ইচ্ছামত সাহায্য করবে, কারণ এটি প্রতি মাস বা ত্রৈমাসিকের জন্য আপনার উপার্জনের আরও বাস্তবসম্মত উপস্থাপনা। এছাড়াও, এটি আপনাকে রিয়েল-টাইম ভিত্তিতে রেকর্ড করা লেনদেনের উপর ভিত্তি করে সঠিক আর্থিক সিদ্ধান্ত নিতে দেয়।
এই উভয় পদ্ধতিই আপনার ই-কমার্স ব্যবসার সঠিক হিসাব-নিকাশের উদ্দেশ্যে কাজ করে এবং আনুমানিক ফলাফল দেয় যা আপনার ইকমার্স ব্যবসার বৃদ্ধিতে সাহায্য করতে পারে।